Tanto si es una pequeña empresa como si es una gran organización, gestionar el tiempo de trabajo de sus empleados supone una carga considerable. Esta tarea es aún más difícil si sus equipos trabajan fuera, en sitios de clientes. Entonces, ¿cómo ganar tiempo? La solución: ¡digitalización y automatización! Descubra nuestra guía para automatizar la gestión de presencias y ausencias en su organización.
Los limites de la gestión manual de las presencias y ausencias
Muy a menudo, la recopilación de los tiempos de trabajo y la gestión de la presencia de los empleados se lleva a cabo en papel y manualmente. Los agentes rellenan hojas de presencia al llegar y al salir de cada zona de intervención, y los responsables transcriben a mano esta información en un sistema informático. Sin embargo, esta gestión manual está sujeta a varias fallas y puede comprometer la calidad de sus datos.
- Riesgo de errores humanos: Desde entradas incorrectas, olvidos de fichar o fraudes, la gestión en papel abre la puerta a datos erróneos. Estas incoherencias tienen un efecto dominó que inutiliza todos los informes de análisis relacionados con los recursos humanos.
- Pérdida de tiempo y trabajo tedioso: La gestión manual requiere considerables recursos en términos de tiempo y personal. Cada semana, al menos un día entero debe bloquearse para recolectar, ingresar y verificar la información de presencia.
- Dificultad de análisis: Al gestionar los tiempos de trabajo en decenas de documentos en papel, obtener una vista analítica global es muy complejo. Incluso si los datos se transcriben en una hoja de cálculo, la actualización no es instantánea y es imposible reaccionar a los imprevistos en tiempo real.
Porqué automatizar la gestión de presencias y ausencias ?
En un entorno en constante movimiento, la reactividad es crucial. En caso de ausencia o retraso, el problema debe resolverse instantáneamente. Utilizar papel o herramientas fijas como Excel hace que esta tarea sea imposible. La gestión de presencia debe automatizarse para ser eficiente en todas circunstancias.
La automatización reemplaza procesos manuales largos y costosos por sistemas automáticos que recopilan y transmiten datos en tiempo real. Esto permite una visión clara de los empleados presentes, ausentes o disponibles, ahorrando tiempo y permitiendo decisiones basadas en datos fiables.
Además, la gestión automatizada permite una gestión proactiva de imprevistos. Si un agente no se presenta, un escenario de reemplazo se activa automáticamente. Si un empleado llega tarde, un algoritmo contacta a otro agente disponible. La automatización no solo transfiere información, sino que también permite digitalizar escenarios de acción y reaccionar rápidamente a cambios inesperados, garantizando una alta calidad de servicio.
Cuales son las tareas a automatizar ?
Está convencido de los beneficios de la automatización de la gestión de la presencia, pero ¿por dónde empezar? ¿Hay que automatizarlo todo, digitalizarlo todo, rastrearlo todo? Antes de iniciar este proyecto, es fundamental realizar un estudio o auditoría de su empresa previamente.
Las funcionalidades de la gestión de presencias y ausencias
La gestión de la presencia combina un aspecto de recursos humanos, un aspecto de explotación y un aspecto de contabilidad. Esta función central de la organización engloba una multitud de tareas:
- Recolección y registro de los tiempos de trabajo
- Planificación, gestión de horarios y agendas
- Seguimiento de las ausencias planificadas y no planificadas
- Validación de las presencias y cálculo de las horas realizadas
- Elaboración de las nóminas
- Informes y análisis
Según sus necesidades, una parte o la totalidad de los procesos relacionados con la gestión de la presencia pueden ser automatizados. La viabilidad del proyecto también depende de sus recursos internos y de su presupuesto.
Los criterios a evaluar para automatizar su gestión de presencias y ausencias
Para elegir las tareas de la gestión de la presencia que automatizar, es necesario estudiar previamente varios factores importantes. Esta auditoría detallada le permitirá seleccionar la herramienta más adecuada para su situación:
- Análisis de los procesos existentes: Examine los puntos débiles, las ineficiencias y las lagunas que podrían mejorarse mediante la automatización.
- Examen de la normativa: Antes de cualquier implementación, asegúrese de identificar las políticas de presencia vigentes en su empresa. Estas normas le permitirán evaluar el nivel de exigencia en términos de seguridad de los datos y derechos de acceso por parte de su personal.
- Evaluación de los recursos disponibles: Evalúe las competencias y capacidades del personal para utilizar y gestionar un sistema automatizado. Esta característica le orientará sobre el nivel de complejidad de la herramienta a elegir.
- Evaluación del sistema informático existente: Controle la infraestructura tecnológica de su empresa para ver si se requieren desarrollos específicos o si puede soportar una solución de automatización.
- Análisis presupuestario: Cuantifique los costos potenciales asociados con la automatización de la gestión de presencia, incluidos los costos de adquisición, implementación, formación y mantenimiento.
- Evaluación de riesgos: Identifique los riesgos asociados con la automatización de la gestión de presencia y evalúe si su estructura es capaz de superarlos.
El estudio completo de su ecosistema puede realizarse internamente, a través de una organización de consultoría especializada o, en algunos casos, por el proveedor de la solución de automatización.
Las herramientas de automatización
La implementación de un sistema automatizado implica una inversión tecnológica. Por un lado, debe equiparse con dispositivos de captura para recoger los datos, y por otro lado, con un sistema de gestión para procesarlos.
Los equipos para colectar datos
Para recoger los tiempos de trabajo, existen varios tipos de sistemas de registro. Estos sistemas utilizan tecnologías más o menos avanzadas para registrar automáticamente las entradas y salidas de los empleados: NFC, RFID, biometría, reconocimiento facial…
Aparte de la tecnología utilizada, las herramientas de captura para la gestión de la presencia pueden tener características técnicas diferentes. ¿Supervisa equipos móviles? Opte por las lectoras móviles con aplicación. ¿El registro se realiza a la entrada de un edificio? Entonces, elija una lectora fija. Según sus necesidades, el dispositivo se adapta.
Los softwares de gestión de presencias y ausencias
Una vez que los datos se han recogido, necesitará un sistema para analizarlos. Los software de gestión de presencia ofrecen una gama de funcionalidades para gestionar eficazmente los horarios, seguir las ausencias y generar informes analíticos.
Las funcionalidades ofrecidas:
- Su conformidad normativa
- Su accesibilidad
- Su nivel de personalización
- Su capacidad de integración e interoperabilidad
- Su nivel de informes
- Su nivel de seguridad
- Su precio
MoveWORK Flow : la plataforma que automatiza la gestión de presencias y ausencias
Para automatizar la gestión de la presencia, un simple software de gestión no es suficiente. De hecho, la herramienta elegida debe contar con un sistema inteligente, capaz de identificar la naturaleza de los datos y actuar en consecuencia. La plataforma MoveWORK Flow ha sido diseñada con este objetivo.
Gracias a sus algoritmos inteligentes, MoveWORK Flow permite automatizar la gestión de la presencia y sus procesos de intervención. Al estar conectada a un entorno de dispositivos de captura (lectores de tarjetas, IoT, aplicaciones móviles, etc.), la plataforma centraliza en tiempo real toda la información sobre el tiempo de trabajo. En una única interfaz, obtiene de un vistazo una visión de 360° de los agentes en el sitio, las ausencias y los retrasos.
Además de centralizar los datos, MoveWORK Flow los analiza instantáneamente y decide cuáles son las acciones adecuadas para las situaciones detectadas. Activa automáticamente los reemplazos, redistribuye las tareas no realizadas a los interlocutores correctos o ajusta los horarios de manera automatizada. Gracias a su interoperabilidad con sus sistemas de recursos humanos, todos los datos de tiempo de trabajo (horas trabajadas, horas extras, etc.) se integran en sus sistemas de nómina.
