Los costes salariales y de mano de obra representan más del 60 % de los gastos de las empresas. Pero además de eso, ¿cuánto cuestan las ausencias no planificadas? ¿Las salidas anticipadas de rondas o turnos? ¿Los retrasos y las penalizaciones facturadas por sus clientes? De media, cada año, estas situaciones provocan pérdidas financieras de al menos 1.000 € por empleado para las organizaciones.
Para hacer frente a estos gastos inesperados, implementar una trazabilidad de las intervenciones de sus agentes es una prioridad. Herramientas de captación, plataformas de gestión, partes de intervención digitalizados… Todos estos dispositivos digitales le permitirán optimizar el control de presencia en su empresa. Descubra ahora todos nuestros consejos.
Como la digitalización mejora el control de presencia ?
Muchas empresas, especialmente las pymes y las pequeñas estructuras, siguen utilizando el papel para gestionar los tiempos de trabajo. Registro en fichas de cartón, fichaje manual en una hoja de asistencia o incluso un post-it dejado en un escritorio: todos estos métodos generan errores de seguimiento y costes innecesarios. Entonces, ¿cómo optimizar el control de presencia de los empleados sin una verdadera trazabilidad? ¡Es imposible!
Por un lado, la gestión manual del control de presencia implica una falta de visibilidad sobre las operaciones en el terreno. Este método hace imposible detectar las ausencias en tiempo real y acceder a una visión global de las incidencias en los distintos sitios de operación. De hecho, para obtener estos datos con un formato en papel, el responsable debe desplazarse a cada zona, recoger las hojas de asistencia, transcribir manualmente la información en su software y, finalmente, intentar analizar todos esos indicadores. El control de presencia se convierte así en sinónimo de pérdida de tiempo, derroche de materiales, y costes tanto directos como indirectos.
Frente a estas problemáticas, digitalizar el control de presencia se impone como una necesidad evidente. Al digitalizar la recopilación de datos, se eliminan los riesgos de pérdida, confusión o errores de interpretación. Los procesos manuales, lentos y repetitivos, son reemplazados por flujos automatizados y rápidos, y los informes analíticos se generan en cuestión de minutos. La digitalización del seguimiento permite contar con un historial preciso de los inicios y finales de turno, lo que permite ajustar con exactitud las nóminas en función del tiempo trabajado. ¡Se acabaron las horas extras olvidadas o las horas pagadas sin haber sido trabajadas! Todas las disposiciones legales se cumplen al pie de la letra y, a distancia, el responsable puede gestionar a sus agentes desde cualquier lugar y dispositivo electrónico.
Además, la digitalización del control de presencia refuerza la seguridad y la confidencialidad. Olvídese de las miradas indiscretas para saber quién está presente hoy en el sitio o quién ha solicitado vacaciones. Con la gestión digital, toda la información se recopila automáticamente y se centraliza en una herramienta accesible solo para las personas autorizadas.
Cuales son las herramientas para digitalizar el control de presencia ?
Ahora ha llegado el momento de lanzarse al agua. Como ya habrá comprendido, la digitalización del control de presencia ofrece muchas ventajas… pero, ¿cómo ponerla en marcha? ¡No es tan sencillo orientarse entre los proveedores de software, los fabricantes de equipos o los ERP sectoriales! Tranquilo, a pesar de la gran cantidad de herramientas disponibles, un diagnóstico sencillo de sus necesidades y dispositivos existentes le permitirá tomar la decisión correcta.
Los equipos de fichaje fijos
El primer paso para digitalizar el control de presencia consiste en implementar herramientas que permitan recopilar los tiempos de trabajo de sus empleados. Hora de llegada, hora de salida, tiempo dedicado a cada intervención… Toda esta información es esencial tanto para generar correctamente los sueldos de sus agentes como para emitir facturas precisas a sus clientes. ¿Qué pensaría un cliente si le facturara 5 horas de servicio cuando en realidad solo se realizaron 4? ¡El descontento no tardaría en llegar!
Para evitar estos inconvenientes, existen dispositivos de fichaje fijos: las terminales de control. Estos equipos conectados utilizan diferentes tipos de tecnologías para registrar en tiempo real las llegadas y salidas de sus agentes. Ofrecen un sellado horario automático e infalsificable de las entradas y salidas. Las terminales sustituyen los métodos en papel y permiten ahorrar un tiempo considerable.
Los terminales fijos pueden basarse en varios sistemas de reconocimiento para registrar la presencia y gestionar el control de presencia:
- Tarjetas magnéticas
- Lectores de código de barras
- Tarjetas RFID (identificación por radiofrecuencia)
- Detección por infrarrojos o NFC
- Identificación mediante código personal
La elección del equipo fijo más adecuado para su empresa dependerá de diversos criterios como el presupuesto, la ubicación del terminal, el número de usuarios y el nivel de seguridad deseado.
Los equipos de fichaje moviles
Entre las otras alternativas posibles para digitalizar el control de presencia, también se encuentran las terminales móviles de fichaje. Como su nombre indica, estos dispositivos permiten un fichaje rápido sin depender de un único punto geográfico. Ideales para equipos móviles, permiten registrar las entradas y salidas en varios sitios simultáneamente, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias a su flexibilidad, eliminan la necesidad de fichar físicamente en la oficina, reducen los desplazamientos innecesarios y los costos asociados.
Aunque existen muchas opciones en el mercado, se pueden clasificar las terminales móviles de fichaje en tres grandes categorías:
- Terminales móviles preconfiguradas: Estos equipos son generalmente dispositivos móviles más resistentes, diseñados especialmente para necesidades operativas. Vienen configurados con una aplicación móvil específica que permite el fichaje mediante diversas tecnologías (Código QR, NFC, Bluetooth…).
- Aplicaciones móviles: Estas soluciones requieren instalación en los smartphones profesionales o personales de los empleados. Funcionan como asistentes digitales para los agentes y generalmente ofrecen una variedad de funciones operativas: fichaje, seguimiento de intervenciones, protocolos…
- Fichajes mediante Código QR: Este método consiste en generar códigos QR únicos vinculados a un lugar de trabajo específico. Los empleados solo tienen que escanear el código con su smartphone para registrar su entrada o salida en ese sitio vía una página web. Esto ofrece una solución ligera y flexible, sin necesidad de una aplicación dedicada.
La elección de la tecnología dependerá de las necesidades específicas de la empresa en términos de flexibilidad, seguridad y experiencia de usuario.
Los terminales conectados
En el corazón del control de presencia digital, los terminales de intervención conectados también forman parte de las opciones interesantes. Al igual que las tradicionales terminales estáticas, estos dispositivos permiten registrar las presencias en un lugar determinado. Pero, a diferencia de las badgeadoras, ofrecen otras funciones operativas: reclamaciones, solicitudes de servicio, pedidos de reposición, declaración de incidentes… Basta con que los agentes pasen frente al terminal para marcar su entrada o salida de forma autónoma.
Pero las ventajas de estas soluciones no terminan ahí. Las terminales conectadas también pueden ser utilizadas por los ocupantes de un sitio. Desde la consulta de las intervenciones en el edificio hasta el quiosco de servicios, estos dispositivos son también verdaderos pilares de la satisfacción del cliente.
Los softwares de control de presencia
Una vez recopilados los datos de presencia, es necesario centralizarlos y procesarlos. En la búsqueda de un control de presencia más eficiente, cada vez más empresas recurren a soluciones de software especializadas. Lejos de las hojas de cálculo Excel, estas herramientas digitales revolucionan los procesos de recursos humanos y operaciones. Se acabaron los cálculos tediosos de saldos, las declaraciones manuales y el seguimiento que consume mucho tiempo de las vacaciones. Gracias a la automatización de las tareas administrativas, todos sus informes analíticos se generan en cuestión de minutos.
Además, al centralizar todos los tiempos de trabajo en un sistema único, ofrecen una visibilidad de 360° sobre la actividad de los equipos. Ya sea para anticipar períodos de alta afluencia, identificar tendencias de absentismo o detectar puntos críticos en los recorridos de intervención, estos softwares proporcionan paneles de control en tiempo real y con indicadores relevantes. Más allá del simple control de presencia, algunos de estos programas incluyen funcionalidades avanzadas como planificación, control de calidad o análisis predictivo. Ya opte por una solución a medida o una herramienta lista para usar, una cosa es segura: los softwares de control de presencia favorecen su rendimiento y el de sus colaboradores.
MoveWORK Flow : la plataforma integrada para el control de presencia
¿Y si pudieras beneficiarte de todas estas herramientas en una única solución? Mientras que los costes asociados a las ausencias no planificadas afectan gravemente tus finanzas, MoveWORK Flow se destaca por ofrecerte una respuesta global y eficaz. Gracias a su sistema centralizado de control del tiempo de trabajo, esta plataforma inteligente te proporciona una trazabilidad precisa de las presencias y ausencias en todos tus sitios de operación.
MoveWORK Flow está conectada a un ecosistema completo de equipos de fichaje que digitaliza de principio a fin la recopilación de los tiempos de trabajo. Terminales conectados, aplicaciones móviles, lectores móviles, fichajes por código QR… La plataforma ofrece multitud de opciones para registrar los comienzos y finales de turno de tus agentes. Sea cual sea tu problemática o la configuración de tus zonas de intervención, ¡encontrarás el equipo adecuado! Se acabó el papel, los datos se recogen en tiempo real y se centralizan para facilitar el control de presencia y ofrecer una visión exhaustiva de la actividad.
Gracias a su módulo de planificación dinámica, MoveWORK Flow permite a los responsables de equipo gestionar con agilidad las variaciones de personal. En caso de retrasos, vacaciones o ausencias imprevistas, son avisados al instante. Los agentes disponibles son localizados y las tareas se redistribuyen automáticamente. Por su parte, los empleados son informados a través de myMissions, la aplicación móvil dedicada a los operarios. En pocos segundos, su planificación se actualiza y disponen de toda la información necesaria para realizar su intervención (protocolo, órdenes de trabajo…).
Más allá de estas funciones esenciales, la verdadera ventaja de MoveWORK Flow reside en su motor de automatización y flujos de trabajo. Desde la declaración de ausencia hasta la generación de informes analíticos completos, la solución automatiza muchas tareas administrativas relacionadas con el control de presencia. Con estos módulos operativos avanzados, los equipos de RRHH y los responsables de operaciones ahorran tiempo y optimizan su rendimiento.
Para ir aún más lejos, MoveWORK Flow es capaz de detectar una situación, identificar la respuesta adecuada a ese evento y lanzar automáticamente la acción necesaria. Por ejemplo, si un agente está ausente, la plataforma inicia un escenario de reemplazo automático. Si un dispensador de jabón está vacío, desencadena una intervención de reposición. Su motor inteligente localiza a los operarios competentes cercanos y les asigna automáticamente las tareas a realizar.
MoveWORK Flow es, por tanto, la solución llave en mano que se adapta a las necesidades de cada empresa, gracias a su modularidad y a la diversidad de sus socios.
Como empezar tu proyecto ?
Si deseas hacer la transición hacia un control de presencia digital, la fase de implementación es un momento crucial. Antes, durante y después, todas las etapas del despliegue deben ser pensadas y planificadas antes de lanzarse sin reflexión:
- Realizar una auditoría de necesidades y procesos a digitalizar: ¿Cuántos agentes fichan diariamente? ¿Dónde se ubicarán mis equipos de fichaje? ¿Quién debe gestionar la supervisión de los procesos? ¿Qué interfaces son necesarias y con qué softwares o ERP? ¿El proveedor ofrece acompañamiento y formación? Todas estas preguntas deben ser respondidas para evitar el fracaso del proyecto.
- Configurar tus herramientas según las especificidades de la empresa: Configurar un parque de equipos puede convertirse en una pesadilla si no cuentas con acompañamiento. Antes del lanzamiento, verifica las modalidades de ayuda y despliegue que ofrece la herramienta elegida.
- Desplegar progresivamente la solución: Formación, toma de control, creación de entornos digitales… Un despliegue gradual permitirá una mejor apropiación de los dispositivos por parte de tus colaboradores. Con este método probado, el cambio se acepta más fácilmente y la digitalización del control de presencia se convierte en un motor de rendimiento para tu organización.
Más allá de la transversalidad y flexibilidad de su plataforma, MoveWORK te ofrece un servicio al cliente de calidad y totalmente personalizado. Formación especializada, coach dedicado, soporte técnico y servicio postventa: todo está puesto en marcha para ayudarte a sacar el mejor provecho de MoveWORK Flow. Gracias a este acompañamiento personalizado, digitalizas el control de presencia en las mejores condiciones y maximizas los beneficios operativos y financieros.
