La eficiencia operativa de tu estructura depende en gran medida de la calidad de tu organización y de la gestión de tus intervenciones. Estas responsabilidades requieren una fuerte inversión y no deben tomarse a la ligera. Además, existen varias metodologías organizativas para ayudarte: planificación estratégica, gestión de recursos, coordinación de equipos…
Todas estas aproximaciones, más allá de ser prácticas, generan pérdida de tiempo para los responsables si no pueden llevarse a cabo simultáneamente. Los software de gestión de intervenciones te permiten reunir todas estas metodologías en una única plataforma. ¡Descubre las 10 mejores características para un enfoque integrado que optimice tus operaciones y tu tiempo!
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de intervenciones?
La gestión de intervenciones responde a varias necesidades de la empresa. Tu implementación y correcto funcionamiento favorecen la reducción de costes y el aumento general del rendimiento. Aquí están los principales objetivos de la gestión de intervenciones:
- Mejorar la reactividad en casos de imprevistos o solicitudes de clientes
- Optimizar los costes, los recursos humanos y materiales
- Aumentar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente
- Reducir los tiempos de inactividad
- Seguir y analizar el rendimiento
- Mejorar continuamente los procesos y las rutas de intervención
- Aumentar el rendimiento individual y colectivo.
Automatizar y digitalizar para optimizar tus procesos.
A diario, te enfrentas a problemas relacionados con la gestión de intervenciones. Cuanto más grande es una empresa, más difícil es supervisar los procesos: complejidad en la programación, comunicación entre equipos, toma de decisiones más lenta…
Todos estos desafíos pueden resolverse mediante la digitalización y la automatización de los procedimientos operativos. ¿Cómo hacerlo? Utilizando una herramienta especializada: el software de gestión de intervenciones. Este dispositivo innovador ofrece un enfoque integrado para abordar todos tus desafíos diarios, mejorando así el rendimiento y la eficiencia de tu estructura.
¿Qué es un software de gestión de intervenciones?
Un software de gestión de intervenciones es una herramienta informática que permite organizar, planificar, dar seguimiento y gestionar todas las diferentes intervenciones y actividades de servicios a realizar en una organización. El control de las intervenciones futuras, la planificación de los horarios de los empleados, la gestión de ausencias y sustituciones, el control de la calidad de las actividades de servicios… Las posibilidades de acciones y proyectos se multiplican gracias a un software de gestión de intervenciones.
El software de gestión de intervenciones busca optimizar el proceso de ejecución de tareas mediante la incorporación de funciones útiles para el buen funcionamiento de tu estructura. Sin embargo, frente a las numerosas herramientas disponibles en el mercado, ¿cómo tomar una decisión? ¿Necesito todas las funciones? ¡Atención, la cantidad no siempre es sinónimo de calidad!
Para que un software de gestión de intervenciones sea efectivo, debe contar con características adaptadas a tus necesidades y desafíos.
Las 10 funcionalidades indispensables de los softwares de gestión de intervenciones.
1. Planificación de intervenciones
Cuando los sitios de operación se multiplican, la gestión de los horarios puede volverse compleja para los Facility Managers. Las tareas varían según las áreas y las habilidades de los agentes de servicios también. Un horario mal organizado puede causar todo tipo de perjuicios al buen funcionamiento de las actividades de una empresa.
Para proporcionarte una visión clara de tus servicios actuales y futuros, el software de gestión de intervenciones debe contar obligatoriamente con un módulo de planificación. Esta funcionalidad te permite asignar tareas a tus empleados, programar intervenciones y notificar instantáneamente a tus agentes. Es una manera segura de gestionar tu personal e identificar los recursos humanos disponibles en ese momento.
Aunque la mayoría de los softwares de gestión de intervenciones tienen un módulo de planificación, ¡cuidado! De hecho, algunas funcionalidades son muy limitadas. Asegúrate de que la planificación te brinde la posibilidad de realizar cambios y que estos se sincronicen en tiempo real. Tus agentes deben ser alertados en caso de cambios o imprevistos, igual que tú. De esta manera, tanto tu productividad como la de tus empleados podrán mejorar.
2. Automatización de procesos
La automatización juega un papel esencial en la optimización de los procesos de gestión de intervenciones. Esta enfoque permite que tus equipos ahorren tiempo y aumenten tu rendimiento individual y colectivo. Al automatizar las actividades, el riesgo de errores como olvidos, duplicados o asignaciones incorrectas se reduce significativamente. Los registros de visitas, las evaluaciones de calidad o incluso las encuestas de satisfacción del cliente pueden recopilarse automáticamente. Con un software de gestión de intervenciones, ¡di adiós a la transcripción manual!
Además, una gestión automatizada ofrece la posibilidad a tus equipos de reaccionar de manera más rápida a las solicitudes de intervenciones urgentes o imprevistas. Las herramientas de automatización proporcionan visibilidad en tiempo real sobre el estado de las solicitudes y su procesamiento. Las acciones correctivas se desencadenan automáticamente, ¡y también la reorganización de los recursos! Esta transparencia favorece una coordinación óptima y una toma de decisiones informada.
3. Gestión de recursos
Los recursos de tu entidad son los pilares que influyen directamente en la calidad de tus servicios. La gestión de recursos permite optimizar una asignación eficiente de activos y habilidades. Tu software de gestión de intervenciones debe ofrecer esta funcionalidad de manera imperativa. Esto te permitirá facilitar la planificación, asignación y seguimiento de tus existencias, productos y consumibles disponibles para tus clientes y ocupantes.
4. Digitalización de tus descripciones de puesto
Reemplazando los procesos manuales tradicionales con soluciones digitales, obtendrás una gestión más eficiente de tus descripciones de puesto. De hecho, la digitalización te permitirá crear y actualizarlas electrónicamente, ofreciendo así una accesibilidad instantánea. Esto facilitará la comunicación entre tus equipos de intervención, reducirá los riesgos de errores y favorecerá una toma de decisiones rápida. Cada agente dispondrá de sus tareas diarias y de los protocolos asignados.
Además, la digitalización de las descripciones de puesto permitirá una gestión más dinámica de las tareas. Podrás ajustar rápidamente las prioridades, asignar recursos en tiempo real y hacer un seguimiento del progreso de las intervenciones.
5. Gestión de la asistencia y recopilación de horas de trabajo
Al integrar la funcionalidad de gestión de tiempos de trabajo, podriás automatizar y optimizar el proceso de creación, envío y seguimiento de facturas y/o nóminas. No solo reducirás los errores humanos, sino que el tedioso proceso de facturación será solo un recuerdo lejano. Los tiempos de trabajo de los agentes y las intervenciones realizadas están perfectamente rastreados y centralizados.
El software de gestión de intervenciones debe poder integrarse con tus herramientas comerciales para realizar transferencias de datos de forma instantánea. Con esta funcionalidad, se acabaron los retrasos en los pagos o los conflictos con tus empleados. Tus flujos de efectivo se seguirán en tiempo real, al igual que todos tus pagos. De esta manera, mejorarás la satisfacción de tus clientes, empleados y proveedores.
6. Coordinación entre los equipos
Esta función es esencial para tu software de gestión de intervenciones. Permite una colaboración instantánea entre todas las partes interesadas de tu ecosistema. Poder comunicarse instantáneamente con tus equipos te permite resolver y evitar todo tipo de desafíos diarios. Notas de voz, chat o llamadas te permiten enviar instrucciones en tiempo real y obtener de inmediato la validación en el terreno de una intervención.
Gracias a esta coordinación, cambios de último minuto o imprevistos, todas tus equipos están al tanto de toda la información que les concierne. Este enfoque refuerza la cohesión del equipo y optimiza la productividad de tu estructura.
7. Integración con otras herramientas y software
Esta posibilidad permite ampliar tu campo de posibilidades y aprovechar al máximo las funciones de todas las plataformas.
Dispositivos conectados, software de recursos humanos, software de facturación, sensores, terminales de fichaje, … Tu software de gestión de intervenciones debe contar con una API abierta para una integración sencilla. Las posibilidades son diversas, y puede aprovechar al máximo cada uno de estos programas.
8. Seguimiento en tiempo real.
El seguimiento en tiempo real te brinda una visibilidad instantánea de tu operación, tus diferentes sitios y tus equipos. Gracias a esta tecnología, puede monitorear en tiempo real el desarrollo de las intervenciones en curso, optimizando así la productividad y mejorando la capacidad de respuesta. Cada punto de interés se asocia con KPI precisos que evolucionan instantáneamente en caso de movimientos operativos. Al proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación de tus agentes, los avances realizados y posibles retrasos, este seguimiento también facilita una toma de decisiones más rápida.
9. Informes analíticos
En analizando los datos derivados de las intervenciones, se generan informes que facilitan la detección de problemas recurrentes y la evaluación de la eficacia de las estrategias implementadas.
Además, estos informes proporcionan una base sólida para la planificación futura al anticipar las necesidades de recursos, optimizar los horarios de intervenciones y ajustar las estrategias ya implementadas.
10. Seguridad de los datos
Garantizar la protección de la información sensible y la confidencialidad de los datos de los usuarios es un desafío importante en la actualidad. Los software de gestión de intervenciones no son una excepción; deben contar con esta funcionalidad esencial y cumplir con las normas y regulaciones de la RGPD.
MoveWORK Flow, la plataforma integral que reúne todas estas funcionalidades.
MoveWORK Flow es una plataforma digital segura que reúne todas tus actividades de servicio en una sola interfaz. De esta manera, brinda a tus usuarios la posibilidad de centralizar y supervisar todas tus operaciones en entornos ergonómicos e intuitivos. Nuestro objetivo es simplificar la vida de nuestros usuarios ofreciéndoles una amplia gama de funciones al alcance de tu mano: gestión de presencias, supervisión de intervenciones, gestión de calidad, espacios colaborativos para clientes, informes, etc.
Nuestros módulos permiten la monitorización y análisis en tiempo real de los KPI para una gestión óptima de tus actividades. Para satisfacer tus necesidades en gestión de intervenciones, MoveWORK Flow es la plataforma todo en uno que necesita:
- Digitalice la planificación de tu operación y las fichas de trabajo
- Supervise la presencia de sus intervinientes y recopile sus tiempos de trabajo
- Mida la calidad del servicio y la satisfacción de sus usuarios
- Siga y gestione las solicitudes de servicios e imprevistos
- Supervise su operación y colabore con sus clientes y proveedores
- Cumpla con las normas de protección de datos RGPD
- Y mucho más…
