L’absence non programmée d’un agent pour un prestataire peut coûter jusqu’à 2 000 € par jour… Entre les heures payées non effectuées, les cotisations patronales et les remplacements de dernière minute, le fléau de l’absentéisme est un gouffre financier. Chaque absence imprévue a des répercussions sur la pérennité de votre entreprise et surtout sur la satisfaction de vos clients ! Pour éviter ces situations, il faut anticiper les signes avant-coureurs. Pendant longtemps, la gestion des temps de présence était vue comme une simple formalité administrative. Mais, aujourd’hui elle évolue vers un rôle bien plus stratégique : celui de capter les tendances du travail au quotidien. Et lorsqu’elle est bien utilisée, elle devient un outil puissant pour prévenir l’absentéisme et favoriser l’engagement durable des collaborateurs. Découvrez comment optimiser la gestion des temps de présence et quelles sont les meilleures pratiques à adopter.
¿Por qué el absentismo se dispara en el sector de los servicios?
Desde hace varios años, el sector de la limpieza se ve afectado por un aumento del absentismo en su plantilla. En 2023, la tasa de absentismo en las actividades de servicios alcanzó el 6,73 %, es decir, un promedio de 24,6 días de ausencia por empleado al año (Barómetro del Absentismo y el Compromiso 2024).
Varios factores explican esta problemática:
- Condiciones de trabajo a menudo difíciles: horarios desfasados, tareas físicamente exigentes, intervenciones fragmentadas o en entornos aislados… tantas restricciones que afectan la salud física y mental de los agentes.
- Una precariedad persistente y una falta de reconocimiento: contratos a tiempo parcial no deseados, baja valorización del oficio, pocas perspectivas de evolución. Este contexto debilita el compromiso de los colaboradores.
La falta de un seguimiento estructurado de los tiempos de presencia: sin herramientas adecuadas, se vuelve difícil detectar señales de malestar, agotamiento, una carga de trabajo inapropiada o un riesgo de desenganche.
Resultado: las ausencias se multiplican, perturban la organización, debilitan la continuidad de los servicios y, en última instancia, la calidad del servicio ofrecido al cliente. El rendimiento de tu empresa depende de la estabilidad de los equipos. Si estos se ausentan continuamente, tu sostenibilidad se ve afectada. Por lo tanto, replantear y optimizar la gestión de los tiempos de presencia es una de las formas más eficaces para que tus agentes tengan ganas de venir a trabajar a tu lado cada mañana.
¿Cuáles son los impactos del absentismo en tu empresa?
Más allá del aspecto financiero, una mala gestión de los tiempos de presencia puede contribuir a un verdadero desastre organizacional. Cada ausencia no anticipada desorganiza los horarios, aumenta la carga de trabajo individual y, a veces, asigna a personas no competentes tareas vitales para tus clientes. ¡Un agente no se presentó esta mañana, y hay que revisar todas las rondas del día! Y no se trata solo de una cuestión de planificación,
detrás de eso, debes lidiar con todos los parámetros de recursos humanos asociados: horas ya realizadas, recargo por horas complementarias, especificidades del contrato del agente, compatibilidad con la descripción del puesto… Ahora imagina cuando no es un solo agente el ausente, sino varios.
- Pérdidas de ingresos: Una mala gestión de los tiempos de presencia se refleja inevitablemente en las nóminas y remuneraciones. Hay varios escenarios: o pagas a agentes que en realidad no han trabajado, o no pagas a tus agentes conforme al trabajo realizado. En cada situación, pierdes dinero (penalizaciones contractuales, sobrefacturación, costes de reemplazo…).
- Deterioro de las condiciones de trabajo: Una mala gestión de los tiempos de presencia suele conllevar una sobreexplotación de los recursos humanos. Sin contar la presión que esto genera en los agentes presentes, quienes a menudo se ven obligados a compensar a última hora. A largo plazo, esta sobrecarga alimenta cierto malestar entre los colaboradores hasta llegar a un total desenganche. Así entras en el círculo vicioso del absentismo: los agentes faltan sin avisar, por lo que estoy sobrecargado, no puedo seguir el ritmo tan elevado y también me ausento. ¡Y así sucesivamente!
- Disminución de la satisfacción del cliente: Y no termina ahí, una plantilla inestable debilita la relación con tus clientes: un sitio mal cubierto, un servicio incompleto o no conforme puede dañar rápidamente tu imagen y poner en riesgo tus contratos.
Las herramientas de gestión del tiempo de presencia
Limpieza, seguridad, recepción, servicios de hostess… Sea cual sea el sector de servicios, no puedes permitirte afectar la continuidad de las intervenciones. Y eso, incluso en caso de ausencia imprevista. Es aquí donde entran en juego las herramientas de gestión del tiempo de presencia.
Concretamente, con estas soluciones dispones de una visión clara y en tiempo real de las presencias, ausencias, retrasos y desviaciones respecto a los planes previstos.
Una ventaja para anticipar y actuar
Prevenir el absentismo en el sector de la limpieza no es cuestión de azar, sino de una estrategia bien estructurada. Pero, ¿de qué hablamos exactamente? La gestión de los tiempos de presencia consiste en supervisar, analizar y optimizar los tiempos reales de trabajo de tus agentes. Comparas las prestaciones planificadas con las presencias efectivas en el terreno. Detectas las diferencias y reasignas recursos en los recorridos de intervención si es necesario. Estructuras los contratos según la realidad del oficio.
Al centralizar estos datos en herramientas digitales, detectas antes los riesgos y las señales: ausencias recurrentes en un sitio operativo, retrasos frecuentes en una o varias tareas, aumento de bajas médicas… todos indicadores que te ayudan en la prevención. Además, al estructurar tus horarios y valorar el tiempo de trabajo de tus agentes, mejoras su día a día y su reconocimiento.
Las herramientas de gestión de los tiempos de presencia también son un medio de reconocimiento en el trabajo. Para un agente de limpieza que comienza su ronda al amanecer o un técnico llamado de urgencia en plena noche, saber que sus horarios están rigurosamente registrados es una garantía sólida de confianza. Por un lado, sabe que su trabajo será remunerado justamente. Y por otro, es consciente de que su compromiso diario es visible, tomado en cuenta y valorado por los clientes o responsables finales.
Finalmente, se acabaron los conflictos sociales, los litigios intensos o las renuncias sin previo aviso. Cuando las horas extras o complementarias se contabilizan correctamente, los agentes están satisfechos. En este sentido, la gestión del tiempo de presencia se convierte en una herramienta para reducir el absentismo laboral y mejorar la fidelización de los colaboradores.
Las herramientas de gestión del tiempo de presencia
Aplicaciones, software, equipos conectados, sensores IoT… La gestión de los tiempos de presencia puede realizarse con una multitud de dispositivos. Olvídate del papel, ahora la tecnología está omnipresente en el Facility Management. ¿Sigues dependiendo de métodos manuales? Cuidado, la competencia es fuerte en el sector y este retraso podría convertirse en una verdadera desventaja para el crecimiento de tu empresa.
Existen varios instrumentos para registrar las tomas de puesto y luego digitalizar la gestión de los tiempos de presencia:
- Aplicaciones móviles de fichaje
- Controladores de acceso (NFC, con código, infrarrojos…)
- Códigos QR
- Sensores IoT
- Terminales conectados
- Software de planificación
- Software especializado: ERP, SIRH
- Portales de Recursos Humanos
- Plataformas analíticas y de reporting
Descubre nuestros consejos para elegir una aplicación de fichaje
¿Cuáles son las mejores prácticas para mejorar la gestión del tiempo de presencia?
Implementar una gestión eficaz del tiempo de presencia es un paso imprescindible para resolver de manera duradera tus problemas de absentismo. Para obtener todos los beneficios posibles, es necesario aplicar algunas buenas prácticas:
Esquematizar sus procesos y digitalizarlos
¡Olvídate de las hojas de cálculo Excel o de los fichajes en hojas de presencia en papel! Para mejorar la gestión de los tiempos de presencia y, sobre todo, aumentar la fiabilidad de tus datos operativos, es hora de desplegar herramientas digitales adecuadas. Pero para hacerlo, no puedes lanzarte sin más. ¡A menos que quieras ver cómo se esfuman todas tus esperanzas de éxito! El primer paso consiste en analizar, documentar, detallar y mapear los procesos de recogida de los tiempos de trabajo de tu empresa. ¿Dónde fichan mis agentes? ¿Cómo lo hacen? ¿Quién recoge la información y los horarios? ¿Quién la transcribe en las nóminas? Todos estos elementos deben reunirse en un dossier resumen, que te servirá como base para desplegar herramientas de gestión del tiempo de presencia.
Una vez que tu organización esté bien clara, ¡podrás encontrar la solución perfecta para ti! Al comparar los perfiles de tus usuarios y las necesidades de tus distintos departamentos con las funcionalidades ofrecidas, tendrás la seguridad de encontrar una solución de gestión del tiempo de presencia adecuada. Pero atención, ¡no olvides los aspectos técnicos y presupuestarios! Los costos de adquisición, los costos adicionales y los servicios integrados también deben analizarse antes de tomar tu decisión.
Involucrar a los gerentes y a los equipos
Una gestión eficaz del tiempo de presencia también se basa en la implicación homogénea de todos los eslabones jerárquicos. Direcciones, gerentes, clientes, agentes… ¡Todos deben estar alineados con un mismo objetivo! Y para lograrlo, deberás activar varios factores de adhesión. Una herramienta utilizada es, ante todo, una herramienta comprendida por sus usuarios. Forma a tus responsables en el uso de las herramientas, proporciónales los indicadores adecuados para tomar decisiones rápidamente y, sobre todo, sensibiliza a tus equipos sobre la importancia de su compromiso. Así, crearás una dinámica colectiva. Cuanto más responsabilizados estén tus colaboradores, más se adhieren a los objetivos de presencia. Este enfoque participativo fomenta una cultura empresarial orientada hacia la fiabilidad y la excelencia del servicio.
Automatizar las alertas y el reporte de ausencias
¿Cómo actuar rápidamente para un reemplazo si recibes la notificación de una ausencia 3 horas más tarde? ¿Cómo detectar las ausencias reales al instante? ¿Recibiendo 150 correos electrónicos al día? ¡Seguramente no! Para actuar rápido frente a una ausencia o una desviación, debes contar absolutamente con un sistema de reporte automatizado. Alertas en caso de anomalías, planes de acción preconfigurados, activación automática, paneles de control personalizados… Las herramientas tecnológicas avanzadas de gestión del tiempo de presencia te permiten intervenir en tiempo real y ajustar los horarios sin demora. La actualización instantánea de tus reportes permite seguir las presencias en el sitio en tiempo real y así garantizar tus compromisos contractuales.
Al centralizar todos los datos de presencia en un único entorno, ganas en claridad. Las zonas de riesgo se identifican rápidamente, dispones de un zonificación de tus equipos presentes y gestionas los recursos con solo unos clics.
¡Las soluciones de MoveWORK para una gestión inteligente del tiempo de presencia!
Para prevenir el absentismo, la anticipación es tu mayor ventaja.
¿Y cómo lograrlo? Detectando las tendencias de absentismo.
¿Tus agentes faltan con frecuencia los lunes? ¿El índice de absentismo es más alto en algún equipo en particular? ¿Observas ausencias frecuentes pero de corta duración?
¡Responde a todas estas preguntas gracias a las soluciones de MoveWORK! Diseñados para tus agentes, tus responsables, para ti y para tus clientes, nuestros dispositivos a medida te ofrecen una gestión del tiempo de presencia inteligente y proactiva.
La aplicación móvil myMissions para tus agentes
La aplicación myMissions simplifica el día a día de tus agentes y se convierte así en su asistente conectado favorito. Gracias a esta aplicación móvil, cada agente puede fichar sus horas de entrada y salida, consultar en tiempo real sus tareas, reportar una ausencia o un retraso, declarar un incidente…
La aplicación myMissions permite:
- Defenderse en caso de conflicto gracias a un historial fechado de todas las intervenciones realizadas.
- Proporcionar pruebas fotográficas en caso de incidente y demostrar su no implicación.
- Acceder fácilmente a una base documental para seguir los protocolos en caso de duda.
- Desarrollar la autonomía de los agentes mediante la gestión de tareas y la carga de trabajo.
- Solicitar ayuda o refuerzos si el agente no puede resolver un problema por sí solo.
¿Cómo lograr que tus agentes acepten el fichaje?
La plateforme MoveWORK Flow pour un suivi des temps de présence
Paralelamente, la plataforma MoveWORK Flow te permite centralizar y gestionar todos los datos relacionados con los tiempos de presencia de tus equipos. Una vez recopilada la información en myMissions, los datos se transfieren a la plataforma y se representan en gráficos fáciles de interpretar.
¿Un agente está ausente? No te preocupes, MoveWORK Flow señala la ausencia en la plataforma y te notifica instantáneamente para que puedas iniciar el proceso de reemplazo.
Luego, para analizar las tendencias de absentismo, gracias a su galería de paneles de control listos para usar y a sus informes automatizados, MoveWORK Flow te permite seguir fácilmente las ausencias, las horas trabajadas y las desviaciones respecto a los planes. Identificas las tendencias, anticipas las desviaciones y obtienes una visibilidad completa sobre los riesgos de absentismo. Así, puedes ajustar tus recursos en tiempo real y garantizar la continuidad y la calidad de tus servicios.
