El protocolo de limpieza garantiza la seguridad de los pacientes, pero también la seguridad del personal hospitalario. Su ejecución está meticulosamente cronometrada, con etapas técnicas precisas y realizada según un procedimiento bien definido. En caso de error, la propagación de infecciones nosocomiales o agentes patógenos puede tener graves consecuencias.
Sin embargo, la mayoría de los centros hospitalarios todavía utilizan el seguimiento en papel para controlar las intervenciones de limpieza. Con este método, medir el rendimiento de un protocolo de limpieza no es tarea fácil. ¿Entonces, cómo hacerlo? ¿Qué herramientas utilizar? ¿Qué indicadores analizar? ¡MoveWORK te cuenta todo!
Protocolo de limpieza: ¿y si pasaras a la desmaterialización?
¿Quién realizó la intervención de limpieza del paciente 142? ¿Has realizado bien un mantenimiento secuencial? ¿Se han completado todas las etapas de desinfección? Sin un seguimiento, es imposible, como supervisor hospitalario de garantizar la conformidad de los protocolos.
Muy a menudo, trazas la realización de las intervenciones de limpieza con métodos limitados: hoja de papel, post-it, SMS, llamadas de WhatsApp… Esta gestión manual o telefónica es propensa a errores, olvidos y causa una gran desorganización en los servicios. El primer paso clave para medir el rendimiento de un protocolo de limpieza es la digitalización de su seguimiento. De hecho, digitalizar los protocolos presenta muchas ventajas operacionales indudables para medir las prestaciones de higiene, desinfección y limpieza.
El seguimiento digital ofrece una precisión y una fiabilidad de los datos superiores en comparación con las técnicas tradicionales. ¿Aún tienes dudas? Aquí tienes algunas razones que te harán dar el paso:
- La digitalización ahorra tiempo a tus agentes y hace que la ejecución de las tareas del protocolo de limpieza sea más eficiente, sin olvidos ni duplicados (lista de verificación, procesos en fotos, reporte de anomalías…).
- La desmaterialización permite registrar la trazabilidad de las acciones en tiempo real y rastrear el origen de los errores si es necesario. Esta trazabilidad de los protocolos de limpieza también te proporciona una prueba de conformidad con las normas, facilitando así el paso de las auditorías de certificación HAS.
- La digitalización de los protocolos de limpieza te permite identificar tendencias o puntos críticos, para luego optimizar los procedimientos y la distribución de los recursos.
- Al desmaterializar la gestión de los protocolos de limpieza, centralizas los datos en una misma herramienta. Esta centralización te permite reducir los costos administrativos y materiales, al mismo tiempo que actúas en una iniciativa de RSE al eliminar el papel.
- Las soluciones desmaterializadas son accesibles a través de dispositivos móviles, sin importar el sector donde se encuentren los agentes. Cada actor de la cadena de servicio dispone, en tiempo real, de una visión idéntica de la operación. Cual sea su función, los agentes hospitalarios saben dónde y cuándo intervenir.
Los indicadores de calidad a monitorear
Que trabajes en un entorno hospitalario, médico-social, farmacéutico o en un laboratorio, la conformidad de los protocolos de limpieza es esencial para mantener un ambiente saludable. Dependiendo de tu sector de actividad, podrías enfrentarte a diferentes tipos de mantenimiento o prestaciones : corriente, secuencial, desinfección de áreas altamente tocadas, zonas de riesgo, etc. Los factores a vigilar variarán según tus estructuras, tu clientela y el nivel de criticidad de las áreas a limpiar. Sin embargo, cada protocolo tiene varios indicadores comunes a seguir:
1. Indicadores de rendimiento operativo: El primer paso para medir la eficacia de un protocolo de limpieza es evaluar si ha sido correctamente realizado por el agente de servicio. Para ello, hay que recoger varios KPI simples:
- Tasa de ausentismo
- Tasa de trabajos excepcionales
- Número de tareas previstas vs. realizadas
- Número y cantidad de productos de limpieza utilizados
- Tiempo de realización de los servicios
- Número de anomalías detectadas
- Seguimiento de la frecuencia de las visitas por zona
- Tiempo de contacto de los desinfectantes
2. Indicadores de calidad: Una vez que se han analizado las intervenciones de limpieza, es importante medir si estas cumplen con las normas sanitarias y la normativa vigente:
- Número y distribución de las no conformidades detectadas
- Número y calificaciones de los controles de calidad
- Tasa de contaminación bacteriana antes y después de la limpieza
- Carga microbiana de las superficies
- Presencia de patógenos específicos
- Limpieza visual de las superficies
- Humedad residual
3. Indicadores de satisfacción: Además de los indicadores relacionados con la ejecución de los protocolos, puedes recurrir a las partes interesadas externas para medir el rendimiento de las operaciones. Diversos dispositivos permiten recoger la opinión de tus pacientes, personal sanitario y proveedores: encuestas de satisfacción, botones con emoticonos (por ejemplo, en los sanitarios), quioscos conectados, cuestionarios aleatorios, etc.
Métodos de medición del rendimiento de la limpieza
Después de haber realizado una auditoría de tu organización, analizado tus problemas e identificado tus necesidades, ¡es hora de pasar a la acción! De hecho, según el nivel de seguimiento que busques, la metodología para medir el rendimiento de tus protocolos de limpieza no será necesariamente la misma.
Existen varios métodos y técnicas para examinar la conformidad de tus procedimientos :
- Pruebas, muestras y análisis microbiológicos: Chromatografía, espectrometría, tiras reactivas… Las técnicas de muestreo, los cultivos bacterianos y las muestras en placas de contacto son comunes en el entorno hospitalario. Estas prácticas son algunas de las más fiables y precisos para medir la conformidad de un proceso de limpieza. Sin embargo, los resultados de estas pruebas suelen tardar mucho y requieren recursos importantes, a veces costosos.
- Auditorías visuales y controles de calidad: Para obtener una evaluación inmediata y en un momento específico de un protocolo de limpieza, el control de calidad es una opción interesante. Que sea realizada por escrito o de manera digital, esta inspección permite verificar una lista de criterios que demuestran la eficiencia de la prestación. Al digitalizar tus controles de calidad, puedes recopilar datos en tiempo real, correlacionarlos y detectar rápidamente el origen de las no conformidades. Los controles de calidad permiten una evaluación instantánea de la efectividad de la limpieza y, por lo tanto, una retroalimentación inmediata sobre el rendimiento. Proporcionan trazabilidad y documentación detallada que se puede consultar para referencias futuras. No obstante, las evaluaciones pueden ser subjetivas y variar de un auditor a otro, lo que puede afectar la coherencia de los resultados.
- Algoritmos inteligentes de gestión de la calidad: Para ir aún más allá, implementar un sistema de acciones correctivas automatizadas garantiza una alta calidad de servicio en todas las circunstancias. Dependiendo de la situación detectada, se activan automáticamente escenarios de intervención para resolver el problema. Esta trazabilidad es un medio eficaz para inscribir a tu organismo en un proceso de mejora continua.
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Las herramientas para seguir la conformidad de un protocolo de limpieza
Digitalizar el seguimiento del rendimiento de los protocolos de limpieza implica el uso de herramientas digitales. Según tus necesidades, tu presupuesto y tu tiempo, puedes elegir dispositivos más o menos complejos. El proceso de control de los procedimientos requiere, sin embargo, dos elementos técnicos imprescindibles: un equipo de captura para recopilar los datos y un sistema central para analizar la información.
Las aplicaciones móviles
¿El papel? ¡Nada mejor para cometer errores, alterar información o perder tiempo! Para recopilar datos de calidad, olvídate de la gestión manual y pasa directamente a dispositivos digitales. Entre las herramientas más simples e intuitivas de implementar se encuentran las aplicaciones móviles.
Gracias a su función de “movilidad”, las aplicaciones móviles permiten a los agentes hospitalarios especificar el progreso de su protocolo de limpieza dondequiera que se encuentren. Con un solo clic, el agente puede informar a su supervisor y a otros servicios hospitalarios sobre las tareas realizadas durante su turno. Si detecta un incidente, una anomalía o una no conformidad, se convierte en parte del proceso de calidad al alertar al responsable de la limpieza.
Además del seguimiento, las aplicaciones móviles son verdaderas asistentes conectadas. Estas herramientas permiten a los agentes de limpieza acceder a los protocolos de limpieza digitalizados e ilustrados para reducir el riesgo de errores. Según su ubicación y los flujos de intervención del día, saben exactamente qué procedimiento de limpieza se ha completado y en qué lugar.
En cuanto a la gestión, las aplicaciones móviles son una excelente manera de evaluar los protocolos de limpieza. El responsable de calidad o de limpieza puede realizar controles de calidad digitales utilizando plantillas preconfiguradas en su aplicación. Los controles se pueden personalizar según los lugares, las técnicas utilizadas y el nivel de conformidad deseado. Todos los datos se centralizan y se agrupan mediante informes en una herramienta analítica.
Sensores y equipos conectados
Además de los dispositivos móviles, los datos relacionados con el rendimiento de los protocolos de limpieza se pueden recopilar a través de equipos conectados. Estos mecanismos permiten recoger información sin necesidad de intervención humana directa.
Por ejemplo, los sensores IoT analizan continuamente continuamente, ciertos indicadores del entorno y detectan en tiempo real las variaciones.
En caso de una diferencia notable respecto a las condiciones establecidas, se genera inmediatamente una alerta para señalar una posible anomalía o un desvío. La automatización de la recopilación de datos reduce las intervenciones humanas y ahorra tiempo valioso a los equipos hospitalarios. Los sensores pueden proporcionar indicadores detallados como la temperatura, la humedad, la calidad del aire o la presencia de contaminantes.
Los programas de gestión y de trazabilidad de la calidad
Una vez que se han recopilado los datos, ¿cómo tratarlos? Para ello, existen herramientas de gestión y análisis que evalúan automáticamente la calidad y el rendimiento de los protocolos de limpieza. Estas herramientas centralizan, correlacionan, siguen y analizan los indicadores de conformidad en una interfaz única e intuitiva.
Estos programas de trazabilidad de la calidad ofrecen una visión general clara y organizada del rendimiento de los protocolos de limpieza. Automatizan numerosas tareas administrativas y de informes, para liberar tiempo para la interpretación de los datos. Además, con paneles de control personalizados, los programas de gestión aceleran la toma de decisiones estratégicas y mejoran continuamente la calidad de los procesos. Proporcionan una trazabilidad completa de todas las acciones e intervenciones para detectar casi instantáneamente los puntos críticos o las áreas de mejora.
MoveWORK Flow: la plataforma que analiza y corrige tus protocolos de limpieza
Para gestionar eficazmente el rendimiento de los protocolos de limpieza, la trazabilidad y el intercambio de datos entre los servicios hospitalarios son imprescindibles. ¡Y eso, MoveWORK lo ha entendido perfectamente! Por eso, hemos desarrollado una solución en la que la transversalidad está en el corazón del sistema: la plataforma MoveWORK Flow.
Para seguir la conformidad de los protocolos y el cumplimiento de las normas sanitarias, MoveWORK Flow utiliza un ecosistema de equipos conectados de vanguardia: aplicaciones móviles por perfil, equipos de higiene conectada JVD, sensores IoT… Estos dispositivos permiten obtener un mapeo preciso de los edificios y una visión de todos los flujos en tiempo real. Cada etapa del protocolo de limpieza se sigue con minuciosidad y los indicadores de calidad del mismo se vigilan de manera continua.
Además, MoveWORK Flow se integra de manera fluida con los software existentes. Cada información es transferida al destinatario adecuado, garantizando así una sinergia perfecta entre los diferentes departamentos.
Gracias a sus capacidades de análisis avanzadas, MoveWORK Flow anticipa los problemas potenciales y optimiza los protocolos de limpieza basándose en datos históricos. La plataforma fomenta una mejora constante de los procesos al identificar automáticamente las ineficiencias y proponer soluciones correctivas automatizadas. Todos estos KPI se reflejan en informes a medida, adaptados a las necesidades específicas de cada servicio.
Finalmente, la plataforma MoveWORK Flow es accesible desde cualquier dispositivo conectado, ofreciendo una flexibilidad y movilidad aumentadas para los usuarios, ya sea en el campo o en la oficina.
