El seguimiento de la presencia de sus agentes no es una tarea fácil. Entre retrasos, ausencias y cambios de horario diarios, la gestión de las presencias representa una pérdida de tiempo considerable para los responsables. La digitalización ofrece soluciones innovadoras para simplificar estas tareas que consumen mucho tiempo y gestionar las presencias de manera más eficiente. Descubra las herramientas indispensables para seguir y gestionar el tiempo de trabajo de sus empleados.
Porqué dgitalizar la gestión de presencias y ausencias ?
Limpieza, salud, transporte, educación… Sea cual sea el sector de actividad, la gestión de la presencia suele realizarse manualmente, en papel. Sin embargo, este sistema está sujeto a varias deficiencias, como el riesgo de errores humanos, la dificultad para analizar la información recopilada y, evidentemente, una pérdida de tiempo que podría dedicarse a otras tareas más productivas. Cada semana, los responsables pierden en promedio el equivalente a una jornada laboral recopilando, centralizando y transcribiendo los datos de
presencia. Además, la información recopilada debe actualizarse constantemente a mano. Por lo tanto, encontrar soluciones alternativas para optimizar la eficacia de estos procedimientos y tareas administrativas se ha vuelto indispensable para los gestores.
Los beneficios de la digitalización de la gestión de presencias y ausencias
Aquí es donde entra en juego la digitalización de la gestión de la presencia. ¿Entonces, por qué dar el paso? La desmaterialización de la recopilación y el tratamiento de los tiempos de trabajo presenta tantas ventajas para sus responsables como para sus empleados. Vigilancia, control, supervisión… Olvide estas oposiciones, aquí tiene varios argumentos para contrarrestar las ideas erróneas:
Ahorro de tiempo: La digitalización de la gestión de la presencia es una ventaja para los responsables. De hecho, los supervisores ya no necesitan desplazarse para recopilar la información de presencia ni tratar manualmente estos datos. Toda la información se recopila automáticamente y se integra en las herramientas o software adecuados.
Optimización de la planificación: Al digitalizar la gestión de las presencias, obtienes una visión en tiempo real de los efectivos y los recursos disponibles en tu operación. Esta claridad te permite reasignar tareas si es necesario y ajustar los horarios con mayor precisión.
Mejor cumplimiento: El Código Laboral exige una trazabilidad completa de las horas trabajadas. Con la digitalización de la gestión de presencias, aseguras la elaboración continua de nóminas representativas de los tiempos realizados por los empleados.
Realización de economías: La digitalización de la gestión de la presencia es una fuente de economías a escala. De hecho, desmaterializar permite reducir el consumo de papel, los costos de impresión y los gastos de almacenamiento. Más allá de los ahorros materiales, también se racionalizan los costos de mano de obra en tareas de mayor valor añadido.
Reducción de errores: La recopilación de datos de presencia está gestionada por equipos conectados. Estos dispositivos registran parámetros en un momento preciso, los documentan electrónicamente y detectan las variaciones. Esta técnica permite un seguimiento preciso y sin fallos de las horas trabajadas por los empleados. Además, gracias a la integración de herramientas, los tiempos de trabajo se transmiten instantáneamente al departamento de recursos humanos para elaborar las nóminas de los empleados.
Las herramientas para digitalizar la gestión de presencias y ausencias
La digitalización de la gestión de la presencia es un proceso digital que consiste en seguir las horas de trabajo realizadas por los empleados. Pero, ¿cómo implementarla realmente? ¿Qué herramientas desplegar? Recoger los datos es fácil, ¡pero procesarlos es otra cosa!
La gestión de presencia digital requiere la implementación de dos elementos obligatorios: herramientas de captura y herramientas de procesamiento. Sin estos dos factores, el procesamiento desmaterializado no será eficiente. De hecho, es muy bonito recoger información, pero ¿de qué sirve si no hay ningún sistema que la analice? Para ello, existen varias herramientas que permiten recoger, centralizar, transcribir y analizar los datos de presencia de sus empleados.
1- Las herramientas de captación
Instalados comúnmente en las empresas, los sistemas de captura fijos son sistemas de registro electrónicos rápidos y eficaces. Permiten recoger los datos de presencia, de manera anónima o nominativa, gracias a tecnologías más o menos complejas:
- Tarjeta RFID/NFC
- Escaneo de códigos de barras
- Identificación mediante botones IN & OUT
- Identificación por código personal
- Sistema de reconocimiento facial o biométrico
Estos herramientas registran las horas de entrada y salida de los trabajadores y transmiten estos datos de manera automatizada a sus sistemas de gestión.
Ventajas :
- Fácil de usar
- Rapidez en el registro
- Estructura resistente al vandalismo
- Adecuado para interiores y exteriores
- Personalización según las necesidades
Inconvenientes :
- Costes
- Mantenimiento
2- Las herramientas móviles
Otro método para seguir las presencias es el uso de aplicaciones móviles. Estas permiten a los empleados registrar sus horas de trabajo a distancia, generalmente desde un teléfono inteligente o una tableta. Este procedimiento facilita la gestión de los horarios, especialmente para los empleados que no trabajan en un lugar fijo o que están en diferentes obras para clientes.
Varias tecnologías permiten registrar el tiempo a través de una aplicación móvil: NFC, código QR, enlace de internet, etc. Estas aplicaciones pueden sincronizarse con el sistema de gestión de presencia de la empresa para una protección y gestión centralizada de los datos. ¿Lo mejor? Estos dispositivos digitales no se limitan solo al registro de tiempo y pueden combinar varias funcionalidades operativas (horarios, protocolos, seguimiento de intervenciones, etc.).
Ventajas :
- Racionalización de costes
- Flexibilidad y movilidad
- Accesibilidad
- Personalización
- Preconfiguración
Inconvenientes :
- Dependencia de una conexión a Internet
- Riesgos potenciales para la seguridad de los datos
- Despliegue y mantenimiento complejos
- Adopción a veces difícil
3- Los terminales conectados
Para digitalizar la gestión de la presencia, existe otra alternativa: los terminales conectados. Estos dispositivos modernos ofrecen a los usuarios la posibilidad de notificar su presencia y de enviar solicitudes personalizadas. Más acogedores, estos terminales proporcionan quioscos de servicios ajustables en función de su ubicación. Conectados a una plataforma de gestión, los terminales inteligentes permiten automatizar las intervenciones en respuesta a las necesidades de los agentes. Además, los datos recopilados se transmiten posteriormente para su procesamiento y análisis.
Ventajas :
- Precisión de los datos
- Reporte automático de la presencia
- Transparencia y disponibilidad de la información para las partes interesadas
- Automatización
- Seguridad de los datos
- Personalización de los servicios
Inconvenientes :
- Dependencia de una conexión a Internet
- Costo de despliegue del equipo
- Costo de mantenimiento elevado
- Necesidad de formación para los usuarios
- Posibles problemas técnicos o fallos
4- Los softwares de gestión de presencias
La gestión de la presencia realmente comienza cuando se han recopilado los tiempos de trabajo. Sin embargo, ¿cómo filtrar, clasificar y correlacionar los datos entre sí? Es en este momento preciso cuando intervienen los software de seguimiento. Una vez que los datos son enviados, estas herramientas procesan automáticamente la información mediante algoritmos analíticos. Identifican con precisión el origen de los datos, su naturaleza, y activan las acciones correctivas o alertas adecuadas a la situación.
Al ofrecer funcionalidades como paneles de control dinámicos, gestión de ausencias y generación de informes analíticos, los software de gestión de presencia son vectores de rendimiento para las organizaciones. Los reportes que producen refuerzan la relación de confianza entre los empleados y la empresa, así como con los clientes.
Ventajas :
- Identificación precisa del origen y la naturaleza de los datos
- Activación de acciones correctivas y alertas adecuadas
- Paneles de control dinámicos
- Gestión de ausencias y permisos
- Seguimiento en tiempo real de los efectivos
- Generación de informes analíticos
Inconvenientes :
- Coste de adquisición elevado
- Complejidad de implementación e integración con los sistemas existentes
- Dependencia de la conectividad
- Necesidad de formar a los usuarios
- Posibilidad de problemas técnicos
MoveWORK la plataforma para gestionar las presencias y ausencias
Para una gestión eficaz de las presencias, las herramientas de captura, aunque esenciales, son inútiles por sí solas. Para ser pertinentes, los equipos deben estar conectados a una plataforma de gestión, como MoveWORK Flow.
La integración de herramientas transversales como MoveWORK Flow responde a una necesidad estratégica en un panorama en constante evolución. En un entorno donde la reactividad es esencial, la centralización de los datos a través de una plataforma única se convierte en una ventaja clave para asegurar una comunicación fluida e instantánea entre los diferentes departamentos de la empresa. Al centralizar los datos relacionados con la presencia de los agentes, MoveWORK Flow ofrece una visión actualizada de la actividad y fomenta la colaboración.
Al permitir una gestión en tiempo real de las rutas, las ausencias y los retrasos, MoveWORK Flow le permite reaccionar rápidamente a los imprevistos. Al garantizar una continuidad del servicio en todas las circunstancias, asegura una satisfacción constante del cliente y, por ende, la sostenibilidad de su organización. Esta capacidad para reaccionar prontamente a los cambios es una ventaja competitiva indiscutible en un entorno ultracompetitivo.
Además, MoveWORK Flow integra un sistema inteligente que automatiza las intervenciones basándose en la situación de los agentes en el terreno. Si un agente está ausente, se activa un plan de reemplazo. Del mismo modo, si un agente se vuelve indisponible, sus responsabilidades se reasignan automáticamente al agente disponible más cercano. Esta automatización elimina inconvenientes y simplifica el trabajo de los responsables.
Su punto fuerte: ¡la interoperabilidad con sus software de recursos humanos! Al conectar sus herramientas empresariales con la plataforma, obtiene una visión completa de sus indicadores. El período de nómina se simplifica y los riesgos de descontento se reducen a cero.
