Entrar datos en tablas de Excel, responder a una solicitud de cliente, enviar a un agente para reemplazar el garrafón de agua… ¿Y si todas estas tareas fueran automáticas? ¡No pierda más tiempo con acciones largas y repetitivas, opte por la automatización de tareas!
Gracias a la digitalización de los procesos de intervención, tu rendimiento y el de tus colaboradores alcanzarán niveles más altos. MoveWORK le proporciona las instrucciones simples para adoptar la automatización de tareas en tu empresa.
¿Qué es la automatización de tareas?
La automatización de tareas es un proceso mediante el cual una organización utiliza sistemas informáticos para llevar a cabo acciones sin la intervención de un ser humano. Estas acciones pueden ser desde simples tareas que consumen tiempo hasta procesos más complejos que requieren un análisis real.
La automatización de tareas puede lograrse mediante tecnologías avanzadas, como software SaaS, inteligencia artificial, aprendizaje automático o Internet de las cosas (IoT). El objetivo de la automatización es eliminar, o al menos reducir al mínimo, la intervención humana directa en la ejecución de ciertas actividades para ganar eficiencia. Su implementación varía según las necesidades y las estructuras.
Por ejemplo, en el ámbito de recursos humanos, la automatización puede utilizarse para procesar solicitudes de vacaciones o generar informes de rendimiento de manera automática. En el ámbito de la calidad, la automatización de tareas permite recopilar datos en tiempo real para activar correcciones automáticas si es necesario. Esta innovación representa una revolución importante en la gestión de las operaciones diarias.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de tareas?
Los beneficios de la automatización de tareas son numerosos. No solo permite liberar tiempo para los trabajadores al eliminar tareas rutinarias, sino que también mejora su precisión. De hecho, la recopilación y transcripción automática de datos evita errores y optimiza los recursos.
Reducción de costes
La automatización de tareas es un factor crítico para la rentabilidad de la empresa. Por un lado, este proceso reduce significativamente los costes de mano de obra innecesarios y los gastos relacionados con el trabajo diario. De hecho, si un empleado perdía 2 horas en su día para recoger las hojas de asistencia, ahora todo se realiza automáticamente en cuestión de segundos. Si un jefe de operaciones conducía 100 km al día para verificar los niveles de consumibles, ahora se le alerta a distancia en tiempo real sobre los riesgos de agotamiento.
Además de los ahorros en costes laborales, este sistema permite asegurar tu relación con el cliente y evitar disputas. Las máquinas automatizadas están programadas para realizar tareas de manera precisa y constante. El riesgo de errores u omisiones es prácticamente inexistente y, por lo tanto, los costes asociados también lo son. ¿Se quemó una bombilla en la recepción? Un empleado cercano es alertado de inmediato para intervenir y tu índice de satisfacción del cliente se mantiene alto.
Finalmente, la automatización de tareas favorece una mejor reactividad a los cambios en el mercado. Las organizaciones utilizan más eficientemente los recursos, minimizando los desperdicios y optimizando los procesos de producción. Los sistemas automatizados pueden reconfigurarse fácilmente para adaptarse a cambios organizativos o normativos.
Productividad individual y colectiva
Por un lado, las tareas automatizadas pueden realizarse las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin interrupciones ni pausas. Una actividad simple que antes requería a dos empleados ahora puede llevarse a cabo día y noche sin problema mediante una herramienta informática. El ahorro de tiempo es considerable y la productividad general de la organización se ve fuertemente impulsada.
Por otro lado, la automatización de tareas aumenta la productividad de los individuos. Ya no es necesario perder tiempo en tareas de poco valor; ahora los agentes pueden concentrarse en aspectos más estratégicos de sus puestos. Un gerente de recursos humanos puede enfocarse en el desarrollo de las habilidades de los agentes en lugar de en la formalización de las nóminas. Un responsable de clientes puede implementar acciones de fidelización en lugar de resolver disputas constantes.
Mejora de la calidad de servicio
Finalmente, la automatización de tareas también puede contribuir a la mejora de la calidad de servicio en diversos sectores. Los sistemas automatizados ofrecen servicios de manera continua, sin variaciones relacionadas con la fatiga humana, los estados de ánimo u otros factores subjetivos. La experiencia del cliente es más uniforme y los tiempos de espera se reducen.
Para ir más allá, la automatización también permite analizar rápidamente grandes cantidades de datos. Las empresas pueden identificar tendencias y preferencias de los usuarios. Los servicios ofrecidos se personalizan según los comportamientos de los clientes. Además, los sistemas automatizados se adaptan fácilmente a las fluctuaciones en la demanda. La automatización garantiza una prestación de servicio de calidad incluso durante los períodos de mayor demanda.
Cuando la inteligencia artificial está al servicio de la automatización de tareas
¿Cómo elegir las tareas a automatizar en mi empresa?
La automatización de tareas debe implementarse de manera reflexiva. Para automatizar procesos operativos, es imprescindible tener en cuenta los aspectos humanos en la ecuación. La supervisión humana y un diseño centrado en el usuario son cruciales para garantizar el éxito de la automatización y la mejora de la calidad del servicio.
Aquí hay algunos pasos a seguir para tomar decisiones informadas:
- Análisis de los procesos existentes: Identifica las tareas repetitivas, que consumen mucho tiempo, propensas a errores humanos o que requieren una gran precisión
- Objetivos estratégicos: ¿Por qué automatizar tareas? ¿Para mejorar el día a día de los equipos? ¿Para cumplir con la normativa? Las tareas a automatizar variarán según tus necesidades
- Priorización: Clasifica las tareas identificadas según su impacto en los resultados de tu empresa. Comienza por automatizar las tareas que aportarán el mayor beneficio en términos de tiempo, costos o calidad
- Complejidad y viabilidad: Asegúrate de que la tecnología necesaria esté disponible y sea asequible. Algunas tareas pueden automatizarse más fácilmente que otras
- Consulta y formación del personal: Implícate en el proceso de toma de decisiones. Puedes proporcionar información crucial sobre los desafíos diarios, los aspectos críticos y las oportunidades de mejora. Planifica una transición suave para la adopción completa de las nuevas herramientas
- Rentabilidad: Evalúa el retorno de la inversión (ROI) de la automatización de tareas para mantener la rentabilidad a corto, mediano y largo plazo
- Pruebas y ajustes continuos: Realiza pruebas piloto para evaluar la eficacia de la automatización antes de una implementación a gran escala. Planifica así mecanismos para evaluar y ajustar continuamente tus soluciones automatizadas según la evolución de tus necesidades empresariales
Siguiendo estos pasos, puedes desarrollar una estrategia efectiva de automatización de tareas que minimice los riesgos para tu empresa.
¿Qué herramientas permiten la automatización de tareas?
Existen muchas herramientas para automatizar tareas dentro de una empresa. La elección de las herramientas depende de las necesidades y procesos a automatizar. Aquí tienes algunos ejemplos de herramientas de automatización:
- Automatización de marketing: HubSpot, Mailchimp…
- Automatización de ventas: Salesforce, Zoho CRM…
- Automatización de tareas de TI: Ansible, Puppet…
- Automatización financiera: QuickBooks, Expensify…
- Automatización de recursos humanos: BambooHR
- Automatización de pruebas de software: Selenium, Jenkins…
- Automatización de redes sociales: Buffer, Hootsuite…
- Automatización de la gestión de proyectos: Asana, Trello…
- Automatización de los procesos de intervención: MoveWORK Flow.
MoveWORK Flow: la plataforma modular para automatizar tus tareas operativas
La automatización de tareas no es cosa fácil. Para tener éxito en este proyecto, las organizaciones se enfrentan a un imperativo: la necesidad de una herramienta de gestión única. Las herramientas disponibles en el mercado suelen ser muy específicas y no permiten una verdadera transversalidad entre las funciones.
¿Y si tuviéramos la solución? Con la plataforma MoveWORK Flow, digitalice tus procesos operativos, centralice todos tus datos y automatice tus procesos de intervención en una única interfaz.
Automatización de la planificación y gestión de las presencias
La plataforma MoveWORK Flow combina todas las funcionalidades necesarias para la gestión de sus agentes. Por un lado, permite planificar las tareas y automatizar su asignación según la disponibilidad, habilidades y ubicaciones. Ofrece una verdadera flexibilidad en caso de imprevistos y distribuye automáticamente todos los cambios.
Por otro lado, la plataforma MoveWORK Flow permite la automatización de todas las tareas relacionadas con la recopilación de horas laborales. Al digitalizar las hojas de asistencia, los datos de horas laborales, ausencias o retrasos se extraen automáticamente. Estos datos se transmiten automáticamente al departamento correspondiente y al gerente adecuado. Gracias a la integración con herramientas de recursos humanos, ¡incluso se pueden automatizar las nóminas! Para ir un paso más allá, MoveWORK Flow ofrece la posibilidad de automatizar escenarios de reemplazo de empleados. Si un agente de servicio está ausente, se le reemplaza automáticamente. MoveWORK Flow analiza los datos de ausencia y determina qué agente es el más adecuado para el reemplazo según su ubicación, puesto y responsabilidades asignadas.
Automatización de la calidad y de los procesos de intervenciones correctivas
La plataforma MoveWORK Flow es un aliado clave para mantener una alta calidad de servicio. Por un lado, esta herramienta eficiente permite automatizar la gestión, el manejo y el seguimiento de la calidad con un simple clic. Los controles de calidad se digitalizan y están disponibles en las aplicaciones móviles de las personas encargadas de realizarlos. En caso de incumplimiento o no alcanzar un umbral, se lanzan automáticamente acciones correctivas.
Por otro lado, lo mismo se aplica al tratamiento de las solicitudes y quejas de los clientes. En caso de solicitudes, MoveWORK Flow identifica su origen y contenido para asignar la intervención adecuada al agente competente. ¿Una solicitud de limpieza en el quinto piso? Se alerta al agente más cercano y se encarga de la intervención de inmediato. ¿Un problema con la máquina de café? El técnico más cercano recibe el protocolo digitalizado para solucionar el problema. El gerente, por su parte, puede seguir todas las intervenciones a distancia y controlar la satisfacción de los clientes de manera fácil y precisa.
Automatización de informes y reportes de clientes
La plataforma MoveWORK Flow te permite recopilar todo tipo de datos y, por lo tanto, automatizar tus informes de manera ilimitada. Su sistema inteligente detecta los vínculos entre la información y correlaciona los indicadores en paneles dinámicos. El análisis de tus procesos de intervención nunca ha sido tan fácil. Destacando los puntos bloqueantes, puedes tomar decisiones justas y optimizar el rendimiento de tu operación.
Finalmente, MoveWORK Flow puede automatizar tus espacios colaborativos con clientes. Mejora así tu relación con el cliente al proporcionar informes claros, simples y transparentes. Los datos se ajustan en tiempo real, automáticamente y sin el menor esfuerzo.
