La ejecución de un proyecto de digitalización de Facility Management puede ser compleja. Los pliegos de condiciones, la asignación de recursos y los presupuestos provisionales son elementos que el manager debe formalizar.
En MoveWORK, cada cliente cuenta con el apoyo de un gestor de proyectos especializado. Descubra los detalles de esta ayuda a través de la entrevista de Daniela Prudencio, Jefa de Proyectos de MoveWORK International.
¿Cuáles son sus misiones en MoveWORK?
Organizo y me encargo de los diferentes proyectos de MoveWork España, desde la traducción de las necesidades del cliente en especificaciones funcionales y técnicas, hasta su producción: diseño del proyecto, configuración de la cuenta, formación del cliente, creación de cuadros de mando, implementación de la metodología de seguimiento del proyecto, creación de documentos y guías técnicas personalizadas por cliente, etc.
También me encargo de la asistencia al cliente y la formación. Dirijo equipos de proyectos y a veces participo en el proceso de selección de personal dedicado en las empresas. Ayudo a los clientes a coordinar sus actividades y a sacar lo mejor de cada equipo para lograr un rendimiento y unos servicios innovadores.
Igualmente, participo en reuniones comerciales como experto técnico y actúo como “persona de preventa” para demostrar las ventajas de nuestra solución a los posibles compradores. En particular, actúo en la respuesta a las licitaciones de los gobiernos autonómicos y de los clientes estratégicos de nuestras empresas suscriptoras.
Por último, hago consultoría, ayudando a los clientes a analizar sus procesos operativos y a reorganizarlos. Me ocupo del apoyo posterior a la entrega del proyecto y garantizo su correcto despliegue. Acompaño a los clientes en el proceso de gestión del cambio de la transformación digital.
¿En qué tipo de proyectos está trabajando?
Apoyo a los clientes en varios aspectos:
- Mantenimiento preventivo de las instalaciones técnicas mediante dispositivos IoT
- Inodoros inteligentes
- Seguimiento del trabajo
- Control de calidad
- Kiosco de servicios de Internet – Securitas – Servicios de Acciona
- Kiosco de servicio externo – AENA, AMAS
- Respuesta a las licitaciones del gobierno
¿Cuáles son las necesidades expresadas por los clientes y por qué recurren a MoveWORK?
La innovación tecnológica es una exigencia clave de los clientes, especialmente en las licitaciones del sector público. Los clientes quieren una plataforma unificada para gestionar todas las operaciones de facility management. Quieren establecer un marco de confianza y transparencia con sus clientes. Quieren facilitar su gestión pasando de x proveedores diferentes a un único proveedor.
Además, los clientes trabajan por la sostenibilidad medioambiental. La política de eliminación del papel es un tema muy importante para ellos.
Nuestra plataforma responde a sus problemas automatizando muchas acciones:
- Seguimiento en tiempo real de la presencia y las tareas de los empleados desplazados
- Operaciones
- Inspecciones de calidad
- Gestión de las solicitudes e incidencias de los ocupantes
- Conservación y análisis de datos históricos
Descubre nuestra plataforma MoveWORK Flow
¿Cuáles son los puntos más difíciles durante un proyecto?
La gestión del cambio es para mí el punto más difícil. La transformación digital debe ser patrocinada por los dirigentes de la empresa. Sin la participación de la alta dirección, nuestra solución no tiene futuro.
Los clientes tienen que entender que la gestión del cambio a largo plazo es el factor más importante para el éxito. El tiempo que tardan los empleados en adaptarse a la transformación digital es un punto esencial. Nuestros clientes no son necesariamente conscientes de que los trabajadores pueden tardar en adaptarse a las novedades.
Por otro lado, el modelo económico del POI en las grandes cuentas es a veces una limitación para desplegar nuevos proyectos
¿Qué KPIs aparecen regularmente y son inevitables? A la inversa, ¿hay algún KPI que sea útil pero que no tenga demanda?
Los KPIs regulares suelen ser :
- Número de tareas realizadas
- Total de solicitudes por tipo de incidente/solicitud
- Total de solicitudes/incidencias por estado
Los KPI que podrían ser útiles para nuestros clientes pero que casi nunca se solicitan son
- Número de elementos no conformes
- Empleados en intervención excepcional
- Tiempo de resolución de una solicitud o incidencia
¿Cómo juzga la madurez de las prácticas de gestión de FM y servicios?
Creo que es un mercado joven con ganas de innovar. En el lado del cliente, este mercado está un poco más maduro porque los actores comprenden la utilidad de una herramienta de gestión como la nuestra. Ven que la plataforma les permite controlar a sus proveedores de servicios y que los procesos están generalizados. Uno de los requisitos para las licitaciones es la posesión de un sistema en tiempo real y la consulta gratuita por parte de los proveedores de servicios.
Algunos proveedores de servicios siguen diciendo que “MoveWORK es muy bueno, pero es un arma de doble filo”. De hecho, el tiempo real puede ser muy valorado por nuestros clientes, cuando se trata de quioscos de servicio, por ejemplo, o también puede ser rechazado. También hay clientes que están muy satisfechos con el tiempo que se ahorran en su vida diaria y con los cuadros de mando que se utilizan para gestionar y analizar sus actividades.
En su opinión, ¿cuál es la evolución futura? ¿Más cuadros de mando para un mayor análisis e informes más transparentes? ¿IOT? ¿Inteligencia artificial?
Si hablamos de desarrollos en el mercado del Facility Management, creo que la noción de consultoría o apoyo antes, durante y después de la entrega del proyecto es un eje muy poderoso. La gestión de este tipo de proyectos requiere un enfoque de apoyo real:
A nivel de plataforma, los cuadros de mando evolucionarán al siguiente nivel, ofreciendo más análisis e indicadores personalizados. El cliente podrá utilizar plantillas estándar (o CDP) como plantillas de cuadros de mando en lugar de tener que crearlas desde cero.
La inteligencia artificial gestionará las ausencias y las automatizaciones. Una aplicación MyMissions dedicada a los empleados discapacitados también sería muy valorada por nuestros clientes.
