¡Di adiós a los documentos en papel extraviados, a los errores de entrada de datos y a las tareas administrativas que consumen mucho tiempo! Hoy en día, la digitalización de las órdenes de trabajo se presenta como una solución indispensable. Gracias a las aplicaciones móviles dedicadas, ahora es posible generar, desmaterializar, gestionar y archivar las órdenes de trabajo con unos pocos clics. Indispensables en el mundo profesional, las aplicaciones de órdenes de trabajo facilitan la gestión de los equipos y simplifican numerosas tareas, especialmente para los empleados en desplazamiento. Su accesibilidad instantánea y su ergonomía intuitiva las convierten en herramientas esenciales para optimizar la eficiencia operativa. Pero, frente a una oferta cada vez más amplia, ¿cómo elegir la aplicación más adecuada a sus necesidades? Descubra las mejores aplicaciones para digitalizar sus órdenes de trabajo.
¿Por qué digitalizar sus órdenes de trabajo?
¡Se acabó la era del papel, de los documentos extraviados y del dinero tirado por la ventana! ¡No pierda más horas valiosas buscando expedientes por toda la ciudad o realizando desplazamientos innecesarios entre sus sitios de clientes! Para sobrevivir en mercados donde la competencia es feroz, la única solución es ofrecer un servicio reactivo. ¡Pero con el papel, no es tan fácil! Pasar a las órdenes de trabajo digitales ya no es un lujo, sino una necesidad.
Sin embargo, aunque la gestión de las órdenes de trabajo en papel es una carga, muchas empresas aún no han dado el salto al mundo digital. De hecho, muchos supervisores siguen imprimiendo las órdenes en formato papel, a menudo sin especificar la fecha ni la duración de los servicios. Luego las transmiten a sus agentes sin indicaciones y los errores no tardan en aparecer.
Día tras día, las órdenes de trabajo en papel se acumulan y, al final de la semana, los agentes entregan decenas de hojas simultáneamente a los responsables. Como resultado, las empresas se enfrentan a diversos inconvenientes operativos, logísticos y financieros:
- Pérdida de tiempo significativa: Cada agente dedica aproximadamente una hora por semana al relleno de las órdenes en papel. Este tiempo perdido se acumula a lo largo de las semanas, los meses y representa una carga de trabajo considerable para las empresas.
- Carga administrativa aumentada: La empresa dedica un promedio de 10 horas por semana para recolectar, ingresar y procesar manualmente los documentos en papel. Esta tarea administrativa es repetitiva, consume mucho tiempo y es tediosa para los colaboradores. Además de requerir varios recursos humanos, impacta la productividad global y favorece la fatiga profesional.
- Aumento de los riesgos de errores: El ingreso manual de la información genera inevitablemente errores, como olvidos, incoherencias o dificultades para descifrar algunas escrituras manuscritas. Estos errores pueden comprometer la calidad del seguimiento de las intervenciones y retrasar algunas acciones correctivas.
- Falta de trazabilidad y transparencia: La ausencia de un seguimiento digitalizado dificulta el acceso a la información en tiempo real. Se vuelve entonces complejo responder a preguntas que deberían ser básicas: ¿Dónde tuvo lugar la intervención? ¿Cuándo se realizó? ¿Por quién? ¿De qué manera? ¿El cliente realmente la aprobó? Esta falta de visibilidad puede perjudicar la coordinación de los equipos y la satisfacción de los clientes.
- Costos adicionales relacionados con las impresiones y los desplazamientos: La impresión de documentos, su almacenamiento y transmisión física genera costos innecesarios: alquileres, cartuchos de tinta, resmas de papel… ¡Y eso no es todo! La gasolina, los gastos de mantenimiento de los vehículos, las reparaciones se añaden a la lista debido a los innumerables idas y vueltas de los agentes para entregar o recoger las órdenes de trabajo en papel.
- Facturación compleja y fuentes de errores a fin de mes: La falta de un sistema estructurado de gestión de intervenciones genera dificultades a la hora de facturar los servicios prestados. La falta de información precisa, la pérdida de documentos y la imposibilidad de proporcionar una prueba formal de la ejecución de las tareas pueden retrasar la facturación y generar disputas con los clientes.
¿Qué criterios tener en cuenta para elegir una aplicación de órdenes de trabajo?
Frente a la multitud de aplicaciones disponibles en el mercado, no siempre es fácil elegir una solución adecuada a sus necesidades. Para simplificarle el proceso, debe tener en cuenta ciertos criterios al seleccionar su herramienta:
Simplicidad y accesibilidad: La aplicación debe ser fácil de usar tanto para los agentes en el campo como para los equipos administrativos. Dependiendo del sector, puede enfrentarse a una mano de obra cosmopolita. Por lo tanto, la aplicación de órdenes de trabajo debe estar disponible en varios idiomas, en diferentes modelos de móviles y computadoras, y con un modo sin conexión para intervenciones en zonas sin cobertura.
Personalización: La herramienta debe permitir adaptar los formularios a las especificidades de sus procesos internos: agregar campos, archivos adjuntos, imágenes, botones, protocolos, emoticonos, firmas…
Seguimiento y trazabilidad: La aplicación de órdenes de trabajo seleccionada debe ofrecer un sistema de seguimiento o localización (código QR, GPS, NFC…). Esta función permite localizar las intervenciones, consultar su historial y recibir notificaciones en caso de problemas o retrasos.
Compatibilidad con sus herramientas: Su aplicación de órdenes de trabajo debe integrarse de manera fluida con los programas existentes. Una compatibilidad óptima evita la duplicación de datos, facilita la transferencia de información y garantiza la continuidad de sus procesos comerciales. En lo ideal, la herramienta también debería ofrecer APIs abiertas o conectores nativos con las principales soluciones del mercado.
Seguridad de los datos: La protección de los datos de sus empleados es una cuestión fundamental. Debe verificar el marco jurídico aplicable a su sector, especialmente si la aplicación maneja información sensible, como datos financieros o personales. Asegúrese de que el proveedor cumpla con las normativas de seguridad vigentes, especialmente en cuanto al alojamiento de datos en Europa y en el marco del RGPD.
Costo: El precio de la aplicación de órdenes de trabajo debe ser acorde con su presupuesto y las funcionalidades ofrecidas. Generalmente, existen varios modelos de precios: suscripción mensual o anual, pago único o modelo freemium. Se recomienda comparar las ofertas teniendo en cuenta las funcionalidades incluidas y los costos ocultos posibles.
Soporte técnico: Un buen soporte técnico es esencial para garantizar el uso fluido de la aplicación y resolver rápidamente los posibles problemas. Es preferible elegir una solución que ofrezca un servicio al cliente reactivo y accesible por diversos canales (teléfono, chat, correo electrónico). Además, las actualizaciones regulares garantizan la corrección de errores, la mejora de funcionalidades y la adaptación a los cambios tecnológicos y regulatorios.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones para digitalizar sus órdenes de trabajo?
En un ecosistema saturado de alternativas para desmaterializar las órdenes de trabajo, encontrar la opción más eficiente suele ser complejo. ¡Pero no se preocupe! MoveWORK ha analizado las mejores ofertas del mercado para usted. Nuestra investigación nos ha permitido establecer un panorama objetivo de las mejores aplicaciones de órdenes de trabajo:
Tech Report
Tech Report es una aplicación móvil eficiente para generar órdenes de trabajo e informes directamente en el campo. Con una interfaz simple, permite a los técnicos ingresar rápidamente información en un formulario digital, como descripciones, fotos, notas de voz y firmas electrónicas. La aplicación centraliza los datos en tiempo real, lo que permite a los responsables seguir el avance de las intervenciones y consultar los informes de manera instantánea. Al reducir los costos de impresión y almacenamiento, Tech Report también ofrece una solución ecológica y optimiza la gestión de las misiones gracias a sus herramientas de informes y facturación.
Punto débil: La suscripción mensual es por usuario. Dependiendo del tamaño de su empresa, el costo de la aplicación puede resultar elevado.
Kizeo Forms
Kizeo Forms es una aplicación móvil que permite transformar sus órdenes de trabajo en papel en formularios digitales interactivos. Gracias a su interfaz personalizable, puede crear formularios adaptados a sus necesidades específicas (intervenciones, mantenimiento, auditorías, etc.). La aplicación de órdenes de trabajo ofrece una amplia galería de plantillas prediseñadas según su sector de actividad o la funcionalidad que se busca. Además, la aplicación funciona en modo sin conexión, lo que permite a los agentes registrar sus intervenciones incluso sin conexión a Internet.
Punto débil: La aplicación de órdenes de trabajo ofrece un modelo de recopilación de datos vertical y no dispone de funciones para activar acciones automáticas cuando se detecta una situación crítica.
Synchroteam
Synchroteam es una plataforma de gestión de intervenciones cuya una de sus funcionalidades clave es la creación y gestión de órdenes de trabajo en línea. Su interfaz permite planificar los servicios con antelación y añadir archivos adjuntos y notas a las órdenes de trabajo digitales. Synchroteam ofrece un espacio para el cliente dedicado donde los usuarios pueden acceder al historial de las órdenes de trabajo directamente desde su smartphone. Esto les proporciona visibilidad en tiempo real sobre el estado de las misiones en curso, los horarios de intervención y los detalles de los trabajos realizados. Los clientes pueden ser informados instantáneamente sobre posibles retrasos, lo que mejora su experiencia y refuerza su confianza en la empresa.
Punto débil: Aunque el software ofrece una amplia gama de funcionalidades, la flexibilidad para adaptar el sistema a las necesidades de cada empresa puede ser limitada.
myMissions, la aplicación ideal para digitalizar sus órdenes de trabajo
Diseñada especialmente para satisfacer las necesidades de sus agentes en el terreno, myMissions es mucho más que una simple aplicación de órdenes de trabajo. Por un lado, permite a sus equipos digitalizar sus órdenes de trabajo en un abrir y cerrar de ojos, pero, por otro lado, también ofrece un conjunto de funcionalidades para asistirlos en el campo.
Gracias a su interfaz intuitiva, myMissions permite a cada agente acceder a órdenes de trabajo personalizadas según su ubicación, el contrato del cliente y el protocolo a seguir. Además de los campos predefinidos para completar, el agente también puede capturar y añadir información adicional directamente en el terreno: fotos, videos, firmas electrónicas, informes de incidentes, solicitud de servicios complementarios…
La aplicación myMissions también ofrece otras funcionalidades de gestión y seguimiento indispensables para sus agentes en el día a día. De hecho, permite a los interventores acceder a su planificación en tiempo real, informar sobre su indisponibilidad y consultar todos los protocolos de las tareas a realizar.
Punto débil: La aplicación myMissions no dispone de una galería de plantillas prediseñadas.
Vaya más allá con myDecisions, la aplicación para los supervisores
myDecisions es una aplicación móvil especialmente diseñada para los gerentes, donde cada proceso de intervención puede ser seguido al milímetro. Tareas realizadas, intervenciones en curso, reclamaciones, solicitudes de clientes y atenciones se centralizan en la interfaz del usuario. Gracias a un potente sistema de gestión, el responsable puede activar intervenciones con un clic según la información proporcionada por las órdenes de trabajo: reaprovisionamiento, control de calidad, intervención excepcional…
Verdadero herramienta de apoyo a la toma de decisiones, myDecisions permite a los responsables optimizar la gestión de sus equipos en el terreno. La aplicación ofrece una visión completa y en tiempo real de las acciones operativas, a nivel de una zona, un edificio o incluso a nivel regional o nacional. La aplicación permite a los gerentes seguir el avance de las intervenciones en directo, actualizar y redistribuir automáticamente las tareas de los agentes según las necesidades. También ofrece la posibilidad de verificar la presencia de los colaboradores en los diferentes sitios, lo que garantiza una gestión más precisa de los recursos humanos.
