¿Quién se encargó del mantenimiento secuencial de la habitación del paciente 364? ¿Cuáles son los ASH presentes para la ronda nocturna? ¿Dónde está el protocolo de limpieza de las zonas de riesgo? ¡Un servicio hospitalario es una verdadera colmena! Entre las tareas administrativas, el seguimiento operativo y la gestión estratégica, encontrar el camino no es tarea fácil. Para optimizar la coordinación de los servicios hospitalarios, existen varias metodologías y herramientas. ¡MoveWORK ofrece una visión clara al respecto!
Los riesgos de un servicio hospitalario desorganizado
Los servicios hospitalarios son organizaciones completas. Como cualquier entidad, están regidos por una jerarquía y regulaciones específicas. Se trata de un entorno complejo donde múltiples flujos de datos, procesos de trabajo y recursos interactúan y se entrelazan. Por lo tanto, la transferencia de información entre los servicios de atención y las partes interesadas debe ser fluida para garantizar la seguridad de los pacientes y el bienestar del personal hospitalario.
Una coordinación eficaz minimiza los riesgos de errores médicos, contaminación e infecciones nosocomiales. De hecho, la falta de comunicación y visibilidad sobre las intervenciones suele ser la causa de incidentes críticos, con graves consecuencias humanas y legales.
Las consecuencias de una falta de coordinación
Servicios hospitalarios mal gestionados pueden afectar negativamente a numerosos actores. La repercusión de los incidentes es imprevisible y puede afectar tanto a su clientela como a sus empleados o a toda su estructura:
- Errores médicos: La desorganización puede tener un impacto sanitario catastrófico, e incluso en algunos casos mortales. Ya sea la administración incorrecta de tratamientos, el olvido de una intervención de limpieza o la falta de reposición de consumibles, todos estos descuidos ponen en peligro su entorno hospitalario.
- Duplicaciones y desperdicio de recursos: Un servicio hospitalario desordenado provoca una repetición innecesaria de tareas periféricas. Estas acciones que consumen mucho tiempo sobrecargan al personal y promueven el agotamiento profesional. Además de presionar a los empleados, este desorden causa una mala distribución de los recursos y un uso tedioso del equipamiento médico.
- Degradación de la calidad y del proceso de atención: El agotamiento laboral combinado con los fallos sanitarios inevitablemente conduce a una deterioro en la calidad de la atención. Sus pacientes quedan insatisfechos y la reputación de su institución sanitaria se desploma. Además, sus equipos se encuentran incapaces de cumplir con los protocolos y normativas debido a la falta de recursos. En consecuencia, se enfrenta a un aumento en las quejas y litigios.
- Desmotivación de su personal hospitalario: El aumento del estrés sufrido por su personal médico, debido a la confusión y desorganización del servicio hospitalario, reduce considerablemente la motivación de sus empleados. Entonces, resulta difícil mantener un ambiente de trabajo positivo y productivo.
- Mala gestión de situaciones de emergencia: Un servicio hospitalario desorganizado implica una falta de reactividad. ¿Quién hace qué? ¿Dónde están los equipos? ¿Qué procedimiento aplicar? ¿Qué se ha hecho ya en esta habitación de paciente? Sin un rastreo adecuado de la información, no se puede proporcionar una respuesta adecuada en situaciones críticas.
- Impacto financiero negativo: Todos estos errores, olvidos y duplicaciones conducen directamente a pérdidas financieras. Entre la mala gestión de inventarios, la disminución de la satisfacción y los costos relacionados con las reclamaciones, su institución de salud enfrenta cargas financieras significativas.
La gestión manual : primera causa de errores
En centros hospitalarios, estructuras médico-sociales o clínicas, la gran mayoría de los establecimientos de salud aún utilizan papel para gestionar sus operaciones. Desde hojas de notas hasta notas adhesivas y pizarras blancas, sea cual sea el medio manual, la transferencia de datos e información se realiza de manera caótica y desordenada.
La gestión y seguimiento de intervenciones en formato papel es la principal causa de errores en los servicios hospitalarios. Por un lado, este método no proporciona trazabilidad de eventos ni visibilidad sobre la situación del servicio en un momento específico. Y por otro lado, además de las posibles pérdidas u olvidos, la gestión en papel no garantiza la fiabilidad de los datos recogidos. Combinado con la recepción de información por teléfono, la gestión en papel es tanto perjudicial como generadora de presión para los equipos.
Diagnostico de los servicios hospitalarios
Para optimizar la coordinación de un servicio hospitalario, el primer paso es analizar los problemas de coordinación existentes. Se deben identificar, listar, documentar y revisar todos estos elementos para encontrar el origen de los disfuncionamientos. La complejidad de los procesos internos, frecuentemente fragmentados y descentralizados, puede obstaculizar la fluidez de las operaciones. Además, la comunicación entre departamentos puede ser insuficiente y perjudicar la transmisión de información entre equipos médicos y de apoyo. Aquí tienes una lista no exhaustiva de puntos a verificar:
- Canales de comunicación utilizados y su nivel de eficacia
- Herramientas digitales y software implementados, su nivel de complejidad y precisión
- Procesos de gestión de presencias, planificaciones, rondas y reemplazos
- Distribución de personal por área de intervención: personal sanitario, personal de servicios, proveedores, etc.
- Método de gestión de flujos de trabajo
- Asignación de recursos materiales y equipos operativos
- Definición y disponibilidad de protocolos
- Sistema de seguimiento del cumplimiento de procedimientos y regulaciones
- Sistema de trazabilidad y registro de solicitudes, incidentes y anomalías
- Plan de formación continua del personal
- Procedimientos de evaluación de intervenciones y métodos de ajuste
- Recopilación de retroalimentación de los pacientes e implementación de estrategias para mejorar la satisfacción
- Dependiendo de tu institución de salud y la especialidad del servicio hospitalario auditado, esta lista puede variar en complejidad
En cualquier caso, si alguno de estos aspectos falla o no está presente, los riesgos de desorganización son muy altos.
Digitalización de los procesos operativos
Para optimizar la gestión y el control de los flujos de trabajo en un servicio hospitalario, el siguiente paso es digitalizar los procesos operativos. La digitalización de intercambios de datos, la asignación de tareas y el control de calidad ofrece ventajas significativas: mejora del rendimiento colectivo e individual, uniformidad de la información, mejor distribución de recursos, aumento de la seguridad sanitaria, mejora de la calidad de la atención médica y reducción de costes.
Ahora que están convencidos de los beneficios de la digitalización, ¡es hora de pasar a la acción! Para digitalizar la gestión de su servicio hospitalario, se pueden implementar varios dispositivos:
- Herramientas de automatización de tareas: Con estos dispositivos, se eliminan las tareas repetitivas y estresantes. Se recopilan y procesan automáticamente datos como el tiempo de trabajo, el conteo de habitaciones de pacientes dados de alta, o la transcripción de controles de calidad. Todas estas acciones se digitalizan para reducir errores y acelerar los procesos.
- Sistemas de planificación y gestión de presencias: Entre equipos de hospitalización, consultas y reemplazos, no siempre es fácil mantenerse organizado. Estas herramientas facilitan la organización de los equipos hospitalarios, permiten una planificación eficiente de horarios, optimizan los trayectos y las intervenciones de emergencia.
- Plataformas colaborativas: Estas interfaces seguras son ideales para unificar la visión operativa de todos los servicios hospitalarios. Cada uno sabe exactamente cuáles son las intervenciones en curso, las acciones planificadas y los equipos disponibles. Estas herramientas ofrecen funciones personalizables para informes o intercambio de información.
- Sistemas de solicitud instantánea o reporte de incidentes: Estos dispositivos simplifican la gestión de situaciones de emergencia y contratiempos. Mediante quioscos de servicios personalizables, las situaciones detectadas en el terreno pueden comunicarse fácilmente al jefe de servicio hospitalario o al interlocutor adecuado. Ya sea mediante una aplicación móvil o una interfaz en línea, la transferencia instantánea de información garantiza una calidad de servicio continua.
- Software de gestión de inventarios: Estas herramientas específicas para el sector de la salud permiten anticipar pedidos de equipos y consumibles. Ofrecen un seguimiento en tiempo real de los niveles de stock y alertan al departamento de compras cuando se alcanzan niveles críticos.
Al utilizar estos medios de digitalización, los hospitales no solo pueden mejorar la eficiencia de sus operaciones diarias, sino también fortalecer la calidad de la atención médica proporcionada a los pacientes.
Descubre cómo MoveWORK ha digitalizado la trazabilidad del proceso de limpieza en el CHU de Montpellier
Digitalización del seguimiento de la calidad en los servicios hospitalarios
Una vez digitalizados los procesos operativos, ¡es el turno del manejo de la calidad! Seguir, rastrear y controlar los indicadores de calidad es la prioridad número uno en un servicio hospitalario. Como se mencionó anteriormente, la gestión manual tiene sus limitaciones. Por lo tanto, equiparse con herramientas digitales eficientes parece ser la mejor iniciativa:
- Aplicaciones móviles para control de calidad
- Herramientas de monitoreo y generación de informes
- Paneles de control interactivos
- Dispositivos conectados para el seguimiento remoto de indicadores
- Sistemas de encuestas de satisfacción y evaluación continua
- Plataforma de gestión de calidad y automatización de acciones correctivas
Todos estos dispositivos ofrecen funcionalidades esenciales para garantizar el cumplimiento de los protocolos en un servicio hospitalario. De hecho, permiten monitorear en tiempo real el rendimiento hospitalario y ofrecen una visión general de los principales indicadores de calidad: tasa de conformidad, tiempos de atención, tipo y frecuencia de anomalías, entre otros. Además, estas soluciones analíticas facilitan la identificación de puntos críticos y permiten ajustar rápidamente los procesos de intervención si es necesario.
Digitalización de los servicios hospitalarios : un desafío pedagogíco
Cuidado, todos estos dispositivos digitales no tendrán ningún efecto si no son plenamente adoptados por su personal hospitalario. ¡Cambiar hábitos no siempre es fácil! Es por eso que se debe diseñar e implementar un plan completo de acompañamiento para asegurar una alta tasa de adopción entre los equipos hospitalarios.
Para lograrlo, los programas de formación sobre las nuevas herramientas digitales son cruciales. Estas sesiones de aprendizaje permitirán familiarizar al personal con las tecnologías y maximizar su uso. Las reuniones regulares de coordinación, como los briefings y debriefings, son fundamentales en un entorno hospitalario digitalizado. Permiten a los equipos discutir prioridades, desafíos y resultados. Un liderazgo sólido es indispensable para guiar la transición digital, integrando activamente la innovación en las prácticas diarias.
MoveWORK Flow : la plataforma para gestionar los servicios hospitalarios
Explotación, calidad, presencia… ¿Y si agruparas todas estas funcionalidades en una sola herramienta? Con su interfaz de gestión 360°, la plataforma MoveWORK Flow está especialmente diseñada para optimizar la gestión de los servicios hospitalarios.
Por un lado, sus algoritmos de automatización inteligente de tareas permiten reducir considerablemente la carga de trabajo de los equipos hospitalarios. Automatizando la recopilación y el procesamiento de datos, la solución ahorra días de trabajo. Por ejemplo,
MoveWORK Flow puede automáticamente recuperar y analizar los datos de presencia del personal, optimizar los horarios según las necesidades previstas y generar informes detallados sin intervención humana directa.
Además, MoveWORK Flow es capaz de interpretar las situaciones en tiempo real. Al combinar diversas fuentes de información como los registros de consumibles, las solicitudes de intervención o los resultados de control de calidad, la plataforma identifica automáticamente las anomalías y activa las acciones correspondientes. Este enfoque proactivo mejora la capacidad de respuesta y la eficiencia operativa del servicio hospitalario.
Por último, para asegurar el éxito de sus proyectos, MoveWORK ofrece un acompañamiento integral a los establecimientos que están digitalizando sus procesos. Con un coach dedicado, consultores técnicos y un plan de formación, se implementan todas las medidas necesarias para alcanzar sus objetivos.
