Gestionar una estructura, independientemente de su tamaño, no es tarea fácil. Entre los empleados, los clientes o los proveedores, a menudo hay muchas partes interesadas. La gestión de intervenciones puede volverse complicada rápidamente si el gerente no tiene las herramientas adecuadas.
La llegada de nuevas tecnologías ha facilitado un poco la gestión de intervenciones. Software de gestión, aplicaciones móviles o inteligencia artificial son herramientas al servicio de la automatización. Descubre nuestra guía para automatizar la gestión de intervenciones en tu empresa.
¿En qué consiste la gestión de intervenciones?
La gestión de intervenciones es un proceso organizacional que planifica, coordina y sigue todas las actividades de una organización. Este procedimiento implica un seguimiento preciso de la ejecución de las tareas operativas.
Además, la gestión de intervenciones incluye un seguimiento de las solicitudes de intervención, las peticiones de los ocupantes o del servicio al cliente. El gestor es responsable de asignar los recursos para todos estos servicios. Sigue el tratamiento y el
progreso de las intervenciones, asegura su calidad y el cumplimiento de los plazos establecidos. La gestión de intervenciones puede llevarse a cabo manualmente o ser asistida por software especializado.
¿Quiénes están involucrados en la gestión de intervenciones?
La gestión de intervenciones concierne a todos los sectores de actividad. Algunos campos en contacto permanente con infraestructuras, máquinas o lugares que reciben al público a veces están más afectados: industria, transporte, gestión de instalaciones… En general, las funciones y profesiones involucradas en la gestión de intervenciones son las siguientes:
- Técnicos o agentes de servicio: Principales garantes de la ejecución de tareas, estos profesionales acuden directamente a los clientes o a los sitios donde se deben realizar las intervenciones.
- Servicio al cliente o soporte técnico: Esta función recibe las solicitudes de intervención, las centraliza y las asigna a los agentes adecuados.
- Gerente de Instalaciones o responsable de servicios generales: Estos gerentes supervisan la planificación y organización de las intervenciones. Coordinan equipos, gestionan recursos y se aseguran de que los trabajos se realicen de manera eficiente.
- Responsable de operaciones: Estos profesionales están a cargo de la gestión global de las intervenciones de mantenimiento preventivo y correctivo.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de intervenciones?
La gestión de intervenciones responde a varias necesidades de la empresa. Su implementación y buen funcionamiento favorecen la reducción de costos y el aumento global del rendimiento. Estos son los principales objetivos de la gestión de intervenciones:
- Mejora de la reactividad en caso de imprevistos o solicitudes de clientes
- Optimización de costos, recursos humanos y materiales
- Aumento de la calidad del servicio y la satisfacción del cliente
- Reducción de los tiempos de inactividad
- Seguimiento y análisis del rendimiento
- Mejora continua de los procesos y rutas de intervención
- Aumento del rendimiento individual y colectivo
Las debilidades de la gestión manual de intervenciones
Para gestionar las intervenciones, existen dos grandes enfoques: la gestión manual y la gestión informatizada.
Aunque una gestión manual pueda satisfacer algunas estructuras pequeñas, esta técnica se vuelve obsoleta cuando una organización crece. La multiplicación de los participantes, proveedores, equipos y sitios hace que el seguimiento manual sea imposible.
Estas son las principales debilidades asociadas con una gestión manual de intervenciones:
- Riesgo de errores humanos: Gestionar innumerables datos manualmente es difícil, si no imposible. La repetición de tareas que consumen mucho tiempo aumenta el riesgo de errores.
2. Falta de visibilidad: Una gestión manual no proporciona una visión operativa global. Los gerentes no pueden seguir en tiempo real la disponibilidad y el progreso de las intervenciones.
3. Dificultad en la coordinación y comunicación: Sin un sistema informatizado y una interfaz para intercambios, la coordinación entre las diferentes entidades de la organización es complicada.
4. Gestión ineficaz de imprevistos: En caso de intervenciones urgentes o incidentes no previstos, una gestión manual no permite movilizar rápidamente los recursos necesarios.
5. Falta de trazabilidad: La gestión manual no ofrece un historial preciso de las intervenciones pasadas, en curso o futuras. Esta técnica no es ideal para recopilar los KPI operativos y luego analizarlos.
¿Cómo automatizar la gestión de intervenciones?
Para compensar las debilidades de una gestión manual, el medio más eficaz es la digitalización. Al informatizar el proceso de intervención y automatizar ciertas intervenciones, las estructuras ganan instantáneamente en eficiencia.
el software de Facility Management 360°
Para lograr esto, las organizaciones deben equiparse con herramientas digitales especializadas. Un sistema de gestión de intervenciones automatizado, como un software de GMAO o de Facility Management, permitirá centralizar, planificar, dirigir y seguir todas las actividades de la organización. Este dispositivo se convertirá en el aliado del jefe de equipo o del responsable de servicios generales.
Sin embargo, el despliegue de procesos de automatización a menudo no es tan sencillo. Para automatizar la gestión de intervenciones, varias acciones deben ser consideradas y documentadas de antemano:
- Evaluación de necesidades: Para implementar las herramientas adecuadas, la empresa primero debe identificar los problemas de gestión actuales. ¿En qué área les ayudará la automatización? ¿Planificación? ¿Calidad? ¿Seguimiento? Todas estas preguntas deben ser respondidas de antemano para elegir el dispositivo ideal.
- Elección del software adecuado: GMAO, RRHH, Facility Management… estas herramientas no necesariamente satisfacen las mismas necesidades. Dependiendo de las infraestructuras, el tipo de equipos y el tipo de funciones en la empresa, el sistema buscado no será el mismo.
- Formación del personal: La implementación de una gestión de intervenciones digital no será recibida de la misma manera por todos. Algunos trabajadores son más hábiles que otros con herramientas digitales. El equipo debe ser capacitado en el uso del nuevo software y apoyado en este período de cambio. La formación es esencial para garantizar una alta tasa de adopción.
- Identificación de datos para recopilar y rastrear: Áreas de registro, tipo de intervención, servicios a seguir… Para implementar una gestión de intervenciones automatizada, la naturaleza de los datos a procesar debe ser identificada y listada antes del despliegue.
- Automatización de tareas: Las tareas recurrentes y manuales que pueden ser automatizadas deben ser identificadas con antelación.
- Integración con otros software o ERP: Si tu empresa utiliza otros sistemas (CRM, software de nómina…), asegúrate de que el sistema de gestión de intervenciones pueda integrarse para un flujo fluido de información.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de la gestión de intervenciones?
La automatización de la gestión de intervenciones ofrece ventajas en términos de productividad, rentabilidad y experiencia del colaborador.
Una eficiencia operativa y estratégica
La automatización permite racionalizar los procesos de gestión de intervenciones al eliminar las tareas manuales engorrosas. Esto permite a los equipos ahorrar tiempo y ser más eficientes en su
trabajo. Con una gestión automatizada, los equipos pueden reaccionar más rápidamente a las solicitudes de intervenciones urgentes o imprevistas. Las herramientas de automatización proporcionan una visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes y su tratamiento. Los equipos obtienen claridad sobre las próximas tareas a realizar, horarios, entre otros. Esto permite una mejor coordinación y una toma de decisiones más informada.
Finalmente, las soluciones de automatización permiten a los técnicos acceder a la información necesaria y actualizar los estados de intervención directamente desde aplicaciones móviles. Esto favorece su movilidad.
Una optimización de recursos al servicio de la satisfacción del cliente
Una gestión automatizada de intervenciones ofrece una mejor planificación y optimización de recursos. Las habilidades de los agentes se utilizan adecuadamente, los equipos se mantienen cuando es necesario y las intervenciones para el uso son desarrolladas. Esto permite reducir los costos operativos y disminuir el desperdicio de materiales (energía, consumibles…).
Gracias a una mejor gestión de intervenciones, los plazos de ejecución se cumplen. Los compromisos contractuales de los proveedores se mantienen y los clientes quedan satisfechos con el servicio recibido.
Una toma de decisiones facilitada
La automatización de la gestión de intervenciones permite conservar un historial completo de todas las tareas realizadas, las correcciones hechas y los problemas resueltos. Esto facilita el análisis de rendimiento y la toma de decisiones basada en datos precisos.
Tableros estratégicos pueden agrupar todos los indicadores de rendimiento, para un análisis rápido e instantáneo. Las herramientas de automatización recopilan datos sobre umbrales de conformidad, costos, tiempos de intervención, desviaciones, etc. Estos datos permiten identificar tendencias y modificar los procesos operativos si es necesario.
¿Cómo mejorar la gestión de intervenciones ?
A nivel gerencial, el software de Facility Management es el recurso perfecto. Pero, ¿qué pasa al nivel de los agentes ? Para mejorar la gestión de intervenciones , existen varias soluciones:
- Las aplicaciones móviles
- Los sistemas de registro: QR Code, NFC, biometría…
- Las terminales conectadas: satisfacción, intervención, quiosco de servicios…
- El IoT: sensores de paso, sensor de calidad del aire, sensor de olor…
Automatización de la gestión de intervenciones: las mejores herramientas
La automatización de la gestión de intervenciones es esencial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones. Para lograr este objetivo, existe una gama de soluciones de alto rendimiento. Estas herramientas avanzadas ofrecen una visión global y detallada de la actividad, garantizando una productividad impecable.
Software de gestión de intervenciones: el aliado del gerente
Facility managers, servicios generales, gerentes de hospitalidad… Todos estos responsables necesitan un sistema eficiente para gestionar todos los flujos de su organización. Agentes, operadores, equipos, máquinas y sitios deben coordinarse simultáneamente.
Para estos gerentes, los softwares de gestión de intervenciones son esenciales. Estas soluciones permiten a los administradores obtener una visión operativa general. En una misma interfaz, los gerentes tienen un seguimiento de las actividades en curso y futuras, un estado de situación del entorno de trabajo y la localización de los empleados.
El software de gestión de intervenciones es un verdadero asistente conectado. Gracias a su caja de herramientas multifuncional, el gerente se convierte en un experto versátil en todos los campos: gestión de presencias, intervención, control de calidad, análisis estratégico… Facilitando la comunicación con los equipos y automatizando tareas administrativas, los softwares de gestión también liberan tiempo para los gerentes.
Aplicación de gestión de intervenciones: la herramienta para los agentes
En las operaciones, los agentes pueden ser respaldados por aplicaciones móviles. Estas aplicaciones les dan acceso a toda la información relevante sobre su actividad: descripciones de procesos, tareas a realizar, alertas, vacaciones…
Con sus smartphones, los agentes pueden actualizar el estado de sus intervenciones sin tener que desplazarse a la oficina. Un informe se envía directamente a su gerente o al administrador del sitio competente.
Con estas herramientas, los agentes optimizan su organización diaria y gestionan las prioridades con total autonomía. La colaboración entre los operadores y el resto de la empresa se fortalece.
MoveWORK Flow: la plataforma adaptada a cada perfil
Para satisfacer las necesidades de cada perfil involucrado en la gestión de intervenciones, MoveWORK Flow es la plataforma todo en uno que necesitas. Al reunir todas las funciones necesarias para planificar, coordinar y monitorear intervenciones, nuestra plataforma es ideal para optimizar la gestión de recursos:
- Digitaliza la planificación de tu operación y tus fichas de trabajo
- Supervisa la presencia de tus interventores y recopila sus horas de trabajo
- Mide la calidad del servicio y la satisfacción de tus usuarios
- Sigue y procesa las solicitudes de servicios e imprevistos
- Dirige tu operación y colabora con tus clientes y proveedores
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