En el sector médico, los agentes tienen un papel esencial para el buen funcionamiento de los centros de salud. Su trabajo suele ser exigente e incluye tareas cruciales como la limpieza de habitaciones, la desinfección de salas de operaciones y el mantenimiento de áreas comunes. Sus misiones contribuyen a la seguridad y el bienestar de los pacientes al reducir la proliferación de bacterias.
Sin embargo, la gestión de los horarios de los agentes puede volverse rápidamente compleja para los responsables. En este momento, la automatización entra en juego para simplificar y mejorar la gestión de las intervenciones. Gracias a sistemas automatizados, los administradores ahora pueden registrar, ajustar y gestionar los horarios de los agentes de forma remota y centralizada.
¿Porqué realizar una planificación para los agentes?
Los horarios de los agentes coordina todas las actividades relacionadas con el mantenimiento, la biolimpieza y la higiene de las instalaciones médicas. Equipo de hospitalización, equipo de reemplazo, equipo de consultas… Cada servicio de atención tiene una planificación de intervención específica. Entre los puestos fijos, los agentes de referencia, los equipos móviles y los suplentes, la planificación puede convertirse en un verdadero problema.
El proceso de planificación tiene varios objetivos:
- Planificar y seguir la correcta ejecución de las tareas de mantenimiento y biolimpieza por agente, equipo, departamento o edificio
- Asegurar una visita regular de los equipos para garantizar la limpieza de los lugares
- Distribuir los recursos en los lugares de intervención de manera racional para optimizar la eficiencia operativa de los agentes de servicios hospitalarios
- Seguir la carga de trabajo de cada agente y ajustar las tareas adaptándose a las restricciones
- Garantizar la conformidad en la ejecución de los protocolos sanitarios
- Facilitar la gestión de los desechos biomédicos
Elaborar adecuadamente los horarios de los agentes es un proceso indispensable. Sin embargo, cuanto se multiplican los servicios y las rondas, la tarea se vuelve más difícil. El uso de un documento en papel o un simple tablero de Excel rápidamente resulta insuficiente.
Los límites de la planificación manual
La gestión de los horarios de los agentes puede ser un verdadero desafío para los responsables de establecimientos de salud. De hecho, la organización y la gestión de los horarios se vuelven particularmente complicadas cuando una multitud de agentes trabajan en el mismo lugar. ¿Utilizar un cuaderno de notas o una nota adhesiva que viaja entre los servicios?¡Olvida esas opciones!
La gestión manual de los horarios representa una carga de trabajo considerable. Recopilar los datos de cada empleado uno por uno puede convertirse en horas de búsqueda. ¿Quién estará presente para el servicio de noche? ¿Quién reemplazará el agente de vacaciones? ¿Quién brindará apoyo después de un traslado de un paciente altamente contagioso? La situación puede convertirse rápidamente en una pesadilla, especialmente porque puedes surgir numerosos imprevistos en cualquier momento.
Los horarios de los agentes requieren cambios constantes. Modificar las hojas de ruta manualmente es casi imposible. La gestión manual puede generar confusiones dentro de los equipos, especialmente si la información no se comunica de manera clara. Además, en caso de ausencia de un agente, la gestión manual de las sustituciones puede dar lugar a errores con consecuencias graves. Este trabajo representa una pérdida de tiempo significativa para el personal y pone en peligro la salud de los pacientes.
¿Qué es la automatización de la planificación de los agentes?
Antes de la automatización, la gestión de los horarios de los agentes se realizaba de manera manual. Los responsables debían dedicar innumerables horas a la creación, actualización y distribución de los horarios de trabajo. Además, la gestión de las sustituciones en caso de ausencia, las solicitudes de vacaciones y los ajustes de última hora a menudo eran un verdadero rompecabezas logístico.
La automatización de los horarios de los agentes consiste en utilizar herramientas para informatizar, digitalizar, gestionar y optimizar la planificación de las intervenciones. Los horarios de trabajo y las tareas asignadas a los agentes se desmaterializan y son accesibles en dispositivos digitales para una productividad óptima. Gracias a la recopilación instantánea de datos en el campo, la automatización permite ajustar en tiempo real.
¿Un agente de servicio está ausente? ¡Se le reemplaza de inmediato! ¿Alguna tarea no se ha completado?
¡El agente más cercano esta contactado automáticamente para finalizar el protocolo de biolimpieza!
Por lo tanto, la automatización de los horarios de los agentes garantiza una continuidad en el servicio en todas las circunstancias. Los pacientes y visitantes están atendidos en cualquier momento para lograr una satisfacción máxima. Las necesidades de personal, las habilidades, las preferencias de asignación y las restricciones regulatorias están analizadas por algoritmos avanzados para crear horarios óptimos.
Finalmente, la automatización de los horarios de los agentes también permite seguir y generar informes de KPI confiables y precisos: horas de trabajo, tasas de presencia, no conformidades, gestión de inventarios, costos operativos…
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de los horarios de los agentes?
La automatización de los horarios de los agentes no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce los costos relacionados con la gestión de recursos humanos. Además, contribuye a garantizar una mejor calidad de servicio en las instalaciones de salud. Con la automatización de los horarios, los centros de salud experimentan numerosos beneficios.
Automatización de horarios, reducción de costos y mejora de la calidad del servicio son algunos de los beneficios clave de implementar un sistema de programación automatizada para los agentes.
Reducción de errores en la planificación y en los informes
Los errores en los horarios de los servicios hospitalarios son comunes cuando se gestionan manualmente. La automatización de la programación resuelve este problema al generar horarios automáticos confiables. No es necesario preguntar al personal acerca de sus días de presencia ni consultar al médico si se ha ordenado el alta de un paciente; todo está digitalizado.
Los datos operativos se recopilan utilizando dispositivos digitales para obtener información en tiempo real. Esto también simplifica la gestión de licencias y ajustes de último minuto. Como resultado, las condiciones de trabajo de los profesionales de la salud y los agentes mejoran.
Mayor adaptabilidad en los horarios de los agentes
En una institución de salud, las eventualidades y los cambios de último minuto son muy comunes. Los responsables de la planificación siempre deben estar disponibles para cualquier cambio y poder informar a sus equipos. Esta falta de visibilidad causa errores o confusiones si la información no se transmite de la manera correcta.
Los sistemas automatizados simplifican la gestión de la planificación al permitir una rápida respuesta a las solicitudes o alertas. Las ausencias, las vacaciones, los incidentes o los reemplazos se revisan en tiempo real y los horarios se ajustan en consecuencia.
Los horarios automatizados de los agentes, un ahorro de tiempo
Otro beneficio de la planificación automatizada es el ahorro de tiempo para todo el personal. En primer lugar, los responsables tendrán la capacidad de gestionar la organización y las modificaciones necesarias directamente en una misma plataforma digital. Obtienen una visión global de su estructura o servicio de atención. También se pueden generar informes de rendimiento por agente o equipo.
Luego, la automatización de los horarios permitirá a los agentes realizar las intervenciones adecuadas en el momento oportuno. Ya no tienen que preocuparse por posibles errores en la programación o duplicaciones de servicios. La automatización les permite ahorrar tiempo en sus tareas diarias y enfocarse en lo más importante: garantizar la seguridad de los pacientes.
MoveWORK Flow para una mejor automatización de los horarios de los agentes
MoveWORK Flow cuenta con un módulo de planificación conectado, ergonómico y fácil de usar. Con su sistema de flujos de trabajo y automatización, esta herramienta es la plataforma ideal para integrar y automatizar los horarios de tus agentes. MoveWORK Flow previene imprevistos al activar escenarios de acciones correctivas automáticas.
Gracias a la plataforma, puedes gestionar fácilmente las intervenciones de los agentes por sitio, por equipo o por tipo de intervención. Combinado con un ecosistema de sensores IoT, obtienes una visión en tiempo real de tu establecimiento. Además, MoveWORK Flow cuenta con un espacio de almacenamiento ilimitado que registra todos los movimientos de tu estructura.
¿Qué procesos automatizar en los horarios de los agentes?
El horario de un agente hospitalario es bastante ocupado, y incluye varias tareas específicas. Entre los procesos que se pueden automatizar con MoveWORK Flow, encontramos:
- La sustitución de un agente en caso de ausencia o retraso.
- La activación de acciones correctivas en caso de falta de conformidad.
- La reasignación de tareas en caso de protocolo incompleto o no realizado.
- El envío de solicitudes de intervención en caso de incidente o anomalía detectada.
- El envío de solicitudes de intervención en caso de que un paciente salga de una habitación.
- El reabastecimiento de suministros en caso de bajo nivel de contenido.
- La orden de suministros en caso de bajo stock.
¡Las posibilidades de escenarios son prácticamente infinitas! Nuestros expertos estudian tus procesos de intervención y tus infraestructuras para crear flujos de trabajo personalizados según tus necesidades.
Los beneficios de la plataforma MoveWORK Flow
- Los horarios son fácilmente accesibles en tiempo real en la plataforma o en las aplicaciones móviles
- Es muy sencillo integrar el horario de un equipo con sensores IoT o dispositivos de fichaje móviles para demostrar la realización de una intervención
- Nuestra plataforma permite la integración de tus software de salud en su interfaz: DX Care, Hopital Manager, Chronos… Los datos de MoveWORK Flow se integran en tus sistemas de gestión
- MoveWORK Flow facilita el análisis de las actuaciones de tus equipos, identifica áreas de mejora y optimiza los costos sin reducir la calidad de las intervenciones
