¿Pasó el agente de servicio por el cliente esta mañana? ¿A qué hora se fue? ¿Dónde está la hoja de registro del sitio n°3? ¿Quién olvidó firmar la hoja de registro esta semana? Todas estas preguntas son parte de su día a día y ponen a prueba sus nervios. Con la digitalización, olvídese de todos estos problemas y convierta estas molestias en un recuerdo lejano. Descubra nuestros consejos para digitalizar sus hojas de registro y seguir fácilmente las intervenciones de sus agentes.
Qué es una hoja de registro ?
En muchos sectores, y especialmente en el mundo de los servicios, la hoja de registro es un documento utilizado para registrar la llegada y salida de un individuo en un lugar específico. Permite identificar a las personas en el lugar o que hayan transitado por la zona en un momento dado, recopilando su nombre, firma y horas de paso.
Por un lado, la hoja de registro ayuda a verificar la asiduidad del personal y contribuye a ajustar su remuneración. Si un agente ha realizado horas extras o, por el contrario, no ha cumplido con su cuota, su pago se corregirá en consecuencia. Gracias a los datos recopilados, el departamento de recursos humanos gestiona la fuerza laboral con mayor agilidad.
Por otro lado, la hoja de registro permite garantizar la seguridad de los empleados. En caso de problemas o incidentes, los supervisores pueden identificar fácilmente a los ocupantes de una zona.
Finalmente, este documento tiene un aspecto más estratégico. De hecho, la hoja de registro puede ser utilizada como evidencia para demostrar el cumplimiento de los compromisos contractuales de un proveedor. En caso de disputa, garantiza la trazabilidad de las presencias y, muy a menudo, de las intervenciones realizadas en un sitio del cliente. En algunos casos, estos datos pueden ser utilizados para facturar a los clientes según el tiempo transcurrido o los servicios prestados.
Porqué digitalizar la hoja de registro ?
Cada semana, los gerentes pierden en promedio un día de trabajo para recuperar, centralizar y transcribir los datos de asistencia. Imagina: un gerente de operaciones a cargo de cientos de sitios que debe desplazarse a cada local para recuperar estos documentos en papel. ¡Es un verdadero infierno! Sin embargo, esta es la realidad diaria de muchos proveedores.
Los limites del papel y de la gestión manual
Las hojas de registro en papel siguen siendo ampliamente utilizadas, sin embargo, tienen múltiples desventajas. En primer lugar, estos documentos son susceptibles a pérdidas, daños o olvidos. En caso de contratiempos, todos tus datos de asistencia podrían perderse y no podrían recuperarse. Las hojas de registro en papel también presentan un riesgo de seguridad evidente. Estos registros pueden ser fácilmente consultados o alterados por personas no autorizadas.
Además, la gestión de las hojas de registro en papel es tediosa y requiere mucho tiempo. Desde la recopilación de la información hasta su transcripción manual, se consumen horas de trabajo. El seguimiento y análisis de los indicadores deben realizarse manualmente, lo que también es muy laborioso.
Por último, el uso de papel representa un verdadero costo financiero para una organización. Cuanto más grande sea tu operación, mayores serán estos costos. Además, el uso excesivo de papel contribuye a la deforestación y otros problemas ambientales.
Una mejora de la efficiencia
Tanto a nivel operativo como estratégico, la digitalización de una hoja de registro presenta varios beneficios:
- Ahorro de tiempo y reducción de la carga de trabajo
- Reducción de errores y pérdidas
- Reducción de costos y economías de escala
- Centralización, trazabilidad e historial de asistencias
- Seguridad de los datos
- Análisis automático
- Accesibilidad remota
- Reducción de la huella de carbono
- Correlación de datos con otros sistemas
Las herramientas para digitalizar las hojas de registro
Para digitalizar una hoja de registro, primero es necesario digitalizar la recopilación de los datos asociados a este parámetro.
Mucho más que simplemente convertir un documento al formato digital, este proceso implica el uso de herramientas que conectarán tu operación con tu interfaz de gestión. Existe una variedad de equipos de captación y tu elección dependerá de tus necesidades.
Equipos de fichaje fijos
Los equipos de fichaje fijos son dispositivos electrónicos generalmente instalados en una ubicación permanente, como la entrada de un edificio o empresa. Para permitir que los empleados marquen su entrada y salida, existen varios sistemas de identificación:
- Identificación mediante tarjeta de identificación
- Identificación mediante código personal
- Identificación a través de botones de ENTRADA y SALIDA
Estos dispositivos conectados suelen funcionar con tecnologías como RFID, códigos de barras, tarjetas magnéticas o pantallas táctiles. La elección de tu equipo dependerá de dónde se posicione, de la frecuencia de paso a registrar y del nivel de precisión de registro deseado.
Las aplicaciones moviles
Si tus equipos se desplazan a varios sitios de clientes o zonas de intervención, las aplicaciones móviles son la mejor opción para digitalizar tus hojas de registro. Mediante códigos QR o geolocalización, tus empleados pueden fácilmente registrarse en el sitio y marcar su presencia. Las aplicaciones móviles ofrecen una solución flexible y son fácilmente accesibles desde los smartphones o tablets de tus empleados. Además, su interfaz intuitiva facilita la entrada de datos, lo que reduce el riesgo de errores.
Estas aplicaciones móviles permiten asociar las presencias de los empleados con coordenadas geográficas específicas, lo que refuerza la seguridad y trazabilidad de las intervenciones en el campo. Además, estos dispositivos pueden integrarse con otras funcionalidades como gestión de tareas, gestión de documentos o comunicación interna.
Los kioscos conectados
La otra alternativa disponible para digitalizar una hoja de registro es la terminal conectada. Este innovador equipo permite a los ocupantes notificar su paso y también realizar solicitudes personalizadas. Más amigables, estas herramientas ofrecen quioscos de servicios personalizables según su ubicación. Al estar integrada con una plataforma de gestión, la terminal de intervención permite automatizar intervenciones según las necesidades de tus agentes.
MoveWORK Flow : la plataforma para gestionar la presencia de sus empleados
Para digitalizar una hoja de registro, no basta con elegir un método de captura. De hecho, aunque estos dispositivos sean esenciales en el proceso, no pueden utilizarse solos. Para ser pertinentes, los equipos deben estar conectados a una plataforma de gestión, como MoveWORK Flow.
MoveWORK Flow es una plataforma de gestión que permite administrar fácilmente la presencia de tus agentes. Recorridos, ausencias, horas de trabajo, retrasos… La plataforma recopila todos tus datos de campo y los transcribe automáticamente en informes analíticos. Ya no es necesario pasar horas buscando la información, todo está centralizado en una interfaz única y transversal. Su punto fuerte: la interoperabilidad con tus software de recursos humanos. Al conectar tus herramientas profesionales con la plataforma, obtienes una visión completa de tus indicadores. El período de pago se simplifica y los riesgos de insatisfacción se reducen a cero.
Para ir más allá, MoveWORK Flow cuenta con un sistema inteligente que te permite automatizar intervenciones según el estado de las presencias en el terreno. ¿Un agente está ausente? Se activa automáticamente un escenario de reemplazo. ¿Un agente no está disponible? Sus tareas se redistribuyen automáticamente al agente disponible más cercano. Se acabaron los dolores de cabeza, tu trabajo diario se facilita y puedes dedicarte a tareas de mayor valor agregado.
