Facility Management, control de edificios, gestión de espacios de trabajo… Estos términos son cada vez más frecuentes en el entorno profesional. Desde el mantenimiento hasta la limpieza, el Facility Management engloba una multitud de actividades necesarias para el funcionamiento de una empresa.
¿Entonces, cómo orientarse? ¿Qué es el Facility Management? ¿Por qué utilizarlo? Como experto en el campo, MoveWORK responde a todas sus preguntas.
¿Qué es el Facility Management?
El Facility Management engloba todas las actividades necesarias para el buen funcionamiento de las instalaciones de una organización. Incluye todos los servicios relacionados con la gestión de edificios, infraestructuras y equipos.
El objetivo del Facility Management es optimizar la gestión de los espacios para garantizar un entorno de trabajo seguro, eficiente y productivo. Es una función fundamental para mejorar la calidad de vida y el bienestar de los ocupantes.
El Facility Management está compuesto por varias disciplinas: mantenimiento, áreas verdes, seguridad, limpieza, gestión de residuos, restauración, entre otras. Gracias a una planificación y gestión eficientes, permite reducir los costes de las estructuras.
¿Cuál es la diferencia entre el Facility Management y los servicios generales?
Aunque están relacionados, el Facility Management y los servicios generales difieren en algunos aspectos. Ambos tienen el mismo ámbito de actuación: la gestión del entorno de trabajo. Sin embargo, la responsabilidad de cada área es diferente.
Los servicios generales se centran en la gestión operativa de las infraestructuras y en la organización de sus recursos. Este departamento se encarga de todas las tareas diarias relacionadas con los espacios de trabajo, así como algunas tareas administrativas y logísticas. Entre estas tareas se incluye el mantenimiento de las instalaciones, la gestión de suministros, la gestión de servicios de restauración y la coordinación de viajes profesionales. Los servicios generales pueden ser gestionados internamente o externalizados en algunas ocasiones.
El Facility Management tiene una dimensión más amplia y estratégica de gestión. Además de la parte operativa y técnica, incorpora un enfoque de optimización de procesos. El Facility Manager busca soluciones para mejorar la utilización de los recursos, al tiempo que reduce los costos. Su objetivo es aumentar el rendimiento y la productividad de la organización. Entre sus tareas estratégicas se encuentran la gestión de proveedores, el control y dirección de presupuestos, y la gestión energética.
Cuáles son las principales tareas del Facility Management?
El Facility Management engloba una multitud de actividades. Este amplio abanico de tareas tiene un objetivo común: garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos.
Mantenimiento preventivo: la piedra angular del Facility Management
Como responsable del funcionamiento de los equipos, el Facility Manager debe llevar a cabo tareas de mantenimiento preventivo. Estas acciones consisten en realizar labores de mantenimiento periódicas para reducir el riesgo de fallos. Al anticipar el mantenimiento, el Facility Manager logra reducir los costos de reparación y mantenimiento.
El mantenimiento preventivo también permite prolongar la vida útil de los equipos. Estas actividades incluyen inspecciones, verificaciones, limpieza, lubricación, reemplazo de piezas defectuosas y seguimiento de indicadores de rendimiento. Con instalaciones seguras, se garantiza la seguridad de los ocupantes.
La organización de los servicios generales (limpieza, mantenimiento, residuos, seguridad...)
El Facility Manager también juega un papel clave en los servicios generales. Se encarga de gestionar todos los servicios y proveedores relacionados con los edificios e infraestructuras. Su objetivo es mejorar constantemente la comodidad y la productividad de los usuarios. Estas tareas abarcan tanto aspectos inmateriales como materiales:
- Servicios: recepción, conserjería, seguridad, limpieza y mantenimiento, restauración, gestión de residuos, gestión energética, reserva de espacios de trabajo…
- Materiales: adquisición y gestión de equipos, compras y suministro de material de oficina, reparación y reemplazo…
Con el fin de optimizar el funcionamiento de las instalaciones, el Facility Manager también desempeña un papel educativo. Organiza programas de formación para sus colaboradores y promueve buenas prácticas. Elabora guías para concienciar y responsabilizar a los ocupantes sobre el uso sostenible y responsable de las infraestructuras.
Además, el Facility Manager debe asegurarse del cumplimiento normativo, siguiendo las normas y regulaciones vigentes. Para mejorar constantemente la comodidad, puede implementar tecnologías innovadoras para mejorar el rendimiento de los equipos y reducir los costos.
La gestión de intervenciones, equipos y costos
El Facility Manager también desempeña un papel como gestor operativo. Se encarga de la gestión de las intervenciones, el seguimiento de su ejecución y el análisis de su rendimiento. Para cumplir con su presupuesto, debe implementar informes precisos en tiempo real.
El Facility Manager coordina los equipos internos y los proveedores de servicios. Debe supervisar su eficiencia, identificar posibles obstáculos y ajustar los procesos si es necesario. El seguimiento de la realización de tareas es crucial para controlar los costos y los gastos.
Además, el Facility Manager realiza un seguimiento de los costos de mantenimiento y cuidado de las instalaciones. Debe encontrar soluciones innovadoras para mejorar la rentabilidad de su gestión: equipos de bajo consumo, sensores IoT…
¿Por qué las empresas y las entidades públicas hacen Facility Management?
El Facility Management es un componente esencial para la productividad de una empresa. Proporcionar servicios y equipos eficientes permite que los ocupantes sean más efectivos. Por ejemplo, un servicio de reserva de espacios de trabajo fomenta el desarrollo de proyectos. La instalación de sensores IoT permite detectar la calidad del aire y tomar medidas de ventilación si es necesario. Una estructura saludable y bien diseñada es una forma de retener talento en una empresa.
Además, con el mantenimiento preventivo, el Facility Management evita interrupciones en el trabajo, que a menudo son costosas. El Facility Manager revisa regularmente los equipos para evitar interrupciones en los servicios. El seguimiento de las instalaciones permite programar acciones correctivas específicas según sea necesario. Esto puede traducirse en ahorros sustanciales en facturas de energía y costos de mantenimiento.
Finalmente, el Facility Management garantiza el cumplimiento normativo al seguir las regulaciones vigentes. El Facility Manager se asegura de cumplir con las normas ambientales, de seguridad y de calidad para evitar sanciones.
Algunas organizaciones eligen externalizar el Facility Management para centrarse en su negocio principal. Todas las funciones relacionadas con las instalaciones son llevadas a cabo por proveedores externos. La externalización ofrece una ventaja competitiva, pero requiere seguimiento y requisitos en términos de calidad de servicio.
