Con la crisis sanitaria, el desarrollo del teletrabajo y las nuevas expectativas de los empleados, los modelos organizativos híbridos crecen poco a poco. Se acabaron los enfoques estándares. La oficina tradicional está puesta en entredicho. ¿Pero desaparecerá? Movework analiza las consecuencias de la flexibilidad y el nacimiento de un espacio de trabajo repensado.
Julie consulta su correo electrónico desde un espacio de coworking. Eva organiza sus reuniones cara a cara en la sede central. Stéphane ha decidido quedarse en casa para concentrarse en un proyecto estratégico. Ninguno es independiente, pero todos trabajan para la misma empresa.
Lejos del modelo tradicional que impone un espacio y un tiempo de trabajo, estos empleados pueden elegir como trabajan. Esta nueva organización, más flexible, implica un nuevo modelo de la oficina.
¿Hacia menos oficinas?
El fuerte crecimiento del teletrabajo y de la flexibilidad está repercutiendo los espacios de oficinas.
El fuerte crecimiento del teletrabajo y de la flexibilidad está repercutiendo los espacios de oficinas. Los puestos de trabajo se vacían y el número de metros cuadrados necesarios para que la empresa funcione correctamente disminuye.
¿Por qué pagar por un espacio no utilizado? Sobre todo cuando ese espacio es uno de los mayores gastos de las empresas. Racionalizar para tener en cuenta la nueva flexibilidad de las organizaciones es una forma de reducir costes.
Este redimensionamiento se refleja en las cifras. Según el Observatorio Inmobiliario de Oficinas Xerfi, el 30% de las empresas tiene previsto reducir su espacio de oficinas.
Savills prevé un descenso medio del 10% en la demanda de espacio de oficinas en Europa de aquí a 2026. Sin hablar de la desaparición de la oficina, la tendencia es a la disminución de la superficie. Pero la naturaleza de la demanda puede estar cambiando. Para adaptarse a los nuevos modos de organización, en particular al trabajo flexible, las empresas están buscando nuevos tipos de espacios.
Menos espacio, pero otro tipo de oficina
La flexibilidad también tiene consecuencias sobre la naturaleza de los contratos firmados con los arrendadores. El reino de los rígidos contratos de alquiler de 3, 6 o 9 años está llegando a su fin, para ser sustituido por fórmulas menos restrictivas, en términos de espacio o de duración.
Los compromisos, definidos con el operador del edificio, se basan en un sistema a la carta. Las nuevas fórmulas, que permiten ajustar el espacio de oficina al crecimiento de la empresa, son de menor duración, incluyen espacios que pueden ocuparse parcialmente o ubicarse en el mismo lugar y mencionan servicios adicionales. El uso de un edificio de servicios es cada vez más importante.
Según Xerfi, el 17% de las empresas optaría por un contrato de servicio de espacio de trabajo para sustituir a un arrendamiento tradicional y el 35% estaría interesado en el espacio operado. El éxito de los espacios de coworking y otros terceros lugares tiene su explicación. La empresa delega la gestión del espacio de trabajo. De este modo, avanza hacia un edificio “llave en mano” que le permita concentrarse en su propia actividad y responder a la necesidad de flexibilidad de sus empleados.
Locales reconfigurados para satisfacer la necesidad de flexibilidad
Los empleados siguen disfrutando de la oficina. Pero ya no vienen solos a trabajar. Según una encuesta de Industrious, el 62% de ellos cree que la oficina fomenta la colaboración y el 57% que es beneficiosa en términos de creatividad. La oficina está cambiando su funcionalidad. Ahora la gente viene aquí para reforzar el vínculo con sus colegas, para compartir, para colaborar apoyándose en la inteligencia colectiva.
Con esta nueva función, la organización de los espacios de trabajo ya no puede ser la misma. Las expectativas en términos de servicios personalizados también contribuyen a esta reconfiguración. Por ejemplo, según un estudio reciente, a dos tercios de los empleados les gustaría disponer de instalaciones de “hotel” en la oficina para volver o quedarse allí. Entre este nuevo papel y estas nuevas expectativas, es evidente que hay que optimizar los espacios de oficina.
¿Entonces qué aspecto tiene el nuevo espacio de trabajo?
Es de diseño, por supuesto. Ofrece oficinas abiertas y cerradas, salas de reuniones, espacios para el intercambio, la creatividad y el trabajo en equipo, cabinas telefónicas, una cocina como en casa, terrazas verdes, zonas de relajación, deporte y bienestar, diferentes opciones de restauración y toda una gama de servicios personalizados.
Gestionar un espacio así sólo es posible con una plataforma digital de gestión de instalaciones de nueva generación, posiblemente mejorada con inteligencia artificial. ¿De qué otra forma se puede gestionar el flujo de personas? ¿Planificar la ocupación de oficinas los lunes? ¿Determinar el número de comidas que se servirán los martes? ¿O qué espacios se calentarán e iluminarán con la intensidad adecuada los miércoles?
El trabajo híbrido se acompaña de nuevas herramientas y métodos de gestión para que no resulte restrictivo.
¿Flexibilidad? ¡Una buena forma de reducir la huella de carbono!
Además de la reducción del número de metros cuadrados y la transformación de los espacios, la adopción de la oficina flexible por los empleados tiene un fuerte impacto medioambiental. Los empleados se mueven menos, por lo que su consumo de energía es menor.
En el ámbito empresarial, es posible controlar los edificios para que sólo se calienten e iluminen los espacios realmente ocupados. Se reduce el uso de la oficina, lo que facilita la aplicación de estrategias de ahorro energético. Esto da a las empresas un medio para alcanzar sus objetivos y cumplir la legislación. También responden a las expectativas de sus empleados, sobre todo de la generación más joven, que hace del medio ambiente un criterio para elegir su empresa.
La flexibilidad como motor de la experiencia del empleado
Según un estudio de Manpower Group Solutions, casi el 40% de los candidatos considera que la flexibilidad en el lugar de trabajo es uno de los tres criterios principales para elegir una empresa. Al mismo tiempo, Glassdoor afirma que la palabra “remote” ha aumentado un 26,3% en las búsquedas de los empleados. Ambas cifras son indicativas de los criterios por los que se evalúa a los empleados.
La flexibilidad se está convirtiendo en una obligación para las empresas. Desempeña un papel fundamental en la imagen de marca del empleador, pero también en la atracción y retención del talento. La flexibilidad tiene otras ventajas para las organizaciones. Por un lado, limita los efectos de la gran dimisión. Como el talento puede trabajar desde cualquier lugar, se amplía la reserva de talentos. Por otro lado, es una factor de productividad según numerosos estudios.
La experiencia del empleado implica ahora diferentes mundos: la oficina, el hogar, espacios de coworking, terceros lugares… siempre que ofrezcan todas las herramientas para trabajar, servicios y un entorno similar al de un hotel. Así, la flexibilidad ha cambiado profundamente la fisonomía de la oficina y ha aumentado el número de lugares de trabajo. También ha cambiado la función de la oficina, que ahora se centra en la colaboración y la interacción social. Ha obligado a las empresas a replantearse su marca de empleador. El cambio de modelo está en marcha. Y todo está convergiendo para acelerar esta transformación.
