Como proveedor de servicios, el periodo de las nóminas puede convertirse rápidamente en una pesadilla. Entre las variaciones de contratos de los agentes, las jornadas laborales variables y las horas complementarias, ya no sabes ni por dónde empezar. ¡Y, sobre todo, cuidado con los errores u olvidos! Realizar correctamente las nóminas de tus empleados es fundamental para mantener un buen clima laboral. Los errores en la remuneración abren la puerta a disputas y conflictos. Por eso, como empresario o responsable de RR. HH., debes garantizar un cálculo de las horas complementarias al céntimo.
¿Pero cómo lograrlo? ¿Con cientos de hojas de asistencia en papel? ¡Olvídalo! Descubre todos nuestros consejos para digitalizar y automatizar el cálculo de las horas complementarias de tus agentes.
¿A quién afecta el cálculo de las horas complementarias?
no es una obligación, y el trabajador tiene derecho a negarse si la realización de las horas complementarias no cumple ciertas condiciones.
Por eso, según la situación, se aplican diferentes recargos salariales, y el cálculo de las horas complementarias puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza.
¿Cómo calcular las horas complementarias?
El cálculo de las horas complementarias puede volverse muy laborioso si no estás bien preparado. ¿Cuántas horas ha realizado mi agente? ¿Cómo he registrado y ajustado su tiempo de trabajo? ¿Cómo verificar la fiabilidad de los datos? ¿Cómo integrar esta información en mi software de RR. HH. o en mi ERP? Todos estos elementos combinados hacen que el periodo de las nóminas sea delicado.
El cálculo de las horas complementarias depende de los porcentajes de recargo aplicables a dichas horas. Este porcentaje varía según las disposiciones legales vigentes, como el convenio colectivo de la empresa empleadora, los acuerdos sectoriales o algunas excepciones del derecho laboral.
Generalmente, el cálculo de las horas complementarias se realiza de la siguiente manera:
Un recargo mínimo del 10 % sobre el salario para las horas realizadas dentro del límite de una décima parte de la duración contractual del tiempo de trabajo.
Un recargo del 25 % para las horas realizadas más allá de esa décima parte de la duración contractual del tiempo de trabajo.
El cálculo de las horas complementarias no puede compensarse con días de descanso. Cada hora realizada debe contabilizarse y pagarse al agente. Según los casos, pueden aplicarse exenciones o tipos específicos de cotización en las nóminas.
¿Cuándo se deben pagar las horas complementarias?
En general, el pago de la remuneración por horas complementarias se realiza en la fecha habitual de la nómina (semanal o mensual). El número de horas complementarias, así como los porcentajes de recargo aplicados, deben estar claramente especificados en el recibo de sueldo.
En caso de no respetar esta obligación, el empleador puede ser acusado de trabajo encubierto. Se expone a sanciones penales y judiciales, tales como el pago de indemnizaciones, multas de hasta 45.000 € y una posible prisión de hasta tres años.
En caso de conflicto con un agente, la empresa debe poder demostrar el pago y la correcta contabilización de las horas complementarias realizadas. Pero, ¿cómo hacerlo en formato papel? ¡Casi imposible!
Ahí es donde entra en juego la digitalización del cálculo de las horas complementarias.
Las herramientas para digitalizar el cálculo de las horas complementarias
Para facilitar el cálculo de las horas complementarias, la digitalización de la gestión del tiempo de trabajo es un recurso indiscutible. Las herramientas digitales ofrecen sistemas de captura en tiempo real que permiten contabilizar con precisión las entradas y salidas de cada empleado. Estos datos, que no pueden ser falsificados, se centralizan y analizan digitalmente para calcular las horas complementarias en las nóminas. Aquí tienes un resumen de los dispositivos tecnológicos a tu disposición:
Los equipos de fichaje
Para simplificar la recogida de las horas complementarias y, en general, del tiempo de trabajo, existe una gran variedad de equipos de fichaje conectados.
Ya sean fijos o móviles, estas herramientas registran automáticamente la hora de entrada y salida de los agentes.
Los equipos envían estos datos a los software de gestión de intervenciones o directamente a los sistemas de nóminas.
Las ventajas de los equipos de fichaje en el cálculo de las horas complementarias son múltiples:
Eliminación de los procesos en papel y reducción de los costos operativos relacionados con el papel.
Ahorro de tiempo tanto para los equipos operativos como para los equipos administrativos.
Fiabilidad de la información registrada, eliminación de errores de transcripción y fraudes.
Creación de un historial de los flujos de trabajo que puede utilizarse como prueba legal.
Existen varios tipos de equipos de fichaje y tu elección dependerá de la estructura de tu empresa, del nivel de trazabilidad deseado y de tu presupuesto. Entre las tecnologías más instaladas se encuentran:
Los relojes fichadores NFC o RFID que permiten el fichaje mediante tarjeta, llavero o teléfono.
Los relojes fichadores con código que permiten la identificación mediante un número secreto y nominativo.
Los relojes fichadores…
Sin embargo, dependiendo de su ubicación física, los equipos de fichaje no están exentos de posibles daños materiales. Antes de elegir esta opción, evalúa bien los pros y los contras en relación con tu proyecto.
Las aplicaciones móviles
Otra opción eficaz para el cálculo de las horas complementarias son las aplicaciones móviles. Disponibles en cualquier lugar, en smartphone o tablet, a veces incluso sin conexión a internet, estos dispositivos digitales son el asistente ideal para tus agentes itinerantes.
De hecho, las aplicaciones móviles de fichaje permiten registrar los tiempos de trabajo diferenciados en cada sitio de intervención. A lo largo de su ruta, los agentes pueden identificarse, indicar el inicio de su prestación y la hora de finalización de las tareas a realizar. Poco a poco, el tiempo de trabajo se acumula y el cálculo de las horas complementarias se realiza automáticamente.
Además, estas herramientas tienen la ventaja de garantizar la localización del agente en una zona precisa. Los intervinientes suelen fichar mediante chips NFC instalados en los sitios o a través de códigos QR localizados:
- Los agentes ya no tienen que preocuparse por las tareas administrativas, ahorran tiempo y todo se registra automáticamente, incluso si trabajan en diferentes sitios.
- El empleador tiene la seguridad de que sus compromisos contractuales se cumplen y que el servicio se presta dentro del marco de sus contratos con los clientes.
- Los agentes están asegurados y protegidos en caso de problemas o incidentes.
- El coste de mantenimiento de estos dispositivos es menor e incluso a veces la inversión es nula si los agentes utilizan su teléfono personal.
Además, algunas aplicaciones móviles, como myMissions de MoveWORK, ofrecen otras funcionalidades para ayudar a los agentes en su día a día. Planificación multiempleador, portal de solicitudes de servicios, declaración de indisponibilidad… Todas estas opciones proporcionan una verdadera caja de herramientas digital a tus agentes y reducen de forma sostenible su carga mental.
Las plataformas de gestión del tiempo de trabajo
¡No basta con registrar las horas complementarias!
Una vez contabilizadas, debes verificarlas y ajustarlas antes de su cálculo, si es necesario. Aunque las herramientas digitales son fiables al 99,99%, los imprevistos del día a día operativo pueden requerir a veces correcciones. Y para ello, ¡las plataformas de gestión del tiempo de trabajo son tus mejores aliadas!
Las plataformas de supervisión y gestión te ofrecen una visibilidad en tiempo real de todos los movimientos de tu operación. Presencias, ausencias, retrasos, tareas previstas vs. tareas realizadas… Todo está centralizado en una única interfaz para ayudarte en el cálculo de las horas complementarias. Estas herramientas digitales te permiten filtrar tus datos en pocos clics, por agente, por sitio o por región, y los modelan instantáneamente en informes de actividad intuitivos.
En caso de imprevistos o problemas técnicos, puedes organizar fácilmente las horas de trabajo reales.
Algunos eventos, como errores en el fichaje, olvidos o horas realizadas fuera del horario previsto, pueden afectar el cálculo de las horas complementarias. Gracias a las plataformas de supervisión, puedes modificar, validar o corregir las horas antes de su integración en la nómina.
Además, las plataformas no se limitan solo al seguimiento. También pueden alertarte cuando se aproxima un exceso de horas complementarias y te permiten actuar en consecuencia. Tus cálculos de horas complementarias son más fiables y protegen tu conformidad con el marco legal. Por lo tanto, estas herramientas no solo son prácticas, sino también estratégicas para la gestión de recursos humanos.
¿Cómo automatizar el cálculo de las horas complementarias?
Para ir aún más lejos, ¿qué te parecería automatizar el cálculo de tus horas complementarias? ¡Con plataformas inteligentes como MoveWORK Flow, puedes dar un paso adelante!
La plataforma MoveWORK Flow se integra con tus ERP y software de nóminas para generar automáticamente los recibos de sueldo de tus agentes. Además de las funciones de ajuste de tiempos de trabajo, planificación dinámica y gestión automatizada del absentismo, esta herramienta transversal aplica automáticamente las normativas legales y convencionales vigentes según tus contratos. Todos los elementos relacionados con el cálculo de las horas complementarias, como los umbrales de recargo y los límites máximos autorizados, están preintegrados, identificados y asignados sin intervención humana a los agentes correspondientes. No necesitas revisar línea por línea, todo está precalculado y es exportable en cuestión de segundos.
Por otro lado, MoveWORK Flow te ofrece una trazabilidad ultra precisa de las modificaciones, un historial de correcciones y paneles de control en tiempo real sobre tus indicadores operativos. Horas de presencia, intervenciones finalizadas, diferencias con tus objetivos… Todo está formalizado en reportes transparentes, fácilmente compartibles con tus equipos o clientes. En caso de auditoría o inspección laboral, dispones con un solo clic de un informe completo sobre el pago y la conformidad de tus cálculos de horas complementarias.
