Las restricciones económicas y las normativas sanitarias están empujando a las empresas a trazar cada vez más las prestaciones de servicios. Los clientes exigen seguimiento y visibilidad, mientras que los proveedores de servicios se enfrentan a protocolos estrictos. Sin embargo, cuanto más numerosos y heterogéneos son los proyectos de los clientes, más complicado se vuelve para el encargado seguir las tareas realizadas. Ante esta problemática, una herramienta es indispensable: la ficha de control de limpieza. Pero, al estar a menudo en formato papel, la ficha de control de limpieza no siempre se utiliza de manera óptima. ¿Cómo digitalizarla entonces? ¡MoveWORK le ofrece todos sus consejos!
Qué es una ficha de control de limpieza ?
Una ficha de control de limpieza es un documento operativo que resume todas las acciones realizadas y por realizar durante una intervención de limpieza, desinfección o mantenimiento profesional en una zona específica. Este dispositivo registra los flujos de trabajo y consigna de manera sistemática y cronológica las acciones llevadas a cabo durante la intervención.
En general, una ficha de control de limpieza resume los siguientes elementos:
- Fecha y hora de la intervención
- Zona limpiada y tareas efectuadas
- Tareas no realizadas
- Productos y equipos utilizados
- Nombre o identificador del interventor
- Nivel de conformidad con el protocolo
Según el sector de actividad, la ficha de control de limpieza puede ser más o menos compleja. Los factores registrados varían en función del nivel de criticidad de la zona mantenida y del grado de vigilancia requerido. Por ejemplo, la biolimpieza de un laboratorio no exigirá el mismo nivel de atención que un vestíbulo de recepción en un banco.
La ficha de control de limpieza garantiza tanto la regularidad de las intervenciones como la posibilidad de proporcionar pruebas de la calidad del servicio. Desde la crisis del COVID-19, este justificante es casi siempre exigido por los clientes, para asegurar su conformidad con las normativas.
Porqué digitalizar una ficha de control de limpieza ?
Tradicionalmente en formato papel, las fichas de control de limpieza se están digitalizando cada vez más para una gestión más eficiente y un acceso facilitado a los datos. De hecho, cuantos más sitios de operación tenga, más difícil es seguir simultáneamente y a distancia las prestaciones de sus agentes. ¿Cómo reaccionar rápidamente en caso de un problema si tiene que recorrer decenas de kilómetros para recuperar sus documentos de seguimiento? ¡Imposible! Es aquí donde entra en juego la digitalización.
Los limites de los documentos en papel
La ficha de control de limpieza en papel presenta una multitud de inconvenientes:
- Falta de fiabilidad y riesgo de pérdida de datos:
La ficha en papel está expuesta a todo tipo de deterioros. Este documento se suele colocar directamente en los sitios de los clientes para que esté accesible a todos los agentes del proveedor. Esta exposición la hace vulnerable a daños materiales (agua, desgaste, humedad…). Además, su formato físico la expone a riesgos de pérdida, olvido, ilegibilidad o falsificación. Con el formato en papel, no hay forma de verificar en tiempo real si los datos registrados son exactos (horarios, hora de ejecución…). Todos estos factores impactan negativamente en su base de datos y la trazabilidad de sus intervenciones se ve sesgada. - Pérdida de tiempo, costes materiales y de mano de obra:
La ficha de control de limpieza en papel conlleva costos, principalmente debido al almacenamiento, impresión y archivo de los documentos. Esta gestión requiere instalaciones adecuadas, tiene un impacto ecológico negativo e implica el uso de recursos humanos. ¡Y donde hay recursos humanos, hay costes de mano de obra! De hecho, la ficha de control en papel genera gastos tanto por el tratamiento de los documentos como por su recogida. El responsable de operaciones suele perder horas cada semana desplazándose de un sitio a otro y buscando los documentos en cientos de m². Esta dispersión es aún más perjudicial porque ralentiza considerablemente el intercambio de información con los equipos. - Dificultad de gestión analítica:
La ficha de control de limpieza en papel dificulta enormemente la búsqueda y correlación de la información. ¿Cómo obtener una visión global de los KPI cuando los datos están dispersos en cientos de hojas de papel? Le llevará un tiempo considerable encontrar los datos específicos y analizarlos.
Estas limitaciones destacan la importancia de adoptar una solución digital para la gestión de las fichas de control de limpieza, lo que le ofrecerá una respuesta a la mayoría de estos problemas.
Las ventajas de una ficha de control de limpieza
Frente a las limitaciones que impone la trazabilidad en papel, dar el paso hacia lo digital se presenta como la solución ideal. En efecto, la ficha de control de limpieza digital será un aliado tanto a nivel operativo como estratégico. Este sistema le ofrece:
- Un ahorro de tiempo considerable gracias a la centralización de los datos y al seguimiento de las acciones en tiempo real.
- Mayor capacidad de reacción ante imprevistos gracias a la localización instantánea de anomalías.
- Mejor coordinación con sus equipos debido a la precisión y uniformidad de la información.
- Capacidad de mejora continua en la calidad del servicio gracias al análisis automatizado de sus KPI.
- Una mejora en la satisfacción del cliente gracias al control de sus compromisos contractuales y a las pruebas digitales inalterables sobre las intervenciones realizadas.
La digitalización de las fichas de control de limpieza representa un paso importante hacia una gestión más moderna y sostenible de las operaciones de limpieza. Esta evolución ofrece ventajas tanto para los proveedores de servicios como para sus clientes.
Las etapas para digitalizar una ficha de control de limpieza
Se escucha la palabra digitalización por todas partes, ¡pero la realidad no es tan sencilla! Digitalizar sus procesos operativos requiere una verdadera reflexión previa. ¿Qué acciones voy a rastrear? ¿Cómo se lo explico a mis agentes? ¿Cuánto me va a costar? Muchas preguntas deben encontrar respuestas antes de comenzar. Además, esta transformación digital es aún más compleja si no se eligen las herramientas adecuadas. A continuación, le ofrecemos una guía simple para digitalizar sus fichas de control de limpieza
1. Hacer un diagnostico de tus operaciones
Antes de embarcarse en la selección de una herramienta, el primer paso es evaluar sus necesidades. No sirve de nada adquirir el software más moderno del mercado si su objetivo es, por ejemplo, digitalizar uno o dos documentos. En este sentido, debe llevar a cabo primero una auditoría de sus expectativas y de los procesos que desea digitalizar.
Aquí hay una lista no exhaustiva de los puntos a determinar:
- Volumen de fichas a digitalizar
- Localización de las fichas y frecuencia de llenado
- Tipos de información e indicadores a recopilar
- Número de usuarios y modo de identificación deseado (anónimo o nominativo)
- Nivel de trazabilidad necesario: cuantitativa, pruebas fotográficas, cualitativa, pieza por pieza…
- Necesidades en materia de informes y análisis
- Integración con sistemas existentes
- Restricciones técnicas: hardware disponible, conectividad, seguridad de los datos…
- Necesidades funcionales: grado de personalización, gestión de asistencias, módulos de calidad, alertas, movilidad de la solución, almacenamiento…
- Exigencias específicas de los clientes
- Aspectos legales y regulatorios
- Presupuesto disponible para el proyecto
Una vez que haya evaluado todos estos criterios, tendrá toda la información necesaria para seleccionar una herramienta adecuada para su proyecto.
2. Implantar equipos de captación
La segunda fase para digitalizar sus fichas de control de limpieza es el despliegue de herramientas de captación. Estos dispositivos tecnológicos están diseñados para recopilar automáticamente datos en el terreno. Hora de inicio del protocolo, tareas realizadas, duración de la ejecución… Durante las operaciones de limpieza y mantenimiento, permiten una entrada rápida y precisa de la información directamente en el lugar de la prestación.
La elección de su equipo de captación dependerá, nuevamente, del nivel de trazabilidad exigido. Por ejemplo, un terminal con botones será suficiente para una simple intervención de reabastecimiento, mientras que un sistema de seguimiento de alta precisión será necesario para una prestación de ultra limpieza.
Existen diferentes dispositivos de captación para seguir las intervenciones de sus agentes:
- Terminales conectados:
Generalmente compuestos por varios botones personalizables, estos quioscos permiten a los agentes transmitir información de manera vertical. Al llegar al sitio del cliente, al inicio de la prestación, al tipo de intervención terminada… Los datos se transmiten instantáneamente al responsable de operaciones. Aunque son prácticos y fáciles de usar, estos equipos no ofrecen una trazabilidad milimétrica. Además, el número de informaciones a transferir suele estar limitado a 3 o 4 opciones como máximo.
- Sensores IoT:
Estos equipos conectados se utilizan principalmente para seguir las intervenciones de reabastecimiento, como en los sanitarios. Cuando un dispensador de jabón está casi vacío, el interveniente recibe una notificación para asegurar el reabastecimiento. Una vez realizada la prestación, el sensor IoT detecta el nivel de contenido del recipiente y transmite la información al interlocutor correspondiente. Aunque son útiles en ciertos casos, los sensores IoT no permiten digitalizar completamente una ficha de control de limpieza, sino que pueden alimentar la información para algunas etapas de intervenciones específicas.
- Aplicaciones móviles:
Disponibles directamente en smartphones o en terminales preconfigurados, las aplicaciones móviles son el recurso número uno para digitalizar una ficha de control de limpieza. Ofrecen una flexibilidad inigualable y permiten a los agentes ingresar información detallada sobre sus intervenciones en tiempo real. Con estas herramientas, puede configurar fácilmente los indicadores a registrar según los diferentes recorridos. Además de la entrada de datos, estos dispositivos permiten capturar fotos para documentar incidentes o servir como prueba. Gracias a su interfaz personalizable, puede desmaterializar simultáneamente diferentes fichas de control. Según su ubicación y según la prestación, sus agentes tienen acceso con un clic al documento de verificación correcto.
3. Elegir una plataforma de gestión
Una vez que se ha captado la información, ¡es hora de procesarla! De hecho, recopilar datos está bien, pero si no se realiza ningún análisis detrás, no tiene ningún sentido. La adquisición de un software o plataforma para centralizar la gestión de sus fichas de control de limpieza es, por lo tanto, una prioridad.
Pero, ¿cómo elegir la herramienta adecuada para sus problemas? Es simple: debe definir las funcionalidades que necesita para alcanzar sus objetivos:
- Creación y personalización de las fichas de control de limpieza
- Seguimiento de las intervenciones en tiempo real a través del modo de captación elegido
- Gestión de derechos de acceso y perfiles de usuario
- Gestión de protocolos y control de calidad
- Alertas y notificaciones en tiempo real
- Creación de informes automatizados y personalizables
- Tableros de control intuitivos para una visualización rápida de los datos
- Capacidad de integración con otros sistemas (GMAO, ERP, etc.)
- Almacenamiento seguro y conforme a las normativas de protección de datos
- Sistema de actualización
4. Automatizar las intervenciones
Además de las funcionalidades básicas, algunas herramientas como MoveWORK Flow van aún más lejos. ¿Qué le parecería resolver todos los incidentes en cuestión de segundos? Si se detecta una no conformidad, se inicia automáticamente un proceso de corrección. ¿No se pudo completar una intervención? El agente habilitado disponible y más cercano recibe automáticamente una alerta para tomar el relevo. ¿Se ha solicitado una intervención excepcional? Las tareas se reasignan automáticamente en los horarios de sus equipos.
Gracias a la automatización, su ficha de control de limpieza ya no es un documento estático, sino el punto de partida de diversos flujos de trabajo. Estas tecnologías inteligentes permiten tener siempre una ventaja. Cualquiera que sea la situación detectada, la plataforma analiza los parámetros recogidos y activa automáticamente el escenario de acciones adecuado. Se acabaron las interrupciones en el servicio o los clientes descontentos; con un sistema automatizado, sus fichas de control de limpieza se convierten en una verdadera fortaleza.
5. Former et accompagner vos équipes
Una vez que su equipo de captación está desplegado y su software de seguimiento instalado, queda un último paso, y no menos importante: la formación de sus equipos. De hecho, ¡no sirve de nada invertir en un dispositivo de alta tecnología si nadie lo utiliza! La tasa de adopción es el factor número uno para el éxito de un proyecto y es primordial no descuidarla.
Capacitar a sus equipos y acompañarlos en el cambio es crucial para garantizar su transición digital. Una formación no solo maximiza su retorno de inversión, sino que también contribuye a mejorar la calidad de los datos recopilados. El acompañamiento fomenta la adhesión de los equipos al nuevo proceso y compromete a los colaboradores en un enfoque de mejora continua.
Por eso, es igualmente importante asegurarse de que su proveedor ofrezca un acompañamiento completo, tanto durante el despliegue como a lo largo de todo el contrato. Esto puede incluir soporte técnico reactivo, actualizaciones regulares del sistema, seguimiento personalizado y formación continua.
En MoveWORK, ¡ponemos el acompañamiento en el centro de sus proyectos! Con un coach dedicado por cuenta, nunca se quedará en dificultades y recibirá una respuesta constante a sus necesidades. Servicio de atención al cliente, consultoría, formaciones… Todo se implementa para que sus equipos dominen perfectamente sus nuevas herramientas y comprendan la importancia de la digitalización de las fichas de control de limpieza.
