¿Su agente realizó el servicio de cristalería este mes? ¿Se llevó a cabo la intervención excepcional para reemplazar la garrafa de agua? ¿El cliente validó la calidad del mantenimiento de la sala de reuniones? ¡Sin estar en el terreno, es difícil responder a todas estas preguntas! Sin embargo, en un mundo donde la información circula a la velocidad de la luz, esperar un informe en papel ya no es una opción. Es por eso que digitalizar una orden de trabajo se convierte en una necesidad. Descubra ahora nuestros consejos.
¿A qué sirve una orden de trabajo ?
Que sea en formato papel o digital, la orden de trabajo es un documento utilizado para formalizar una solicitud de servicio específico y registrar su realización. Por lo general, este documento detalla las características relacionadas con el servicio prestado: fecha, hora, área de intervención, tareas y acciones realizadas, fotos del trabajo, datos de contacto, y las firmas del técnico y del cliente. La orden de trabajo permite mantener un registro escrito del trabajo realizado y del tiempo de intervención. Generalmente, se utiliza para ajustar la facturación y los salarios de los empleados.
La orden de trabajo ofrece una trazabilidad precisa y permite demostrar el cumplimiento de los compromisos contractuales en el marco de un contrato de prestación de servicios. Funciona como un informe para el cliente y proporciona un historial de los trabajos realizados en uno o varios sitios. En caso de conflicto, tiene un alto valor legal y puede ser utilizado como prueba.
Además, este documento profesional optimiza la gestión de las operaciones mediante la transferencia de información entre el técnico y los gestores. La orden de trabajo es una
excelente herramienta de comunicación que conecta el trabajo en campo con la sede administrativa del proveedor de servicios. El análisis de la información contenida en estos registros permite ajustar los horarios, los inventarios o las diferentes etapas del proceso de intervención.
¿Por qué digitalizar una orden de trabajo?
Adiós al dictado del papel y a las cientos de hojas esparcidas por toda la ciudad! ¡Adiós a las decenas de horas perdidas cada semana en desplazamientos y búsqueda de documentos! ¡Adiós a los costos de impresión, almacenamiento y gestión administrativa! En un entorno profesional donde la inmediatez es imprescindible, el paso a las órdenes de trabajo digitalizadas es inevitable. Sin importar el tamaño de su empresa o su sector de actividad, digitalizar sus órdenes de trabajo en papel solo traerá beneficios:
- Una gestión operativa optimizada:
Eliminar las órdenes de trabajo en papel beneficia tanto a los técnicos como a sus responsables. Al digitalizar el seguimiento, se reducen los riesgos de errores de interpretación, olvidos o posibles falsificaciones. ¿Quién puede garantizar la exactitud de la hora en que se realizó un servicio en un formulario en papel que puede modificarse en cualquier momento? ¡Nadie! La digitalización permite recopilar y actualizar datos operativos en tiempo real, de manera cuantitativa y objetiva.
Además, digitalizar las órdenes de trabajo es un beneficio mutuo. Por un lado, para los técnicos, el proceso de creación y validación del informe se simplifica. Desde donde estén, con unos pocos clics, pueden ingresar fácilmente la información sobre las acciones realizadas y enviarla a sus supervisores o responsables del sitio. Por otro lado, la digitalización centraliza la información para los gestores, eliminando la necesidad de visitar todos los sitios de los clientes para recopilar formularios en papel. Sin pérdida de tiempo, todo se organiza en una sola interfaz y se analiza automáticamente. - Seguridad de datos y confidencialidad:
Digitalizar una orden de trabajo protege la información contenida en ella. Cuando una orden en papel se deja en un sitio del cliente, ¡cualquiera puede acceder a ella! Ya sea por simple curiosidad o con intención maliciosa, esta brecha de seguridad puede tener graves consecuencias. La digitalización permite cifrar el intercambio de datos, gestionar los accesos a esta información y mantener un historial de eventos. - Reducción de costes:
Una orden de trabajo digitalizada es más económica que una en papel. La digitalización elimina los costos asociados al uso de papel, impresión, archivo, almacenamiento y gestión manual de documentos. Además, con el uso de herramientas digitales, los gastos de desplazamiento, que suelen ser significativos dependiendo del área cubierta, se reducen considerablemente. Se ahorra tiempo en trayectos, se disminuyen los costos de combustible y se puede dedicar más tiempo a tareas más complejas.
Mejora de la satisfacción del cliente:
Una orden de trabajo digitalizada proporciona al cliente un retorno rápido, preciso y transparente. Es fácil ofrecerle un informe detallado y regular sobre el progreso de las prestaciones. Además, las órdenes digitales pueden incluir formularios de retroalimentación para obtener la opinión del cliente sobre los servicios prestados. Esto permite al proveedor ajustar sus procesos según las observaciones recibidas y reaccionar de inmediato en caso de insatisfacción.Reducción de la huella ecológica:
Por último, al eliminar las órdenes en papel, la digitalización ayuda a reducir el consumo de papel y tinta por parte de los proveedores. Este cambio forma parte de un enfoque eco-responsable que contribuye al cuidado del medio ambiente.
¿Qué pasos seguir para digitalizar una orden de trabajo?
La digitalización de las órdenes de trabajo no es un proceso tan sencillo. Es fundamental una fase previa de preparación y reflexión antes de lanzarte de lleno en este proyecto. Las necesidades de herramientas suelen variar según el tamaño de tu empresa, el sector de actividad o el tipo de operaciones. Por eso, te recomendamos seguir estos pasos para preparar tu proyecto:
1. Haz una auditoría y analiza las necesidades de tu empresa:
Antes de abordar los aspectos técnicos y funcionales, es importante preparar el terreno para asegurarte de elegir la solución adecuada. Identifica y enumera todos los elementos relacionados, directa o indirectamente, con la digitalización de las órdenes de trabajo:
- Procesos actuales
- Número de técnicos implicados
- Cantidad de supervisores
- Número de sitios de clientes
- Diversidad de las órdenes existentes
- Tipo de intervenciones, duración, frecuencia, etc.
2. Analiza las restricciones técnicas y normativas:
Una vez que tengas claras tus necesidades operativas, revisa los aspectos normativos y contractuales. Asegúrate de que tus clientes estén de acuerdo con la recopilación de datos incluidos en las órdenes de trabajo. Además, revisa las regulaciones vigentes en términos de protección de datos (RGPD) o estándares como ISO. También es importante considerar las especificidades técnicas de tu entorno:
- Equipos disponibles
- Conectividad
- Interoperabilidad con sistemas existentes
3. Ten en cuenta el presupuesto:
Es importante ajustar tus expectativas al presupuesto disponible. Antes de empezar la búsqueda, verifica que tu presupuesto sea acorde con las funcionalidades requeridas. Si no es así, quizá debas ajustar tus expectativas. No olvides calcular también el retorno de inversión (ROI) asociado a esta digitalización. Esto te permitirá estimar con precisión los plazos de amortización a medio y largo plazo.
4. Elige la herramienta adecuada y analiza al proveedor:
No te fijes únicamente en las funcionalidades al elegir una herramienta. Un software puede ofrecer características excelentes, pero sin el soporte adecuado, la implementación puede fracasar. Evalúa los servicios ofrecidos por el proveedor:
- Asistencia técnica
- Servicio postventa
- Soporte al cliente
- Actualizaciones
- Capacitación
- Consultoría
Compara las diferentes opciones disponibles en el mercado y evalúa los pros y contras antes de tomar una decisión final.
Consejo adicional: Para que la adopción sea más fácil, involucra a tus colaboradores en el proceso de transformación digital. Su participación facilitará el despliegue y reducirá el tiempo de transición hacia la nueva herramienta.
Los herramientas para digitalizar una orden de trabajo
Después de la teoría, ¡pasemos a la práctica! Para digitalizar una orden de trabajo, existen varios tipos de herramientas que ofrecen distintos niveles de flexibilidad. La elección de tu dispositivo dependerá de varios factores, como el nivel de personalización que necesitas, la superficie y el número de sitios a cubrir, el número de técnicos o, incluso, tu presupuesto.
Los softwares de GMAO
Según tu sector de actividad y el tipo de servicios digitalizados, el GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) puede ser una opción interesante. Los software GMAO son herramientas digitales especializadas en la gestión de actividades de mantenimiento y seguimiento de equipos en las empresas. Esta alternativa permite digitalizar cualquier orden de trabajo relacionada con intervenciones de mantenimiento técnico o logístico.
El GMAO permite integrar una gran cantidad de datos técnicos en tus órdenes de trabajo: inventarios, documentación, protocolos de mantenimiento, entre otros. Estos programas permiten crear, seguir y archivar las órdenes de trabajo en tiempo real, directamente desde un smartphone o tablet. Generalmente, esta tecnología se basa en un modelo de “edificio” y requiere acceso avanzado a los planos de los sitios de los clientes donde se realiza la intervención.
Les ERP o sistemas de gestión integrados
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son programas que permiten centralizar y gestionar diversos procesos administrativos y operativos dentro de un único sistema. Estos sistemas integran las órdenes de trabajo en un conjunto de software completo, que facilita el intercambio de información entre las diferentes áreas de la empresa. Esta centralización elimina la duplicación de datos y ofrece una visión consolidada de las actividades. Los ERP incluyen módulos relacionados con diversas funciones de soporte empresarial: recursos humanos, gestión de nóminas, contabilidad, CRM, gestión de inventarios, entre otros.
Sin embargo, los ERP son sistemas complejos cuya implementación suele ser larga y costosa. Su alta especialización deja poco margen de maniobra, lo que puede generar una falta de flexibilidad para cubrir necesidades más específicas.
Los software de gestión de intervenciones
Aunque eficaz, la GMAO tiene sus límites, y es aquí donde entran en juego los software de gestión de intervenciones. Especializados en la gestión operativa, estas herramientas te permiten crear cualquier tipo de orden de trabajo digitalizada. Gracias a su funcionamiento 360°, aseguran una gestión centralizada de las prestaciones de principio a fin. Desde la gestión de presencia, el seguimiento de tareas, hasta el análisis de las órdenes y la generación de informes, estos sistemas cubren todas las actividades relacionadas con el servicio prestado.
Independientemente del nivel de complejidad de tu orden de trabajo, los software de gestión de intervenciones se adaptan a tus necesidades. Permiten personalizar los documentos con logotipos, colores e información específica para cada cliente o sitio de intervención. Su costo de adquisición varía según el modelo tecnológico (SaaS, no-code, licencia, etc.), lo que te ofrece una amplia gama de precios.
Les applications mobiles opérationnelles
Todos estos software son muy útiles, pero ¿qué herramienta puede ser utilizada por el agente en el terreno? Para ser simple, intuitiva y eficaz, la digitalización de las órdenes de trabajo debe pasar por dispositivos móviles accesibles en todo momento. Y para ello, ¡las aplicaciones móviles operativas son la opción ideal!
Verdadero cuchillo suizo para el agente de servicios, la aplicación móvil le permite crear, completar, firmar y enviar órdenes de trabajo sin importar dónde se encuentre. Gracias a la localización mediante QR Code o NFC, el agente accede a la orden personalizada en función del sitio del cliente, del tipo de mantenimiento o de las especificaciones reglamentarias del lugar de la intervención. Todos los datos recolectados se transmiten automáticamente al interlocutor correspondiente según la orden completada (jefe de sitio, responsable de operaciones, gerente, etc.).
¡Y los beneficios no terminan ahí! Las aplicaciones móviles operativas generalmente ofrecen funcionalidades como:
- Planificación dinámica
- Declaración de tareas
- Espacio documentario
- Protocolos digitalizados
Para asegurar una fluidez continua incluso en zonas sin conexión de red, algunas aplicaciones móviles funcionan sin conexión, sincronizando los datos tan pronto como la cobertura se restablezca.
MoveWORK Flow : la plataforma que digitaliza y automatisa las ordenes de trabajo
Para ir aún más lejos, algunas herramientas integran tecnologías de vanguardia y ofrecen un rendimiento sin límites. En lugar de conformarse con una simple gestión de órdenes de trabajo, ¿por qué no automatizar todas las acciones que de ellas derivan? Eso es lo que propone MoveWORK Flow, una plataforma de gestión inteligente de actividades de servicios.
Además de las funcionalidades de creación y centralización de órdenes de trabajo, MoveWORK Flow automatiza las prestaciones futuras o las acciones correctivas según las situaciones identificadas. Su sistema inteligente permite correlacionar automáticamente los datos entre sí, lo que permite planificar las intervenciones de manera proactiva. El análisis de las órdenes de trabajo se automatiza y las tareas se orquestan de manera anticipada.
Gracias a la automatización y la IA, la plataforma identifica las anomalías especificadas en las órdenes de trabajo antes de que se conviertan en problemas críticos. MoveWORK Flow adapta las intervenciones según las prioridades del cliente, teniendo en cuenta los niveles de servicio esperados y los compromisos de calidad. En resumen, MoveWORK Flow no solo se limita a gestionar las órdenes de trabajo: anticipa, optimiza y automatiza para obtener un máximo ahorro de tiempo y una mejor satisfacción del cliente.
