Actor clave en la limpieza de eventos, Ovalnet interviene en recintos prestigiosos como la Paris La Défense Arena. Hasta 2025, la empresa se apoyaba en procesos totalmente manuales. Planificaciones, protocolos, control de presencia y solicitudes se gestionaban exclusivamente en papel.
Con más de 100 eventos previstos al año de aquí a 2026, Ovalnet ha decidido digitalizar sus procesos con MoveWORK.
Los objetivos:
- Garantizar una trazabilidad completa de los servicios de limpieza para eventos
- Ahorrar tiempo en la asignación de recursos y la distribución de tareas
- Reducir los plazos de gestión de imprevistos y de solicitudes internas o externas
- Automatizar los procesos antes, durante y después de los eventos
- Agilizar la comunicación con los clientes y garantizar su satisfacción
- Asegurar una seguridad óptima para los ocupantes y el público
¿Por qué la digitalización de la trazabilidad se ha vuelto necesaria para Ovalnet?
Para los responsables de explotación de Ovalnet, el seguimiento y la gestión de los servicios en sus contratos de eventos se estaba convirtiendo en un verdadero quebradero de cabeza. Tenían que:
- Desplazarse de una zona a otra para recopilar las pruebas de intervención
- Responder a las solicitudes de los clientes sin una prueba real desde el terreno
- Ajustar los equipos sobre la marcha sin una visibilidad clara
- Apoyarse con demasiada frecuencia en información transmitida oralmente o en documentos dispersos
La trazabilidad, aunque indispensable para demostrar la calidad del servicio prestado, no era realmente explotable. Esta falta de estructuración afectaba directamente la capacidad de Ovalnet para justificar sus compromisos contractuales. En las reuniones con clientes o durante las auditorías de sitio, las pruebas de intervención carecían de consistencia. La digitalización de los procesos se impuso rápidamente como una prioridad.
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¿Por qué elegir MoveWORK?
La digitalización permite ahora a Ovalnet centralizar los datos del terreno, hacer un seguimiento de las intervenciones en tiempo real y disponer de pruebas utilizables durante auditorías o revisiones de actividad. Una evolución imprescindible para reforzar la calidad del servicio y la conformidad de sus prestaciones para eventos con las herramientas de MoveWORK.
1. La aplicación móvil myMissions Indoor
myMissions Indoor es la aplicación que responde a los retos de trazabilidad de los servicios en el sector de los eventos. Esta herramienta, conectada automáticamente con la plataforma MoveWORK Flow, permite a la dirección de Ovalnet:
Asignar tareas de puesta a punto sin franjas horarias fijas
Priorizar las acciones según el grado de urgencia y la ubicación: camerinos, zona VIP, sanitarios, pista…
Compartir con sus agentes su ficha de puesto actualizada según su zona de intervención, sin necesidad de desplazarse sistemáticamente al sitio
Recopilar datos del terreno para obtener una visión global de las actividades
Por su parte, los agentes de servicio pueden:
- Acceder a su ruta y a los protocolos de intervención con un solo clic
- Consultar una biblioteca de documentos de seguridad, instrucciones y procedimientos
- Organizar su carga de trabajo con total autonomía
- Consultar sus planificaciones actualizadas
- Acceder a un kiosco de servicios para enviar solicitudes antes, durante y después de los eventos
- Solicitar refuerzos o servicios complementarios sin utilizar llamadas telefónicas
2. La plataforma MoveWORK Flow
Complementaria a la aplicación móvil, la plataforma MoveWORK Flow garantiza la supervisión y la gestión global de las intervenciones. Verdadero núcleo del sistema de digitalización, centraliza y analiza automáticamente todos los datos recopilados en el terreno.
Gracias a sus funcionalidades, MoveWORK Flow transforma la información operativa en cuadros de mando dinámicos, actualizados en tiempo real. Estos indicadores ofrecen una visión clara e inmediata de la actividad, facilitando la toma de decisiones y la optimización de los costes.
La plataforma también permite:
Seguir en tiempo real el avance de los servicios
Automatizar las intervenciones y las acciones correctivas en caso de no conformidad
Consultar cuadros de mando por sitio o por cliente
Generar informes fiables y estructurados
Dar acceso a un portal cliente con total transparencia sobre los compromisos y los servicios realizados
« La elección de MoveWORK se impuso de forma natural. Cuando MoveWORK lanzó una plataforma avanzada y una aplicación dedicada al sector de los eventos, percibimos inmediatamente su potencial para estructurar y centralizar nuestros procesos. Esta evolución confirmó nuestra voluntad de integrarla en Ovalnet para unificar nuestras herramientas y ganar en eficiencia. »
3. El acompañamiento de MoveWORK: una garantía de calidad
Para garantizar el éxito del proyecto, MoveWORK implementó un acompañamiento estructurado, desde el despliegue de las soluciones hasta su adopción completa por parte de los equipos de Ovalnet.
Certificada Qualiopi, MoveWORK se compromete a ofrecer un acompañamiento de calidad a través de formaciones impartidas por sus consultores y coaches expertos en Facility Management. Ovalnet se benefició de un itinerario de aprendizaje a medida con:
- La creación de un entorno digital de principio a fin, que cartografía numéricamente los sitios de la Paris La Défense Arena
- Formaciones adaptadas a los distintos perfiles
- Un seguimiento personalizado con un coach asignado a cada colaborador