Desde hace muchos años, la gestión hospitalaria en Francia enfrenta importantes disfunciones organizativas. Entre las restricciones presupuestarias, la falta de personal y las exigencias normativas, gestionar estas entidades es un verdadero desafío. Para hacer frente a estas problemáticas, los centros de salud han comenzado a invertir en la digitalización de los procesos operativos. ¿También quieres dar el paso? Descubras todas las herramientas eficaces para coordinar a tus equipos y optimizar tu gestión hospitalaria a largo plazo.
Porqué digitalizar tu gestión hospitalaria ?
La crisis del Covid-19 y las deficiencias hospitalarias de este periodo han puesto de manifiesto la necesidad de optimizar la gestión hospitalaria. Con más de 500 centros de salud en España y más de un millón de profesionales que coordinar, el management hospitalario se vuelve cada vez más complejo: presupuestos reducidos, cierre de camas, gestión de stocks en flujo tenso… Los responsables de salud se enfrentan a exigencias de rendimiento y trazabilidad que son difíciles de alcanzar con los métodos de gestión tradicionales (papel, SMS, llamadas…).
En este contexto, la transformación digital es una herramienta esencial para optimizar de manera eficaz tu gestión hospitalaria.
Para optimizar la gestión de los recursos humanos
Ante el deterioro general de las condiciones de trabajo en la gestión hospitalaria, los centros de salud se enfrentan a importantes problemas humanos: falta crónica de personal, alta rotación, aumento de casos de burn-out y agotamiento profesional, renuncias… Ya sean clínicas privadas u hospitales públicos, la dificultad para retener al personal es palpable.
Como resultado, esta falta de recursos humanos genera una sobrecarga de trabajo y un aumento de la presión operativa. Combinado con una mala gestión hospitalaria y planificación de los horarios, las consecuencias organizativas son dramáticas: errores en las nóminas, ausencia de turnos de guardia o reemplazos, disminución de la calidad de los cuidados… En este contexto, las herramientas de gestión contrarrestan drásticamente estos efectos negativos y permiten:
- Automatizar y optimizar la distribución del personal: Los algoritmos inteligentes anticipan los picos de actividad, proponen ajustes proactivos y, así, reducen las situaciones de tensión. Las aplicaciones móviles facilitan el intercambio de turnos, permiten reaccionar rápidamente ante ausencias y ofrecen mayor flexibilidad a los equipos de la gestión hospitalaria, que visualizan fácilmente su carga de trabajo.
- Digitalizar y automatizar los procesos administrativos: ¡Adiós a las horas perdidas en la recopilación y el procesamiento de datos para los responsables de salud! Las herramientas de gestión digital centralizan todos los indicadores de presencia y ofrecen una visión clara de la situación. ¿Quién está presente? ¿Quién está disponible para una guardia? ¿Cuántas horas extras se han realizado? Todo se presenta en paneles de control. El tiempo que antes se perdía buscando esta información en innumerables soportes (papeles, SMS, notas adhesivas, pizarras…) ahora se reinvierte en la calidad del cuidado.
- Mejorar el bienestar de los equipos hospitalarios: Gracias a un seguimiento preciso de los indicadores de recursos humanos en la gestión hospitalaria, las situaciones de riesgo se detectan y resuelven casi instantáneamente. La fiabilidad de los datos elimina los errores en las nóminas, la planificación inteligente favorece una mejor conciliación entre la vida profesional y personal, y la digitalización de los intercambios reduce las incertidumbres organizativas.
Para mejorar la calidad y la conformidad
El deterioro de los recursos humanos en la gestión hospitalaria tiene un efecto dominó en todos los procesos de la estructura. Cuantas menos sean las personas disponibles, mayor será el tiempo de atención, más saturados estarán los servicios y más deficiente será la coordinación. La falta de estandarización en los procesos genera variabilidad en los procedimientos entre un servicio y otro, lo que aumenta la cantidad de errores evitables.
Por ello, la digitalización de los procesos operativos se impone como una solución eficaz para abordar estas disfunciones. Permite:
- Mejorar la comunicación entre servicios: Con las herramientas digitales, todos los eventos en la gestión hospitalaria se recopilan de manera uniforme y v están visibles en tiempo real para las partes.
Esta organización digital permite una reacción inmediata ante imprevistos, alerta a los protagonistas
relevantes en cuestión de segundos y facilita el seguimiento remoto de las atenciones. ¿Se necesita
una intervención de limpieza? El equipo responsable está en camino y el personal sanitario es
informado. ¿Falta gel hidroalcohólico en la sala de espera? El ASH más cercano toma el relevo y se
evita el riesgo de desabastecimiento.
- Optimizar la asignación de camas y la gestión de intervenciones:
Las soluciones digitales ofrecen una visión panorámica y actualizada de la disponibilidad en cada habitación de pacientes, en cada servicio hospitalario y en cada edificio. Esta transparencia permite a los equipos visualizar instantáneamente las tasas de ocupación y anticipar las necesidades de intervención. La correlación entre las entradas programadas, las salidas y las camas no disponibles por tareas de limpieza permite ajustar el programa según las capacidades de acogida, garantizando una atención de calidad en cualquier circunstancia. - Garantizar el cumplimiento y gestionar los riesgos sanitarios: Los sistemas digitales permiten un monitoreo constante de los indicadores de higiene y las normas hospitalarias. Esta detección temprana reduce el riesgo de infecciones nosocomiales, asegurando una seguridad continua para los pacientes. Los protocolos están disponibles a través de interfaces seguras, actualizados y consultables al instante. Además, el análisis automatizado de eventos adversos facilita la implementación rápida de acciones correctivas.
Para reducir los costes de la gestión hospitalaria
Por último, el mayor desafío de la gestión hospitalaria es, sin duda, la gestión financiera. Los presupuestos insuficientes de los centros de salud no siempre permiten cubrir los gastos, lo que afecta directamente la calidad de los cuidados proporcionados. Los equipos obsoletos y las rupturas de stock de materiales médicos obligan a los hospitales a recurrir a soluciones de emergencia costosas.
Sin embargo, en este contexto de alta presión, la digitalización se presenta como una herramienta clave para racionalizar los gastos hospitalarios. Al centralizar los datos, los softwares de gestión permiten una mejor distribución de los recursos y, por tanto, una reducción de los desperdicios. Por ejemplo, la digitalización de los horarios disminuye el uso excesivo de horas extra, que suelen ser muy costosas. La automatización de las intervenciones de limpieza o de reposición de consumibles garantiza que estas se realicen únicamente cuando son necesarias.
Además, la implementación de softwares de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador permite planificar intervenciones preventivas y alargar la vida útil de los equipos.cFinalmente, la digitalización fomenta una gestión hospitalaria más transparente de los contratos de servicios externalizados. Con herramientas de seguimiento y análisis en tiempo real, los hospitales pueden controlar mejor la calidad y la facturación de los proveedores.
Las herramientas indispensables de la gestión hospitalaria
Ahora que estás convencido de los beneficios de digitalizar tu gestión hospitalaria, ¡es momento de elegir la herramienta más adecuada para tus necesidades! ERP especializados, CRM, software de gestión de intervenciones… Existen muchas opciones disponibles y no siempre es fácil decidir. La elección del software ideal dependerá, entre otros factores, de:
- La tipología y el tipo de indicadores que deseas monitorizar: DMS, tasas de ocupación, tiempos de espera, presencia del personal sanitario, tareas realizadas, calidad…
- La adaptabilidad a las especificidades del servicio: Especialidad médica, tamaño, organización interna.
- La facilidad de uso y la ergonomía para el personal: Un software intuitivo favorece la adopción por parte de los equipos.
- La interoperabilidad con el sistema de información hospitalaria existente: Es crucial para garantizar una integración fluida.
- El análisis de los flujos de pacientes y los recorridos de atención: Una visión global ayuda a identificar puntos de mejora.
- El cumplimiento de las normativas y el nivel de trazabilidad requerido: Garantizar que se cumplan las exigencias legales.
- El soporte técnico y el mantenimiento ofrecidos por el proveedor: La disponibilidad de asistencia puede marcar la diferencia.
- El coste total del sistema: Incluyendo la licencia, mantenimiento, formación y posibles actualizaciones.
`Elige con cuidado para asegurar una transición fluida hacia una gestión hospitalaria más eficiente y moderna.
Los equipos conectado y sensores IOT
En un momento en que la calidad de los cuidados es una prioridad, los centros de salud están cada vez más apostando por la digitalización y equipándose con dispositivos conectados. Quioscos de servicios, terminales inteligentes, sensores… Estos equipos se han convertido en la principal ventaja para modernizar tus instalaciones y rastrear los flujos dentro de ellas.
Los equipos de fichaje
Los terminales de identificación de nueva generación, equipados con lectores RFID, tecnologías NFC o infrarrojas, permiten un seguimiento preciso de las entradas y salidas del personal hospitalario. Estos datos se integran automáticamente en los softwares de planificación y gestión de recursos humanos, facilitando así el cálculo de las horas trabajadas. Gracias a la recolección de información en tiempo real, la gestión de las rotaciones de equipos se facilita y los responsables de salud pueden adaptar fácilmente el personal según las necesidades.
Los equipos de higiene conectados
Gel hidroalcohólico, papel, jabones desinfectantes… Los dispensadores inteligentes registran cada uso y alertan automáticamente a los servicios técnicos cuando es necesario reponer los suministros. Acoplados a los sensores de detección de lavado de manos ubicados cerca de los puntos de agua, proporcionan estadísticas precisas sobre el cumplimiento de los protocolos de higiene. Las pantallas interactivas recuerdan las buenas prácticas e incentivan al personal, así como a los visitantes, a mantener las normas de higiene sanitaria.
Los sensores IOT
Gracias a una red de sensores IoT, puedes monitorear de manera continua los parámetros ambientales de tu servicio hospitalario: temperatura, humedad, niveles de CO2, partículas en suspensión… Estos dispositivos son especialmente cruciales en zonas sensibles, como las unidades de reanimación, cuidados intensivos o las salas de almacenamiento de medicamentos. Las alertas automáticas permiten una intervención rápida en caso de que se superen los umbrales establecidos y garantizan la seguridad del entorno hospitalario.
Además, el IoT también permite medir el flujo de circulación de pacientes, visitantes y personal mediante sensores de conteo o paso. Estos datos alimentan algoritmos que identifican los picos de afluencia, los cuellos de botella y las zonas de congestión. Así, los responsables pueden reorganizar los recorridos, adaptar los horarios de las consultas y optimizar el uso de los espacios.
Les applications mobiles
La revolución digital de la gestión hospitalaria ahora también llega a los equipos en el terreno. Con aplicaciones móviles operativas, accesibles desde smartphones y tabletas, los profesionales optimizan la calidad y la eficiencia de los servicios. Por un lado, las aplicaciones móviles permiten a los agentes visualizar instantáneamente su planificación de intervenciones y su recorrido. Cada tarea se detalla con sus especificaciones, nivel de prioridad y tiempo estimado de ejecución. De esta manera, los agentes pueden organizar su jornada de manera eficiente, validar en tiempo real los servicios realizados y generar automáticamente informes de intervención.
A continuación, la interfaz móvil ofrece un sistema de reporte instantáneo de los incidentes ocurridos en el servicio hospitalario.
Los agentes pueden describir la situación, agregar fotos y categorizar el nivel de urgencia. Esta retroalimentación permite una atención rápida por parte de los equipos de soporte, que pueden acceder a una base de soluciones o a protocolos digitales personalizados para resolver los problemas identificados.
Por otro lado, las aplicaciones móviles integran funcionalidades avanzadas de control de calidad. Personal sanitario, responsables de salud, enfermeros y otros profesionales pueden evaluar la conformidad de los servicios con solo unos clics. Una biblioteca digital pone a disposición los protocolos de acciones correctivas, adaptados según la zona geográfica y el tipo de anomalía detectada. Todos los actores del servicio hospitalario participan en un proceso de mejora continua y optimización de la gestión hospitalaria.
Los softwares de gestión hospitalaria
Bueno, todo esto suena muy bien, pero ¿qué hacer con todos esos datos una vez recolectados? Ahí es donde entran en juego los softwares o plataformas de gestión hospitalaria. Toda la información recogida se sincroniza con un sistema central, permitiendo un análisis profundo de las performances. Los sistemas de gestión se convierten en la columna vertebral de la administración del servicio hospitalario:
- Herramientas de planificación y gestión de recursos humanos: Estos sistemas integran las restricciones de competencias, zonas geográficas, tiempos de desplazamiento y especializaciones para generar horarios optimizados. La inteligencia artificial analiza los historiales de intervenciones para ajustar las previsiones de carga y sugerir ajustes proactivos. Los supervisores pueden equilibrar la carga de trabajo, gestionar ausencias y ajustar rápidamente los horarios ante imprevistos.
- Software de control de calidad: Estas herramientas permiten un seguimiento riguroso de los estándares esperados en el servicio hospitalario. Centralizan los controles de calidad, detectan automáticamente las desviaciones y activan acciones correctivas inmediatas. Estos programas facilitan las auditorías internas y externas gracias a un historial completo de indicadores.
- Soluciones de ticketing: Con estos dispositivos digitales, cada solicitud es calificada, priorizada y dirigida a los equipos competentes. El sistema registra las acciones realizadas, calcula los tiempos de resolución e identifica problemas recurrentes. Los análisis predictivos incluso permiten anticipar algunas fallas.
- Herramientas de análisis: Estos motores analíticos transforman los datos operacionales en indicadores de desempeño relevantes. Los tableros personalizables presentan los KPIs esenciales: tasa de ejecución de servicios, tiempos de intervención, satisfacción del paciente, productividad de los equipos… Las funcionalidades avanzadas de informes permiten generar automáticamente balances de actividades e identificar áreas de optimización.
MoveWORK Flow : la plataforma tranversal para la gestión hospitalaria
Gestión de las presencias, trazabilidad de intervenciones, control de calidad, informes… ¿Por qué segmentar las herramientas cuando puedes racionalizar todas las necesidades de tu servicio hospitalario en una sola solución? MoveWORK ha utilizado su experiencia en Facility Management para diseñar un sistema de gestión hospitalaria 360°.
Gracias a su ecosistema de dispositivos conectados, MoveWORK te ofrece una visibilidad total sobre el rendimiento de tu servicio hospitalario. Los informes automatizados permiten que tomes decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados constantemente. Además, la plataforma se adapta a tus necesidades específicas, ya sea en un hospital pequeño o en una red de hospitales más grande, asegurando que todas las operaciones sean gestionadas de manera ágil y eficiente, mejorando tanto la calidad del servicio como el bienestar del personal y los pacientes.
Todo está centralizado y estandarizado para todos los interlocutores. Tus agentes hospitalarios pueden reportar incidentes o necesidades dondequiera que se encuentren, gracias a las aplicaciones móviles especializadas que funcionan incluso sin conexión. Cada actor del servicio hospitalario sabe dónde actuar, cuándo y cómo realizar sus intervenciones.
La plataforma MoveWORK Flow sigue en tiempo real todos los flujos de tu servicio hospitalario. En tableros intuitivos y claros, toda la información está modelada de forma gráfica, correlacionada entre sí y analizada automáticamente. ¿Quién estaba de guardia en el servicio de ortopedia? ¿Quién se encargó del bionettoyage de la habitación 302? ¿Cómo va la solicitud de lavandería de la encargada de salud del área de reanimación? Con MoveWORK Flow, ya no tienes que hacerte esas preguntas y todos esos problemas cotidianos desaparecen. Tus equipos ganan tiempo y el bienestar general del servicio hospitalario mejora.
Más que un simple seguimiento, la plataforma MoveWORK Flow permite automatizar todos tus procesos. Su sistema inteligente analiza los movimientos de tu establecimiento de salud y determina los planes de acción a activar según los indicadores. ¿Un ASH está ausente? Se localiza al agente disponible y competente más cercano, se ajusta su planificación y las tareas a realizar se redistribuyen al instante. ¿Se detecta una no conformidad? Se activa automáticamente un plan de acción correctiva para una reacción óptima.
En conclusión, la solución MoveWORK Flow se posiciona como una herramienta imprescindible para la gestión de tu servicio hospitalario. Su transversalidad permite optimizar las operaciones, asegurar un seguimiento preciso de tu conformidad y transformar tu servicio en una organización ágil, inteligente y orientada al bienestar colectivo.
