En el mundo de la limpieza, los clientes y contratantes son cada vez más exigentes. Higiene impecable, precios competitivos, herramientas digitales, rapidez y capacidad de reacción… Todos estos factores marcan la diferencia y le permiten ganar contratos. ¡Cada detalle cuenta! La imagen de marca de sus clientes depende del servicio que ellos ofrecen a los suyos. Y ese servicio depende directamente de la calidad del suyo.
En este contexto, demostrar el cumplimiento de sus compromisos contractuales se ha convertido en una palanca estratégica. Las hojas en papel y los informes manuales están dejando paso a aplicaciones de controles más precisas, más rápidas y, sobre todo, 100 % trazables. Pero, ¿cómo orientarse ante la multitud de ofertas disponibles? ¿Qué criterios se deben priorizar? ¿Qué funcionalidades son realmente imprescindibles para sus agentes en el terreno? ¡MoveWORK le ayuda a tomar la mejor decisión!
Porqué implementar una aplicación de controles ?
¡Los métodos tradicionales de control de calidad ya han quedado obsoletos! Hojas de asistencia en papel, controles realizados a mano, transcripción en Excel durante horas… Para seguir siendo competitivo en un mercado saturado de proveedores de servicios, la digitalización de los controles de calidad ya no es una opción.
Para ofrecer más transparencia
En todo momento y sin importar la zona de intervención, debe poder garantizar la conformidad de sus servicios de limpieza. En una constante búsqueda de ahorro, las empresas analizan minuciosamente cada uno de sus movimientos. ¿Se han respetado los plazos? ¿El agente estuvo presente el lunes a las 8 de la mañana? ¿Qué sitios han sido limpiados? Los proveedores de servicios se enfrentan a una presión constante por parte de los
contratantes que exigen visibilidad sobre su rendimiento. ¡Y para protegerse, las aplicaciones de controles son sus mejores aliadas!
De hecho, las aplicaciones de controles permiten rastrear fácilmente su nivel de conformidad con respecto a las expectativas definidas en el pliego de condiciones del contrato con el cliente. No se trata simplemente de verificar si los espacios están limpios, sino de evaluar objetivamente y de forma regular la calidad de los servicios prestados. Gracias a dispositivos móviles, como smartphones o tablets, sus agentes realizan en el sitio los controles de calidad utilizando listas de verificación específicas. Cada criterio es inspeccionado, analizado y reportado en forma de KPI en tiempo real, dentro de espacios digitales dedicados a sus clientes.
Con paneles de control personalizados según los interlocutores, sus clientes acceden de forma autónoma a los indicadores que les conciernen: rendimiento global, tasa de conformidad, seguimiento de los planes de acción… En un sector donde la competencia es omnipresente, las aplicaciones de controles protegen así sus contratos y consolidan sus colaboraciones.
Para promover los esfuerzos de los equipos
Además de cumplir con los deseos de sus clientes, las aplicaciones de controles también son excelentes herramientas para impulsar una verdadera cultura de calidad colectiva:
- ¡Se acabó el trabajo invisible! La calidad de las prestaciones de sus agentes se mide, se cuantifica y se pone en valor. Los esfuerzos individuales y colectivos son reconocidos tanto por los supervisores como por los clientes. Las aplicaciones de controles refuerzan el sentimiento de utilidad y permiten a los agentes ver que su trabajo impacta directamente en la satisfacción de los usuarios
- ¡Se acabaron las pérdidas de tiempo! Las aplicaciones de controles ofrecen herramientas útiles y motivadoras para sus agentes. Estos pueden informar fácilmente sobre situaciones en el terreno y actuar proactivamente en caso de no conformidad. Al darles responsabilidad, demuestra una señal de confianza e involucra a los equipos en un enfoque global de calidad.
- ¡Se acabaron las comunicaciones verticales! Las aplicaciones de controles humanizan los intercambios y facilitan las relaciones entre el personal de campo y los managers.
Para gestionar tus contratos con eficiencia
Además del aspecto humano y orientado al cliente, las aplicaciones de controles simplifican la gestión de sus contratos con los clientes. Estas herramientas móviles recopilan en tiempo real todos los datos de sus sitios y centralizan claramente la información. Combinadas con un software de gestión, las aplicaciones ofrecen una trazabilidad del servicio de limpieza de 360°.
Las aplicaciones de controles le permiten reaccionar más rápidamente ante desviaciones y ajustar los recorridos según las tendencias observadas en el terreno. ¿Se detectan frecuentemente no conformidades en el sitio de cierto cliente? Refuerza los equipos en esa zona. ¿Se reportan incidentes sistemáticamente en un día y hora concretos? Lanza una auditoría de conformidad para identificar el origen del problema. ¿Una zona genera repetidos accidentes laborales? Multiplica las charlas de concienciación y las acciones de prevención.
Con las aplicaciones de controles, gestiona tus contratos con datos fiables y conforme a los estándares esperados.
Como elegir la buena aplicación de controles ?
Frente a la creciente oferta de soluciones móviles, puede resultar tentador optar por la primera aplicación que aparece o por la herramienta más económica del mercado. Sin embargo, no todos los dispositivos son iguales. Algunas aplicaciones de controles no estarán adaptadas a su sector de actividad o no ofrecerán las funcionalidades adecuadas para sus operaciones.
La verdadera pregunta que debe hacerse es: ¿qué desea mejorar? ¿El seguimiento en tiempo real de sus servicios? ¿La automatización de los informes de inspección? ¿La trazabilidad de los incidentes?
No se lance a ciegas: aquí tienes algunos consejos para tomar la mejor decisión.
Las funcionalidades esenciales
Para garantizar la eficacia y la transparencia de las prestaciones, las aplicaciones de controles deben ofrecer ciertas funcionalidades clave. A continuación, una lista no exhaustiva:
- Creación de referenciales de control personalizados (por sitio, cliente, zona o tipo de servicio)
- Integración de componentes: códigos QR, texto, imágenes, emoticonos, vídeos, documentos, firmas…
- Editor de fórmulas para campos calculados y coeficientes ponderados para la evaluación
- Controles múltiples por edificio o por zona
- Muestreo aleatorio
- Cuadro de mando analítico
- Reporte automático de no conformidades
- Flujo de trabajo para el tratamiento de desviaciones (acciones correctivas, plan de acción)
- Archivado de controles para auditorías
- Planificación de controles puntuales o recurrentes
- Portal cliente o acceso dedicado para el seguimiento en tiempo real
Los otros criterios
Elegir una aplicación de controles no se limita a comparar las funcionalidades que se presentan sobre el papel. Para un proveedor de servicios, el verdadero reto consiste en adoptar una herramienta capaz de adaptarse a la diversidad de sus sitios, de sus clientes y de sus equipos en terreno. Para ello, es fundamental tener en cuenta varios aspectos para encontrar la aplicación ideal:
- La simplicidad de uso y la ergonomía de la aplicación: ¿Sus agentes necesitarán formación? ¿Está la aplicación disponible en los idiomas de sus equipos? ¿Es adaptable para personas con bajo nivel de alfabetización?
- El acompañamiento del proveedor: Una vez elegida e implementada la herramienta, ¿tiene acceso a un servicio de soporte al cliente? Tenga cuidado y asegúrete de verificar este punto.
- La compatibilidad con tu sistema: Muchos proveedores se ven sorprendidos y descubren, una vez comprada la herramienta, que no es interoperable con sus software empresariales. Asegúrate de verificar con tu departamento de informática que la aplicación de controles elegida pueda integrarse y transferir datos con las herramientas que necesitas.
- Seguridad y alojamiento de los datos: Aunque la mayoría de los proveedores cumple con las normas RGPD europeas, algunas soluciones a veces hacen excepciones. Dedica tiempo a revisar este tema para evitar problemas, tanto internos como externos con tus clientes actuales.
Cuales son las mejoras aplicaciones de controles ?
Cada aplicación te promete maravillas, pero ¿cuáles realmente valen la pena? Frente a la realidad operativa, a veces las cosas no son tan simples. Para evitar rodeos innecesarios, aquí te presentamos nuestra selección de las mejores aplicaciones de controles para el sector de la limpieza y la higiene.
Odoo Qualité : para un control basico
La aplicación Odoo Qualité ha sido diseñada para digitalizar los formularios de controles de calidad en el terreno. Accesible desde una tablet o un smartphone, permite a los equipos de limpieza realizar inspecciones sencillas de forma móvil. Su punto fuerte radica en su simplicidad de uso y sus funcionalidades específicas: gestión de los puntos de control, priorización de alertas de calidad e inspecciones detalladas.
Funciones clave:
- Gestión de equipos de calidad ilimitados y asignación de controles por equipo
- Creación de recurrencias
- Creación de alertas de calidad en caso de incidentes
- Panel de control para visualizar los controles por equipo
- Informes de control con estado, defectos e indicadores personalizados
Punto débil: Odoo Calidad sigue centrada en la simple realización de controles de calidad e inspección. No se encarga del tratamiento de las no conformidades ni de toda la gestión operativa relacionada con la calidad del servicio. Para obtener más funcionalidades, es obligatorio adquirir aplicaciones adicionales.
DOC4ALL Propreté : la aplicación de controles en tablet
La aplicación DOC4ALL Propreté está diseñada especialmente para los profesionales de la limpieza y la higiene. Permite realizar controles de calidad desde una tablet o un smartphone. Además de la parte de calidad, este dispositivo móvil integra una sección dedicada a la relación y satisfacción del cliente.
Funciones clave :
- Informes e historiales de intervención
- Planificación de los controles de calidad
- Informes de calidad personalizados
- Gestión de stocks e inventario de material de limpieza
- Libro de enlace con el cliente y encuestas de satisfacción
Punto débil: Aunque la aplicación permite generar informes personalizados, el seguimiento analítico detallado es limitado. No se menciona la capacidad de la aplicación para integrarse con otros sistemas de información ni la transferencia de datos mediante API.
Qualimobi : la aplicación de seguimiento de la calidad
Desarrollada para responder a las necesidades de los profesionales de la limpieza, los servicios y la industria, la aplicación Qualimobi permite realizar controles de calidad en movilidad desde una tablet. Inspectores, supervisores y clientes disponen de una interfaz y funcionalidades personalizadas para seguir y gestionar la calidad del servicio a su nivel respectivo.
Funciones clave:
- Referencial personalizable según los sitios y los servicios
- Creación de presupuestos e inventarios
- Tableros de seguimiento y estadísticas en tiempo real
- Informes automáticos de calidad para los clientes
- Espacio web dedicado para clientes
Punto débil: Qualimobi ofrece una suscripción de pago por usuario. Dependiendo del tamaño de tu empresa, el costo de adquisición de la solución puede resultar considerable.
SafetyCulture : la aplicación para las inspecciones
Diseñada para los profesionales de la seguridad, la calidad y las operaciones, la aplicación SafetyCulture permite digitalizar los procesos de calidad mediante formularios digitales. Protocolos de instrucciones, controles de calidad y evaluaciones están disponibles en pocos clics.
Funciones clave :
- Galería de plantillas de calidad y creación automática de plantillas mediante IA
- Recordatorios y alertas automáticas
- Fórmulas de cálculo automáticas
- Informes de inspección personalizables
- Tableros de mando analíticos y «Top 5» personalizable
Punto débil: Cada cuenta de SafetyCulture permite conectarse simultáneamente en un máximo de tres dispositivos móviles. Si se alcanza este límite, es necesario desconectarse de un dispositivo existente a través de la aplicación web para poder conectar uno nuevo.
myDecisions : la aplicación de controles para automatizar tus procesos
Mucho más que una simple aplicación de control de calidad de limpieza, myDecisions permite automatizar todos los procesos de calidad de tus proyectos con clientes. Gracias a su conexión con la plataforma de gestión MoveWORK Flow, permite activar automáticamente planes de acción en función de las situaciones detectadas durante los controles de calidad.
Funciones clave:
- Personalización de formularios mediante un editor drag & drop: Código QR, texto, emoticonos, fotos, firmas…
- Editor de cálculos personalizados para evaluación con rejilla de ajuste automático y coeficiente ponderado
Controles múltiples por zona y muestreo aleatorio
Mapeo en tiempo real de los sitios de clientes con indicadores personalizables
Priorización de acciones y controles de calidad según el nivel de criticidad o urgencia
Activación automática de acciones correctivas para los interlocutores adecuados según las situaciones detectadas en el terreno: ausencia, no conformidad, reclamación del cliente…
Tableros de mando analíticos y automatizados en tiempo real
Espacios para clientes dedicados y personalizables según los contratos
Con myDecisions, dispones de una herramienta potente para racionalizar tus acciones y cumplir con tus compromisos contractuales en todas las circunstancias.
Punto débil: myDecisions no dispone de una galería de plantillas de control de calidad ni de escenarios de intervención automatizados. La configuración se realiza manualmente a través de un editor de arrastrar y soltar.
