El coste del Facility Management suscita muchas preguntas. A veces se presenta como un capricho reservado para grandes empresas, sin embargo, el Facility Management permite lograr importantes ahorros. El coste de NO hacer Facility Management, y por lo tanto optar por la inacción, resulta mucho más prohibitivo.
Como dice el refrán “no elegir es seguir eligiendo”, en el caso de la gestión de edificios es igual. No invertir en Facility Management definitivamente no se traduce en ahorrar. Aquí descubre lo que realmente cuesta la inexistencia de Facility Management, o su deficiencia mínima.
El Facility Management: un servicio diseñado para optimizar los costes de tus edificios
El Facility Management te permite rastrear los datos de tus edificios. Permite organizar tus equipos de mantenimiento y servicios generales en consecuencia.
El concepto es bastante simple: los datos y el software que centralizan la información actúan como un tercero de confianza. Estas herramientas no tienen interés en mentirte, no olvidan nada y te dicen todo lo que necesitas saber. Son aliados clave para gestionar tus edificios, equipos y equipos.
Un edificio con un buen Facility Management debería tener las siguientes características:
- Movilización de equipos y proveedores de servicios a pedido
- Costes de consumo de energía más bajos que los edificios convencionales
- Reducción de los costes de seguridad
- Un seguimiento de facturas y servicios sencillo
- Una visión en tiempo real de las acciones de mantenimiento y las intervenciones
- Un número mínimo de administradores de edificios
Si tu edificio y su gestión no se parecen en absoluto a esta descripción, es posible que necesites urgentemente un Facility Manager o herramientas para facilitar su trabajo.
Los síntomas de un Facility Management ineficiente
Lamentablemente, varios síntomas son bastante comunes cuando se descuida o incluso se ausenta el Facility Management de un edificio.
Tu Facility Manager está en burn out
Si ya tienes un Facility Manager, estás en el camino correcto. Sin embargo, si pasa su tiempo coordinando equipos de proveedores de servicios sin éxito, es probable que esté mal equipado. Sin una herramienta eficiente, el Facility Manager no puede cumplir con la tarea asignada.
Gestionar horarios, costes, facturación y el factor “humano” de los proveedores puede ser especialmente agotador y consume mucho tiempo, especialmente cuando la herramienta de Facility Management destinada a facilitar el trabajo es inexistente o poco adecuada.
No estás seguro de si las intervenciones y los servicios se han realizado correctamente
No saber si una intervención ha sido realizada correctamente por tu equipo o tus proveedores de servicios es señal de un problema de gestión. Ya sea una intervención de mantenimiento, limpieza o cualquier otro servicio, tus servicios generales necesitan un seguimiento preciso.
La falta de pruebas de realización, la ausencia de hojas de control, las largas horas de conversación con los equipos, la facturación a ciegas… Todos estos problemas se pueden evitar fácilmente cuando se utilizan las herramientas adecuadas de Facility Management y los procesos correctos.
El mantenimiento es más a menudo correctivo que preventivo
Uno de los puntos clave del Facility Management es realizar mantenimiento preventivo. Gracias a la recopilación de datos en tiempo real, el Facility Management permite anticipar las intervenciones en tus edificios.
Si tus equipos pasan la mayor parte de su tiempo realizando mantenimiento correctivo en lugar de mantenimiento preventivo, esto puede revelar varios problemas:
- No estás recopilando los datos adecuados.
- No estás utilizando un software de Facility Management que centralice la gestión.
Los verdaderos costes de un Facility Management deficiente
Si sientes que tu Facility Management podría mejorar, te sorprenderás aún más cuando descubras cuánto te cuesta.
El salario de tu Facility Manager es un desperdicio si el edificio sigue siendo mal gestionado
Realizar Facility Management con herramientas deficientes que desorientan a tus equipos en lugar de coordinarlos es un desperdicio significativo de recursos salariales.
En primer lugar, estás desperdiciando el salario de tu Facility Manager, que generalmente oscila entre 30,000€ y 50,000€ al año. El tiempo de tu Facility Manager es un recurso valioso que debe utilizarse con prudencia. Quieres que pueda gestionar sus equipos, proveedores y edificios sin esforzarse demasiado y sin desperdiciar tus otros recursos.
El coste de los conflictos con los proveedores de servicios es mucho más alto de lo que piensas.
Cuando el Facility Management es ineficiente, los primeros en verse afectados suelen ser los proveedores de servicios. Necesitan información confiable para planificar su programación, facturación y, en general, cumplir con los contratos establecidos.
Cuando se producen conflictos entre los administradores de edificios y los proveedores de servicios externos (limpieza, mantenimiento, etc.), los costes pueden ser muy altos:
- Penalizaciones por incumplimiento de contratos.
- Terminación de contratos que resulta en la interrupción de los servicios.
- Demandas legales para resolver disputas comerciales.
- Tiempo (y, por lo tanto, costes) dedicado a buscar nuevos proveedores.
- Tiempo (y, por lo tanto, costes) dedicado a la capacitación y adaptación de los nuevos proveedores.
En resumen, no deseas entrar en conflictos con tus proveedores. El coste suele ser mucho más prohibitivo de lo que piensas y las consecuencias operativas pueden durar meses.
El coste del mantenimiento de edificios o equipos puede aumentar rápidamente de forma exponencial
Los software de Facility Management y los conceptos de mantenimiento preventivo se implementan por una razón: es mucho más barato realizar un mantenimiento regular de un edificio que esperar a que falle.
El mantenimiento preventivo no solo garantiza la seguridad y calidad de tus edificios, sino que también es una buena manera de anticipar los costes. El Facility Management ayuda a evitar períodos de inactividad y a preservar tu flujo de efectivo.
En promedio, el mantenimiento preventivo ahorra 5€ por cada 1€ gastado.
Los gastos de energía de tus edificios están descontrolados e imposibles de gestionar
¿Estás calentando tus edificios cuando no hay nadie en ellos? ¿Las luces están encendidas en oficinas vacías o no tienes visibilidad sobre tus gastos de energía? Podrías lograr ahorros energéticos muy significativos con el Facility Management.
Un edificio más inteligente con Facility Management permite controlar los costes de calefacción, ventilación y aire acondicionado, que se pueden reducir hasta un 20-25%. Los costes relacionados con la iluminación pueden reducirse hasta un 40%.
Un edificio inteligente combinado con un Facility Management eficiente puede reducir sus costes energéticos en más del 30%. Son ahorros mensuales que están lejos de ser insignificantes y que superan con creces los costes de instalación de sensores y software.
¿Cómo reducir los costes de gestión de edificios con Facility Management?
Se requieren varias etapas para implementar soluciones de Facility Management y reducir los costes de gestión de tus edificios.
Hacer que tu edificio sea inteligente: el paso número 1 para recopilar datos.
Los datos son uno de los activos más valiosos en nuestra era digital, y el Facility Management no es una excepción.
Se deben instalar numerosos sensores y dispositivos de registro en tus edificios para rastrear correctamente los datos:
- Sensores de temperatura.
- Sensores de iluminación.
- Sensores de apertura/cierre.
- Sensores RFID.
- Dispositivos de registro fijos o móviles.
Cuando tienes un mapeo de lo que deseas rastrear y controlar, ya has dado un gran paso en la implementación de soluciones de Facility Management.
Instalar un software de Facility Management para centralizar la información
Los sensores por sí solos no son suficientes para organizar a tus equipos y proveedores, ni para hacer previsiones. Es necesario que estos datos tan valiosos se recopilen en un software de Facility Management para que puedan ser aprovechados al máximo.
El software permite centralizar la recopilación de datos, así como sincronizar las alertas y automatizar las acciones correctivas con los equipos responsables. Esto supone un ahorro de tiempo y recursos muy importante para todos los gestores.
Contratar a un Facility Manager para supervisar la gestión de tus edificios
Si tienes varios edificios o instalaciones industriales que requieren un alto nivel de mantenimiento e intervenciones, contratar a un facility manager será pronto imprescindible. Esta función es crucial si deseas reducir tus costes operativos.
Cuando los edificios son inteligentes y están conectados a través de un software de Facility Management eficiente, el salario de tu facility manager se verá ampliamente compensado por los ahorros energéticos y de recursos.
Sin embargo, implementar un sistema de Facility Management requiere un tiempo de adaptación. Se necesitan algunos ajustes para que su uso se vuelva automático. El tiempo y los costes de capacitación son un esfuerzo a corto plazo en comparación con los ahorros sustanciales que obtendrás. Una vez que todos tus equipos estén familiarizados con la herramienta, los datos y las intervenciones se automatizan.
Los gastos en Facility Management son inversiones que brindan dividendos rápidamente. Los costes de implementar soluciones de Facility Management son insignificantes en comparación con los ahorros obtenidos en todos los niveles:
- Reducción de los gastos de energía.
- Facturación basada en el servicio / por hora.
- Costes administrativos reducidos al mínimo.
- Menos fallas y mantenimiento que interrumpan la actividad.
Contacta a nuestro equipo para obtener información sobre la implementación de soluciones de Facility Management en tus instalaciones.
