Ficha técnica: ¿por qué es indispensable?
Intervenciones olvidadas, tareas incompletas, material faltante, clientes insatisfechos… La ficha técnica es mucho más que un simple documento: constituye la base de tus operaciones. Verdadero garante de la organización y la trazabilidad, centraliza todos los datos esenciales para asegurar una gestión operativa fluida y transparente, tanto para tus equipos como para tus clientes.
La ficha técnica: el mensajero del terreno
La ficha técnica garantiza que cada acción esté documentada, sea trazable y cumpla con las expectativas del cliente. En caso de disputa o auditoría, actúa como prueba y referencia para los servicios ejecutados.
- Información general: datos de contacto de la empresa prestadora y del interventor, fecha y hora de la intervención, lugar (edificio, planta, local), número de contrato o de orden de compra asociado… Son datos que permiten saber quién intervino, cuándo y dónde.
- Naturaleza de la intervención: Una descripción detallada de las tareas realizadas, el tipo de servicio (limpieza, mantenimiento, reparación…), zonas o equipos afectados, duración de cada tarea… Todo está documentado para garantizar la calidad y la conformidad de los servicios.
- Material utilizado: Lista detallada de los equipos empleados, referencias, cantidad de productos consumidos…
- Problemas constatados y soluciones aportadas: Identificación de las anomalías o incidentes detectados en el terreno, medidas de seguridad implementadas, permisos y autorizaciones necesarios, procedimientos específicos seguidos, incidentes o accidentes posibles, detalle de las acciones correctivas emprendidas…
- Validación y seguimiento: La firma del interventor y la del cliente o responsable en el sitio, asegurando una trazabilidad irrefutable y una satisfacción garantizada.
Las ventajas de la ficha técnica digital
En un sector donde cada minuto cuenta, una gestión manual puede ralentizar a tus equipos y complicar la coordinación de las intervenciones. Es aquí donde la digitalización cobra todo su sentido, especialmente gracias a la desmaterialización y la automatización de los documentos empresariales. Ya sea para planificar eficazmente tus acciones, reaccionar rápidamente ante imprevistos o demostrar la calidad de tus servicios, la ficha técnica digital no solo es útil, ¡es indispensable!
- Ventajas operativas: visibilidad en tiempo real del terreno, historial de intervenciones, geolocalización automática, marcaje de tiempo preciso, pruebas fotográficas, personalización según los proyectos, sincronización de datos, estandarización de procesos…
- Incremento de productividad: eliminación de la doble introducción de datos, reducción de errores, disminución del tiempo de procesamiento administrativo, aceleración de la facturación, automatización de los informes de actividad, reducción de desplazamientos, optimización de las rutas.
- Ventajas financieras: reducción de los costos de procesamiento, ahorro de papel y consumibles, optimización de los desplazamientos, facturación más rápida, disminución de disputas, seguimiento de existencias y consumibles, reducción de impagos…
- Satisfacción del cliente: recepción inmediata del informe de intervención claro, espacio colaborativo, seguimiento de solicitudes y tareas asumidas, transparencia sobre los servicios realizados, comunicación simplificada con el prestador…
¿Cómo digitalizar una ficha técnica?
Las fichas técnicas en papel plantean numerosos problemas, como pérdidas de tiempo, errores y un acceso limitado a la información. Digitalizar permite modernizar tus procesos para mejorar tanto tu eficiencia como tu capacidad de respuesta ante incidentes o imprevistos. Este enfoque fomenta una colaboración fluida entre tus equipos, responsables y clientes.
Para ello, debes elegir la herramienta adecuada para tu estructura, tu personal y tus contratos con clientes. Tu elección dependerá principalmente de las funcionalidades que busques, de tu presupuesto y del nivel de precisión deseado en tu ficha técnica.
Las aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles se posicionan como la primera línea de frente. Verdaderos escáneres de bolsillo, las aplicaciones permiten capturar instantáneamente todos los datos operativos. Estas herramientas integradas permiten a los técnicos completar sus fichas técnicas directamente en su smartphone o tableta, incorporando fotos, firmas y geolocalización. La interfaz intuitiva facilita la introducción de información, incluso sin conexión a internet.
Además, los generadores de formularios dinámicos permiten personalizar todos los criterios recogidos según los diferentes tipos de intervenciones. Permiten crear plantillas predefinidas donde los campos se adaptan según el contexto: mantenimiento, reparación, instalación. Los formularios inteligentes guían al técnico a través de los pasos para un dominio perfecto de su protocolo de intervención.
Más allá del simple texto, la ficha técnica digital incorpora elementos multimedia: fotos con fecha y hora de las instalaciones, grabaciones de voz para explicaciones detalladas, datos automáticos de los equipos conectados… Estos elementos conforman un expediente de intervención completo.
Finalmente, la firma electrónica integrada en tu ficha técnica permite a tu interventor probar la ejecución de las tareas y a tu cliente validar la calidad de las mismas.
Las plataformas de análisis de las fichas técnicas
Las plataformas de desmaterialización de las fichas técnicas son herramientas digitales que centralizan, automatizan y analizan estos documentos. Permiten reemplazar los formularios en papel por versiones digitales, accesibles desde cualquier dispositivo conectado. Estas plataformas facilitan la transmisión de los datos en tiempo real y su explotación para optimizar los procesos.
Además, gracias a estas plataformas, los datos recopilados en las fichas técnicas pueden transformarse en tableros de control interactivos. Estos tableros permiten visualizar indicadores clave, como el número de intervenciones realizadas, los plazos promedio o los tipos de averías más frecuentes. Al cruzar estos datos, las empresas pueden identificar tendencias, anticipar necesidades y ajustar sus estrategias operativas.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de una ficha técnica?
¡Una vez digitalizada, es hora de automatizar tu ficha técnica!
Ya no se trata solo de digitalizar los datos, sino de transformar tus procesos para hacerlos más rápidos, precisos y eficientes. La automatización permite generar, completar y procesar las fichas técnicas sin intervención humana, o casi. Concretamente, en cuanto se planifica una intervención, se crea automáticamente una ficha con la información esencial: lugar, naturaleza de la intervención, interventor asignado, equipos necesarios, etc.
Durante la intervención, los equipos en el terreno pueden enriquecer la ficha en tiempo real a través de herramientas conectadas, como aplicaciones móviles o sensores IoT. Las anomalías detectadas, los consumibles utilizados o las acciones correctivas implementadas se agregan directamente a la ficha sin pasos intermedios. El impacto es inmediato: una reducción significativa de errores, un ahorro de tiempo para tus equipos y una mejora en la capacidad de respuesta.
Automatizar las fichas técnicas es transformar una tarea que consume mucho tiempo en un proceso fluido y eficiente:
- Ahorro de tiempo en la introducción de datos
- Eliminación de errores de transcripción o faltas de ortografía
- Mayor capacidad de respuesta con acceso instantáneo a los datos
- Informes claros y análisis con un solo clic
En resumen, la automatización de las fichas técnicas no es solo una ventaja operativa: es un factor estratégico. Es un paso imprescindible para los prestadores que desean destacarse durante licitaciones o renovaciones de contratos.
¿Cómo automatizar una ficha técnica?
Automatizar una ficha técnica implica transformar un proceso manual en una gestión digitalizada e inteligente mediante herramientas tecnológicas adecuadas. Aquí están los pasos clave para lograr esta transición:
- Analizar tus necesidades específicas: Comienza por identificar la información esencial a incluir en tus fichas (tipo de intervención, intervenientes, material utilizado, validación, etc.) y los puntos críticos de tu proceso actual. Esto te permitirá establecer objetivos claros para la automatización.
- Elegir la herramienta adecuada: Opta por un software o una plataforma capaz de responder a tus necesidades empresariales. La herramienta debe permitir configurar fichas personalizables, integrar flujos de trabajo automatizados y ser accesible desde dispositivos móviles para tus equipos en el terreno.
- Crear flujos de trabajo automatizados: Configura procesos que desencadenen acciones automáticamente, como la generación de fichas al planificar una intervención, el envío de alertas en caso de problemas o la validación digital por parte del cliente. Estos flujos de trabajo aseguran un seguimiento fluido y sin intervención manual.
- Formar a tus equipos: La automatización solo será efectiva si tus equipos saben cómo usar las herramientas. Organiza sesiones de formación para familiarizarlos con el sistema y sensibilizarlos sobre la importancia de la introducción y el seguimiento en tiempo real.
- Integrar tus datos y herramientas existentes: Asegúrate de que la solución elegida pueda conectarse a tus software de gestión actuales (ERP, CRM, etc.). Esto permite la sincronización automática de la información, evitando duplicados y maximizando la coherencia de los datos.
- Medir los resultados y ajustar: Una vez implementado, evalúa el rendimiento de tu sistema de automatización mediante indicadores como el tiempo ahorrado, el porcentaje de fichas completadas o la satisfacción del cliente. Ajusta los flujos de trabajo según los comentarios para una optimización continua.
Al automatizar tus fichas técnicas, mejoras la calidad de tus servicios y refuerzas tu posición en tu sector de actividad.
¿Cuáles son las herramientas para automatizar tus procesos?
MoveWORK Flow: la plataforma todo en uno para automatizar tus fichas técnicas
Con la plataforma MoveWORK Flow, transforma la gestión de tus fichas técnicas y mejora significativamente tus procesos empresariales gracias a poderosas herramientas de automatización y flujos de trabajo, sin olvidar el acompañamiento personalizado:
Automatización: una gestión simplificada y eficiente para una optimización del tiempo
Con MoveWORK Flow, las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo son cosa del pasado. Cada ficha técnica se genera automáticamente, se completa y se comparte según las reglas y parámetros que defines con precisión. No importa los contratos con los clientes, puedes gestionar simultáneamente varios servicios en diferentes partes de la ciudad. Esta automatización avanzada presenta varias ventajas esenciales:
- Una trazabilidad completa para seguir y analizar cada intervención.
- Un mapa de tus sitios de explotación y una personalización de las fichas técnicas por equipo, por habitación, por piso o incluso por edificio.
- Una reducción significativa de los errores humanos y, por lo tanto, de tus costos operativos.
- Un aumento de la productividad para tus equipos, que pueden concentrarse en otras tareas.
Flujos de trabajo personalizados: una funcionalidad flexible para adaptarse a todas tus necesidades
MoveWORK Flow se distingue por su capacidad de personalización. Gracias a sus flujos de trabajo a medida, cada etapa del proceso y los responsables de cada una de ellas están definidos. Aseguras:
- Una ejecución fluida y sin fallos de las intervenciones, sin importar su complejidad.
- Una coordinación reforzada entre tus equipos: cada uno sabe cuándo, dónde y cómo actuar.
- Una agilidad operativa al eliminar todos los procesos intermedios.
Un acompañamiento a medida para una adopción exitosa
Para garantizar su éxito con MoveWORK Flow, le ofrecemos un acompañamiento a medida que transforma su experiencia. Nuestro programa de formación personalizada permite que sus equipos se conviertan rápidamente en expertos en el uso de la plataforma. Nuestros consultores especializados le guían en cada paso y aseguran una transición y aprendizaje óptimos.
Gracias a este soporte dedicado, sus colaboradores ganan rápidamente en autonomía y eficiencia:
- Un dominio profundo de la solución que maximiza su retorno de inversión
- Un desarrollo continuo de las competencias que refuerza la experiencia de sus equipos
- Una mayor agilidad para superar las expectativas de sus clientes
