¿He alcanzado el nivel de calidad de servicio esperado? ¿Mis agentes han sido lo suficientemente puntuales este mes? ¿Qué indicadores de rendimiento debo compartir con mi cliente en la revisión de actividad? Hacer el seguimiento de los compromisos contractuales no siempre es sencillo y puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Por suerte, existen herramientas innovadoras que alivian la presión durante el estresante periodo de envío de informes de rendimiento. Descubre los mejores dispositivos para seguir tus compromisos contractuales y compartirlos con tus clientes.
Herramientas de seguimiento contractual: ¿por qué pasarse a lo digital?
Cuantos más contratos ganes con tus clientes, más difícil se vuelve hacer el seguimiento de tus compromisos contractuales. De hecho, no puedes estar en todas partes al mismo tiempo. Entre la información administrativa, los aspectos estratégicos y los parámetros operativos, te ves desbordado por la cantidad de datos que hay que gestionar. Y en este caso, ¡el papel es tu peor enemigo! Por eso, digitalizar el seguimiento de tus compromisos se presenta como la mejor opción.
Para mejorar la calidad del servicio
¿Cuántas horas pierdes cada día recopilando datos sobre tu rendimiento y el de tus equipos? ¿Y cuánto tiempo pierdes también en comprender, modelar y procesar esa misma información? Acumulado a lo largo de
un año entero, eso representa días, incluso semanas, de trabajo desperdiciado. Y ni hablemos del dinero malgastado en estas tareas administrativas. ¿Quién tiene la culpa? ¡Tus procesos en papel!
Efectivamente, hacer el seguimiento de los compromisos contractuales en formato papel es totalmente contraproducente. Entre las hojas operativas que se pierden, los post-its garabateados a toda prisa y las llamadas no registradas por WhatsApp, la información importante se dispersa por todas partes. Mientras tanto, la digitalización de los contratos te ofrece una alternativa completamente diferente. Al automatizar el seguimiento y la gestión de tus KPI contractuales, ganas tiempo y puedes concentrarte en un aspecto clave: la optimización de la calidad del servicio. Las herramientas de seguimiento de compromisos contractuales permiten remontar las situaciones en tiempo real y con fiabilidad. Así, gracias a gráficos con datos relevantes, identificas fácilmente los puntos críticos o las áreas de mejora sobre el terreno. Las desviaciones se detectan en pocos minutos y puedes corregir rápidamente el rumbo para mantener un servicio de calidad y evitar penalizaciones.
Para mejorar la satisfacción de tus clientes
Un servicio impecable significa, sin duda, clientes satisfechos. La digitalización de los compromisos contractuales te permite demostrar el cumplimiento del pliego de condiciones sin dificultad. Ya sea a través de un informe de actividad claro y estructurado o mediante servicios altamente eficientes, fortaleces cada día un poco más la confianza de tus clientes. Gracias a las herramientas digitales, tus clientes pueden seguir con precisión los plazos, el avance de las entregas y el cumplimiento de los compromisos establecidos en el contrato. La brecha entre la promesa y la realidad desaparece, y la credibilidad de tu empresa se ve reforzada.
Además, el seguimiento digital de los compromisos contractuales es un verdadero argumento comercial diferenciador. Las herramientas de seguimiento contractual te permiten ofrecer portales personalizados para tus clientes, donde cada indicador puede medirse en tiempo real. ¡Y eso les encantará! Se acabó el tiempo en que tenían que perseguir tus informes o pedirte constantemente reportes de tus actividades. Esta transparencia representa una ventaja competitiva indiscutible para fidelizar contratos y ganar nuevos mercados o licitaciones.
¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir un compromiso contractual?
¿Qué pasaría si no cumplieras con las obligaciones contractuales establecidas en tu contrato? La digitalización de los compromisos es, ante todo, una forma de protegerte a ti y a tus empleados. Los riesgos en caso de incumplimiento de los compromisos son múltiples (ver Código Civil):
- La negativa o suspensión de la ejecución de los compromisos por parte contraria: En caso de incumplimiento de las garantías definidas en el contrato, la parte afectada también puede decidir dejar de cumplir con sus obligaciones. Sin embargo, para ello, el incumplimiento inicial debe considerarse grave. Esta suspensión también puede aplicarse si el contratista no respeta los plazos establecidos en el contrato y pone en peligro la actividad o la viabilidad de la parte contraria.
- Las acciones legales: Ya sea por parte del proveedor o del cliente, el incumplimiento de las obligaciones contractuales puede dar lugar a un requerimiento formal y a un proceso judicial. En caso de sentencia, el acusado se expone a multas, reembolsos, pago de daños y perjuicios o incluso sanciones relacionadas con su actividad. ¡Y atención, el coste de todo el proceso penal puede ser imputado a la parte culpable!
- La reducción del precio o tarifa: En caso de incumplimiento de los compromisos contractuales, la parte que sufre el perjuicio puede exigir una reducción del precio del servicio previsto en el contrato, mediante vía judicial. Esta reducción suele ser proporcional al daño sufrido y no afecta la naturaleza del servicio esperado.
- La rescisión del contrato: Ante un conflicto sobre los compromisos, cada parte tiene derecho a solicitar la finalización del contrato en curso. La rescisión puede gestionarse de mutuo acuerdo o mediante una decisión judicial si no se alcanza un acuerdo.
Además de las consecuencias financieras, el incumplimiento de tus compromisos contractuales también puede afectar negativamente la imagen de tu marca. El boca a boca corre rápido. Estas situaciones conflictivas y negativas impactan tu credibilidad y disminuyen indirectamente tu atractivo comercial.
Las mejores herramientas para hacer seguimiento de tus compromisos contractuales
Para digitalizar el seguimiento de tus compromisos contractuales, la única opción es equiparte con herramientas adecuadas. Software, aplicaciones móviles, sensores IoT… Las opciones disponibles son muchas, pero no todas coincidirán con tu organización o sector de actividad.
No te preocupes, MoveWORK hace un resumen para ayudarte a orientarte.
Las aplicaciones móviles
¿Quién está mejor ubicado que tus agentes para transmitirte información sobre lo que sucede en el terreno? Cuantos más contratos firmes con clientes, más complicado será verificar el cumplimiento de tus compromisos contractuales en todos los sitios de intervención. Y como todavía no es posible duplicarte, equiparte con herramientas móviles aparece como una opción interesante.
Gracias a su carácter portátil, las aplicaciones móviles permiten a tus equipos recopilar datos ya sea en puntos fijos o en puntos aleatorios. Su configuración personalizable te permite ajustar los puntos de control según tus diferentes contratos.
- Aplicaciones de fichaje:
Cuando tus compromisos contractuales se limitan a la prueba de realización de uno o varios servicios, las aplicaciones de fichaje pueden ser una opción de seguimiento. Estos dispositivos móviles permiten registrar los inicios y fines de turno en un sitio específico o durante una ruta móvil. Así puedes garantizar que el servicio se presta dentro del plazo establecido y demostrar a tus clientes el paso de tus equipos mediante geolocalización. El conjunto de funcionalidades varía de una aplicación a otra.
Nuestras recomendaciones: Skello para un fichaje básico
Lucca para un enfoque en Recursos Humanos
myMissions para un asistente completo para tus agentes - Aplicaciones de control de calidad:
Si tus pliegos de condiciones son mucho más complejos y requieren una trazabilidad avanzada, mejor opta por especialistas en calidad. Estas aplicaciones están diseñadas para rastrear el cumplimiento de tus compromisos contractuales con estrictas tablas de referencia. Tasa de conformidad, tiempo de realización de tareas, puntos de control con fotos… ¡Nada queda al azar! Con la creación de sistemas de puntuación, evalúas tu desempeño en tiempo real y ajustas si es necesario. Tus responsables de sitio o jefes de sector pueden proporcionarte informes completos, específicos, fiables y automatizados sobre tus indicadores de desempeño.
Nuestras recomendaciones: Bluekango para auditorías y certificaciones ISO
myDecisions para control de calidad automatizado
myMissions Indoor para ultra limpieza y ambientes sensibles
Las plataformas de informes
Obtener información del terreno es útil. Pero transformarla en datos útiles para tomar decisiones es aún mejor. En este sentido, las plataformas de informes se convierten en alternativas interesantes para hacer seguimiento del cumplimiento de tus compromisos contractuales. Estas herramientas analíticas generan gráficos variados para interpretar los flujos de datos recogidos en tus sitios de intervención.
Curvas de evolución, diagramas, gráficos circulares… Las posibilidades de modelado son múltiples. Gracias a la configuración, más o menos compleja, del seguimiento de tus indicadores, obtienes una visión centralizada de tus compromisos contractuales. Además, las plataformas de informes te permiten integrar diferentes fuentes de datos externas en su interfaz para una correlación inteligente de la información. A partir de este material, puedes crear informes personalizados para publicar revisiones de actividad sintéticas y claras a tus clientes.
Nuestras recomendaciones: Power BI ideal para combinar tus datos de Microsoft (Excel, Azure…)
Qlik Sense para un análisis enriquecido por IA
Tableau by Saleforces para una automatización analítica avanzada
Las plataformas de gestión
Para ir más allá del simple análisis de datos, existen herramientas que garantizan el cumplimiento de tus compromisos contractuales en todas las circunstancias: las plataformas de gestión. Además de recopilar y registrar tus indicadores, estos sistemas te permiten activar acciones, de forma automática o manual, directamente en el terreno.
Un control de calidad no ha alcanzado el umbral de aceptación definido en tu pliego de condiciones? Puedes iniciar un plan de acción correctivo en el lugar adecuado para corregir la anomalía. ¿Un agente de servicio está ausente hoy y no podrá cumplir con las obligaciones contractuales? Con un solo clic, lanzas el reemplazo con otro agente competente y disponible. Los sistemas inteligentes de las plataformas de gestión permiten tanto recopilar datos como identificar las acciones más adecuadas para la situación detectada. Esta trazabilidad en tiempo real favorece tu capacidad de reacción y optimiza el mantenimiento del cumplimiento de tus compromisos contractuales, incluso en cientos de sitios clientes simultáneamente.
Nuestras recomendaciones: MoveWORK Flow la plataforma 360° para automatizar tus actividades Urbest la plataforma de seguimiento colaborativo
Wave la plataforma para edificios
Los portales para clientes
Ahora que estás equipado para hacer seguimiento de tus exigencias contractuales, ¿cómo las compartes con tus clientes? Muy a menudo, los indicadores de rendimiento se refieren únicamente a tu funcionamiento interno y no deseas divulgar todos ellos a tus clientes. Tasas de absentismo, retrasos, no conformidades… Todos estos elementos podrían dañar tu reputación y, por lo tanto, no es necesario mostrarlos si no forman parte de tus obligaciones.
Y resulta que algunas herramientas digitales han comprendido muy bien esta problemática: ¡los portales para clientes! Estos dispositivos digitales te permiten clasificar fácilmente tus datos para construir paneles personalizados según tus contratos. Rendimiento por sitio, por región o por equipo, modulas la información a tu gusto y según los compromisos contractuales que debes cumplir. Los portales para clientes también te permiten de
compartir documentos específicos en espacios digitales seguros: revisiones de actividades, procedimientos de seguridad, certificaciones bajo normas ISO… Esta transparencia es un verdadero valor añadido para tus clientes, quienes además de serle fieles, ¡te recomendarán con seguridad!
Nuestras recomendaciones: MoveWORK Flow para portales de clientes a medida que combinan
reportes y kioscos de solicitudes personalizadas
Service Now el centro de servicios modular
