En cualquier sector de actividad, la calidad de la limpieza de las instalaciones es un factor determinante para la satisfacción del cliente. Una sala de espera sucia, las basuras desbordadas o papeles en el suelo son elementos que pueden perjudicar tu imagen.
Para satisfacer a los clientes u ocupantes, las empresas deben medir la calidad de su servicio. Para ello, entra en juego el control de calidad de limpieza. Sin embargo, los controles en papel tienen sus limitaciones, ¿cómo digitalizarlos?
¿Qué es un control de calidad de limpieza?
Un control de calidad de limpieza es un dispositivo utilizado para evaluar y garantizar el rendimiento de las intervenciones de limpieza en un entorno específico. Esta herramienta de supervisión permite verificar si las tareas de limpieza se han realizado de acuerdo con las normas y expectativas de calidad preestablecidas.
El control de calidad de limpieza verifica una serie de indicadores. Mide si se han realizado o no una lista de tareas específicas: quitar el polvo, lavar superficies, aspirar el suelo, limpiar ventanas… Para que una tarea sea conforme, debe cumplir con criterios de verificación visual o escalas de calificación. Cada tarea puede ir acompañada de una frecuencia de ejecución recomendada.
Durante la inspección, el responsable de calidad utiliza el control para verificar el estado de limpieza de cada zona. Una zona puede ser una habitación, un equipo o un objeto. El control de calidad generalmente funciona con un sistema de puntos. El responsable marca o anota las observaciones relevantes. Los criterios de evaluación pueden incluir la ausencia de polvo, el brillo de las superficies, la ausencia de manchas o residuos, etc.
¿Cuáles son los objetivos de un control de calidad de limpieza?
1. Asegurarse de que la intervención se haya realizada de acuerdo con los criterios establecidos
El control de calidad de limpieza permite medir la calidad del servicio de un proveedor. Este documento de control también permite realizar un seguimiento de la ejecución de las tareas por parte de sus empleados de limpieza.
El análisis de los resultados de un control de calidad de limpieza ayuda a identificar posibles puntos problemáticos en los procedimientos. Este dispositivo permite tomar medidas correctivas si es necesario. La ficha de control de calidad de limpieza también contribuye a mantener altos estándares de higiene y garantizar un entorno saludable para los ocupantes.
En resumen, un control de calidad de limpieza es una herramienta que facilita la evaluación, el seguimiento y la mejora de las operaciones de limpieza.
2. Facilitar el trabajo de los inspectores de calidad
¿Recordar todos los criterios de evaluación de la limpieza de una oficina, un edificio o una instalación? ¡Esto es una tarea imposible! La ficha de control de calidad de limpieza es una ayuda de memoria real para el responsable de calidad. Todas las variables a evaluar y sus criterios de calificación respectivos se reúnen en un solo documento.
La ficha de control de calidad de limpieza facilita diariamente el trabajo de los inspectores. Permite ahorrar mucho tiempo y reduce el riesgo de olvidos.
3. Contabilizar los costos de las intervenciones de limpieza
Cada control de calidad de limpieza permite registrar el tiempo que el equipo de limpieza dedica a cada tarea específica. El coste de mano de obra se calcula para cada intervención.
El control de calidad también registra los productos de limpieza utilizados en cada tarea. Los costes de estos materiales se pueden incluir en el cálculo global de los costes de la intervención. Lo mismo ocurre con los equipos específicos o los tratamientos especiales: aspiradoras, máquinas de limpieza, limpieza de alfombras, etc.
4. Ayudar en la planificación de futuros servicios de limpieza
Recopilando toda esta información, los controles de calidad de limpieza permiten hacer un seguimiento y contabilizar los costes operativos. Este cálculo facilitará la planificación presupuestaria y la asignación de recursos según las áreas de operación.
Según cada sitio, las necesidades de mano de obra serán diferentes. Identificar puntos problemáticos o sitios difíciles de limpiar permite cuantificar la cantidad de personal necesaria en lugares específicos.
¿El control de calidad en papel está (realmente) obsoleta?
La mayoría de las empresas todavía utilizan el control de calidad en formato papel. El responsable de calidad llega al sitio y tiene una ficha de control en papel específica para cada zona. Luego se realiza la transcripción manualmente.
Pero ¿es esta solución efectiva? ¿Se utiliza de manera óptima?
Ventajas de los controles de calidad en papel:
A pesar de su enfoque tradicional, este método de control tiene ciertas ventajas:
- Los controles de calidad en papel son económicos. El coste de impresión es mínimo, especialmente cuando el número de sitios es reducido.
Los controles de calidad en papel son fáciles de implementar. Solo se necesita una impresora para luego distribuirlas al equipo de calidad.
Los controles de calidad en papel son comprensibles para todos los colaboradores. Su sistema de calificación es sencillo.
Los inconvenientes de los controles de calidad en papel:
A pesar de estas ventajas, los controles de calidad en papel ahora están obsoletos en algunos aspectos:
- Los controles de calidad en papel se pierden fácilmente. En caso de pérdida u olvido, todos los datos de cumplimiento se pierden y no se pueden recuperar. El responsable de calidad no tiene más opción que repetir el control y regresar al sitio.
- Los controles de calidad en papel no están conectadas a ninguna herramienta. Su transcripción debe hacerse a mano. Es un trabajo que consume mucho tiempo, largo y que aumenta el riesgo de errores.
- Los controles de calidad requieren una doble entrada de datos. La primera se realiza durante el control y la segunda durante la transcripción.
- Los controles de calidad son difíciles de seguir. Al no estar vinculadas a un software de análisis, es difícil seguir las tendencias y obtener una visión general de las operaciones.
Control de limpieza digitalizado: ¿cuáles son tus opciones?
Existen diferentes dispositivos para digitalizar tus controles de calidad. Más o menos potentes, estas herramientas facilitan el trabajo de tus responsables de calidad y los hacen más eficientes.
Las fichas de control de limpieza en Excel o Google Sheet: una opción conectada pero muy limitada.
Aunque en formato digital, el control de calidad en Excel o Google Sheet sigue siendo muy limitado. Esta herramienta no es más práctica que una hoja de papel.
De hecho, la creación y personalización de fichas de control de limpieza en Excel pueden ser complejas. Estos procesos requieren cierto conocimiento de las funciones de la herramienta y un buen dominio de las fórmulas.
Si no estás familiarizado con estas herramientas, puede llevar mucho tiempo.
Además, el uso de Excel o Google Sheet puede ser complicado en un teléfono. El responsable de calidad debe desplazarse a múltiples sitios y esto puede convertirse rápidamente en un problema. La complejidad y las limitaciones de movilidad son aspectos a tener en cuenta al evaluar la eficacia y practicidad de estas opciones.
Los controles de calidad de limpieza a través de un software de Facility Management: la forma más eficaz de dar seguimiento a tus intervenciones de limpieza.
Para seguir y analizar eficientemente tus datos de calidad, la mejor herramienta es sin duda un software de Facility Management. Gracias a sus funciones preconfiguradas y su algoritmo de análisis, hacer un seguimiento de tu calidad de servicio se vuelve muy sencillo.
Los softwares de Facility Management centralizan todos tus datos de operaciones. Mediante la digitalización de los controles, todos los resultados se cargan automáticamente en el software, incluso sin conexión. Con solo un vistazo, obtienes una visión de las tareas realizadas, las calificaciones asignadas a cada intervención y los problemas encontrados. Olvídate de pérdidas de datos o errores, todo se guarda y se respalda de manera segura.
Gracias a un software de Facility Management, la información sobre las intervenciones de limpieza está disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los responsables de calidad pueden compartir la información en tiempo real y alertar a los involucrados específicos en caso de incumplimiento. Esto mejora la colaboración entre los equipos.
Además, un software de Facility Management también puede automatizar algunas tareas recurrentes. Por ejemplo, si no se alcanza un umbral de aceptabilidad, puede generar automáticamente listas de tareas, recordatorios de mantenimiento o alertas. Esto permite ahorrar tiempo y mejorar la organización de las actividades de limpieza.
Por último, un software de Facility Management te permite dar seguimiento a las actuaciones de limpieza con precisión. Puedes analizar fácilmente indicadores de rendimiento, como tiempos de ejecución, calidad de la limpieza, problemas recurrentes, costos, etc. Todos estos indicadores se presentan luego en informes y paneles de control personalizados.
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Durante el control, también puedes solicitar pruebas fotográficas. Estas imágenes son una excelente manera de verificar el nivel de incumplimiento de un elemento. El agente en el lugar puede identificar fácilmente las anomalías utilizando su teléfono inteligente.
Con el software de Facility Management MoveWORK Flow, todos los resultados de tus controles de calidad se centralizan en paneles de control. En tiempo real, puedes visualizar los controles realizados en el terreno.
Gracias a estos informes, se facilita el análisis de los puntos problemáticos. Los procesos de limpieza o verificación se pueden ajustar según los indicadores recopilados. Esta función permite que tu empresa se involucre en un proceso de mejora continua.
