Quel que soit le secteur d’activité, la qualité du nettoyage des locaux est un facteur déterminant pour la satisfaction client. Une salle d’attente sale, des poubelles qui débordent ou des papiers par terre sont autant d’éléments qui peuvent nuire à votre image. Pour satisfaire vos clients et ajuster les parcours à leurs besoins, mesurer votre qualité de service est un impératif. Calculer, analyser, ajuster, agir… Pour ce faire, la fiche de contrôle qualité du nettoyage est l’outil qu’il vous faut !
Mais, à l’heure où les contrôles papier ont leurs limites, comment les digitaliser ?
Qu’est-ce qu’une fiche de contrôle qualité de nettoyage ?
Une fiche de contrôle qualité de nettoyage est un dispositif utilisé pour évaluer le respect des protocoles de nettoyage et garantir la performance de ces interventions dans un environnement précis. Cet outil de surveillance permet de vérifier si les tâches de nettoyage ont été effectuées conformément aux normes, aux grilles référentielles en vigueur et aux attentes de qualité préétablies.
La fiche de contrôle qualité de nettoyage vérifie un certain nombre d’indicateurs. Elle mesure la réalisation ou non d’une liste de tâches spécifiques : dépoussiérage, lavage des surfaces, aspiration des sols, nettoyage des vitres… Pour qu’une tâche soit conforme, elle doit répondre à plusieurs critères de vérifications visuels ou à des échelles de notation. Chaque tâche peut être accompagnée d’une fréquence d’exécution recommandée.
Lors de l’inspection, le responsable qualité ou QHSE utilise la fiche pour vérifier l’état de propreté de chaque zone. Une zone peut s’apparenter à une pièce, un équipement ou un objet. La fiche de contrôle qualité fonctionne généralement avec un système de points. Le responsable coche ou note les observations pertinentes. Les critères d’évaluation peuvent inclure l’absence de poussière, la brillance des surfaces, l’absence de taches ou de résidus, etc.
Pourquoi digitaliser une fiche de contrôle qualité du nettoyage ?
Tout le monde parle du numérique, de l’IA ou encore d’automatisation, mais quels sont les avantages concrets de toutes ces technologies ? La fiche de contrôle qualité du nettoyage classique, au format papier, est pourtant encore très répandue. Quand vous aurez lu cette section, tous vos doutes seront dissipés ! Découvrez les avantages de passer à la fiche de contrôle qualité du nettoyage digitale.
1. S’assurer du respect des critères de contrôle établis
Outre le suivi de la réalisation des tâches, la fiche de contrôle qualité du nettoyage permet de mesurer votre qualité de service et le respect des engagements de votre contrat. Le niveau d’exigence renseigné dans le cahier des charges du donneur d’ordres est suivi au millimètre près. Sans cette rigueur, vous vous exposez à des pénalités financières plus ou moins importantes.
De plus, l’analyse des résultats d’un contrôle qualité de nettoyage favorise l’identification d’éventuels points bloquants dans les procédures. Ce dispositif permet de prendre des mesures correctives si nécessaire. La fiche de contrôle qualité de nettoyage contribue également à maintenir des normes d’hygiène élevées et à assurer un environnement sain pour les occupants. Ces documents sont les socles de vos audits de certification qualité, comme ceux de la HAS ou encore des normes ISO.
Mais, tracer cette conformité via une fiche de contrôle qualité du nettoyage papier est un enfer ! Sur un site client, c’est facile. Mais sur des centaines de sites ou points de contrôle, c’est une vraie usine à gaz ! Entre le temps perdu pour collecter, chercher, retranscrire et analyser les données. La fiche de contrôle qualité papier est un gouffre financier. De façon numérique, le document se transforme en un vrai allié de performance. La fiche de contrôle qualité du nettoyage digitale collecte automatiquement l’évaluation, centralise et modélise le suivi et pilote instantanément les opérations de nettoyage correctives.
2. Faciliter le travail des contrôleurs qualité
Retenir tous les critères d’évaluation du nettoyage d’un bureau, d’un bâtiment ou d’une exploitation ? Ceci est une vrai mission impossible ! La fiche de contrôle qualité de nettoyage digitale est un pense-bête pour le responsable qualité. Toutes les variables à évaluer et leurs critères de
de notation respectifs sont réunis dans un seul et même document dématérialisé, consultable à tout moment et peut importe où l’on se trouve.
De plus, la fiche de contrôle qualité du nettoyage est directement liée à vos logiciels qualité ou analytiques. Toutes les informations et les non-conformités sont modélisées automatiquement dans des tableaux de bord intuitifs. Plus de perte de temps, plus d’erreurs d’interprétation. Le digital facilite quotidiennement le travail des contrôleurs.
3. Comptabiliser les coûts des interventions de nettoyage
Chaque fiche de contrôle qualité du nettoyage digitale enregistre le temps passé par les équipes sur chaque tâche spécifique. Les délais d’exécution, ou SLA, sont mesurés en temps réel. Grâce à cette visibilité numérique, vous pouvez facilement calculer le coût en main-d’œuvre pour chaque intervention et détecter les parcours critiques. Un type d’entretien rencontre fréquemment des anomalies ? Vous augmentez la fréquence de passage des agents. Des tâches sont souvent inachevées sur une zone précise ? Vous doublez le nombre de contrôle qualité du nettoyage sur le site pour comprendre le problème.
D’un autre côté, la fiche de contrôle qualité du nettoyage permet également d’enregistrer les produits de nettoyage utilisés lors de chaque tâche. Les coûts de ces matériaux pourront être ainsi inclus dans le calcul global des coûts d’intervention. Il en va de même pour les équipements spécifiques ou les traitements spéciaux : aspirateurs, machines de nettoyage, nettoyage de moquette… La facturation est ajustée par rapport à la réalité du terrain. Tous ces éléments vous permettent de calquer vos coûts réels sur vos coûts prévisionnels et limitent les écarts budgétaires.
4. Aider à la planification des prestations de nettoyage futures
En compilant toutes ces informations, les fiches de contrôle qualité de nettoyage permettent de suivre et de comptabiliser les coûts opérationnels. Ce calcul facilitera la planification budgétaire et l’allocation des ressources selon les zones d’exploitation pour vos futurs chantiers.
En fonction de tel ou tel site, les besoins en termes de main d’oeuvre seront différents. La mise en évidence de points bloquants ou de sites difficilement nettoyables permet de quantifier automatiquement le nombre d’agent nécessaire à des endroits précis.
La fiche “papier” de contrôle qualité de nettoyage est-elle (vraiment) obsolète ?
La majorité des entreprises utilisent encore le contrôle qualité sous format papier. Le responsable qualité arrive sur site et dispose d’un contrôle papier spécifique pour chaque zone. Sa retranscription s’effectue ensuite manuellement. Mais cette solution est-elle performante ? Son utilisation est-elle optimale ?
Les avantages des fiches de contrôle qualité en papier
Malgré son caractère traditionnel, cette méthode de contrôle possède certains avantages :
Les fiches de contrôle qualité papier ne coûtent pas cher. Le coût d’impression est minime, notamment quand le nombre de site d’intervention est réduit.
Les fiches de contrôle qualité papier sont faciles à déployer. Il suffit d’avoir une imprimante pour ensuite les distribuer aux équipes qualité.
Les fiches de contrôle qualité papier sont compréhensibles par tous les collaborateurs. Leur système de notation est simple.
Les inconvénients des fiches de contrôle qualité en papier
Malgré ces atouts, les contrôles qualité papier sont à présent obsolètes sur certains aspects :
Les fiches de contrôle qualité papier se perdent facilement. En cas de perte ou d’oubli, toutes les données de conformité sont irrécupérables. Le responsable qualité n’a pas d’autre choix que de recommencer le contrôle et de retourner sur site.
Les fiches de contrôle qualité papier ne sont pas connectées à un quelconque outil. Leur retranscription doit être effectuée à la main. C’est un travail chronophage, long et qui augmente le risque d’erreurs.
Les fiches de contrôle qualité nécessitent une double entrée de données. La première s’effectue au cours du contrôle et la seconde lors de la retranscription.
Les fiches de contrôle qualité sont difficilement suivies. N’étant pas reliées avec un logiciel d’analyse, il est compliqué de suivre les tendances et d’obtenir une vision d’exploitation globale. De plus, en cas de changement, les documents ne sont pas actualisés.
Les fiches de contrôle qualité de nettoyage digitalisées : quelles sont vos options ?
Il existe différents dispositifs pour digitaliser vos contrôles qualité. Plus ou moins puissants, ces outils facilitent le travail de vos responsables qualité et les rendent plus performants.
Les fiches de contrôle de nettoyage sous Excel ou Google Sheet : une option connectée mais qui reste très limitée
Bien que sous format digital, le contrôle qualité sur Excel ou Google reste très limité. Cet outil n’est pas plus pratique qu’une feuille de papier. En effet, la création et la personnalisation de fiches de contrôle de nettoyage sont très limitées. Ces procédés nécessitent une certaine connaissance des fonctions de l’outil et une bonne maîtrise des formules. Si vous n’êtes pas familier avec ces outils, cela peut prendre énormément de temps.
De plus, oubliez les champs conditionnels ou les grilles référentielles à rallonge ! Excel est un outil statique qui vous permet difficilement, voire ne vous permet pas, d’intégrer des algorithmes de calcul selon les données renseignées dans la fiche de contrôle qualité du nettoyage.
Enfin, l’utilisation d’Excel ou Google Sheet peut être compliquée sur smartphone. Le responsable qualité doit se déplacer sur une multitude de sites et cela peut rapidement devenir une problématique. La complexité et les limitations de mobilité sont autant d’aspects à prendre en compte lors de l’évaluation de l’efficacité et de la praticité de ces options.
Les fiches de contrôle qualité de nettoyage via un logiciel de Facility Management : le moyen le plus efficace de suivre vos interventions de nettoyage
Pour suivre et analyser efficacement vos données qualité, le meilleur outil est sans nul doute un logiciel de Facility Management. Grâce à ses fonctions préconfigurées et à son algorithme d’analyse, suivre votre qualité de service devient un jeu d’enfant.
Les logiciels de Facility Management centralisent toutes vos données d’exploitation. Grâce à la digitalisation des contrôles tous les résultats sont remontés automatiquement dans le logiciel, même sans connexion. En un coup d’oeil, vous obtenez une vision des tâches réalisées, des notes attribuées à chaque intervention et les problèmes rencontrés. Oubliez les pertes de données ou les erreurs, tous est conservé et sauvegardé en lieu sûr.
Grâce à un logiciel de Facility Management, les informations sur les interventions de nettoyage sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Les responsables qualité peuvent partager les informations en temps réel et alerter des intervenants spécifiques en cas de non-conformité à l’aide d’applications mobiles. La collaboration entre les équipes est ainsi améliorée.
Ensuite, un logiciel de Facility Management peut également automatiser certaines tâches récurrentes. Par exemple, si un seuil d’acceptabilité n’est pas atteint, il peut générer automatiquement des listes de tâches, des rappels d’entretien ou des alertes. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des activités de nettoyage.
Enfin, un logiciel de Facility Management vous permet de suivre les performances des interventions de nettoyage avec précision. Vous pouvez analyser facilement des indicateurs de performance : délais d’exécution, qualité du nettoyage, problèmes récurrents, coûts, etc. Tous ces indicateurs sont ensuite illustrés dans des reporting et des tableaux de bord personnalisés.
Découvrez comment dématérialiser vos cahiers des charges
Comment évaluer l'efficacité d'un nettoyage ?
Pour digitaliser vos fiches de contrôle qualité du nettoyage et vos méthodes de notation, vous devez d’abord répertorier les grilles de contrôle adaptées à votre activité.. Échelle de Bacharach, mesure de l’ATP, marqueurs visuels… Il existe une multitude de techniques pour mesurer la bonne exécution des procédures d’hygiène et propreté.
Une fois la méthode adéquate choisie, vous n’avez plus qu’à créer des checklists de vérification digitale sur votre outil numérique. Tâches à faire, zones couvertes, protocoles spécifiques… Vous devez documenter l’ensemble des éléments dans votre interface digitale. Mais digitaliser ne veut pas dire complexifier. Bien au contraire. C’est aussi l’occasion de simplifier les formulaires, de les adapter par site, par client ou par type de zone (sanitaires, bureaux…). Chaque profil utilisateur doit pouvoir accéder uniquement aux fonctionnalités et zones qui le concernent.
Enfin, une fois l’outil lancé, l’enjeu est dans le suivi et l’amélioration continue. Analysez les données collectées, repérez les points faibles récurrents et ajustez les plans d’action.
Intégrer vos fiches de contrôle du nettoyage sur MoveWORK Flow
Grâce à son éditeur de formulaires multi-fonctions, la plateforme MoveWORK Flow vous permet de digitaliser tous vos documents sans difficulté. Les possibilités de créations sont infinies : contrôles qualité de nettoyage, bons d’intervention exceptionnelle, enquêtes satisfaction… Du formulaire le plus simple au contrôle qualité le plus complexe, notre plateforme vous permet d’adapter vos documents à vos besoins.
Avec son système de glisser-déposer, MoveWORK Flow vous permet de personnaliser votre contrôle qualité à l’infini. Échelle de notations, cases à cocher, commentaires… Tous les champs sont modulables. Durant le contrôle, vous pouvez également demander des preuves photos. Ces visuels sont un excellent moyen de vérifier le niveau de non-conformité d’un élément. L’agent sur site peut alors simplement identifier les anomalies à l’aide de son smartphone.
Avec le logiciel MoveWORK Flow, tous les résultats de vos contrôles qualité sont centralisés dans des tableaux de bord. En temps réel, vous pouvez visualiser les contrôles effectués sur le terrain et suivre la résolution des non-conformités. De plus, le système algorithmique intelligent de la plateforme détecte automatiquement les plans d’actions correctifs adaptés aux anomalies. Les agents disponibles et compétents sont alertés en quelques secondes et les problèmes résolues en un coup d’oeil.
Grâce à ces reporting, l’analyse des points bloquants est facilitée. Les process de nettoyage ou de vérification peuvent être ajustés selon les indicateurs récoltés. Cette fonction permet à votre entreprise de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.