Guía practica
Digitaliza tus intervenciones en los eventosDespués de la crisis de 2020, el sector de eventos, tomó conciencia
de la importancia de una gestión trazable de las intervenciones de servicios.
Desde entonces, ha demostrado una gran resiliencia:
en 2024 generó cerca de 65.000 millones de euros en facturación
y más de 335.000 empleos, con un fuerte repunte de los eventos corporativos.
¿Porqué digitalizar la trazabilidad en los eventos ?
Agentes de seguridad, anfitriones y anfitrionas, equipos de limpieza, técnicos de mantenimiento, personal de hospitality… Todos los profesionales de servicios se movilizan para garantizar el buen desarrollo de un evento.
A pesar de las crecientes exigencias en cuanto a calidad, cumplimiento y pruebas de realización, muchos actores del sector siguen utilizando herramientas manuales poco fiables. En un contexto de plazos ajustados, la más mínima falla impacta en la satisfacción del cliente.
Digitalizar la trazabilidad de las intervenciones en el sector de eventos significa garantizar una supervisión en tiempo real, una mejor coordinación entre los equipos y una experiencia del visitante impecable. Más allá de una simple herramienta, la digitalización del evento automatiza la recopilación de datos, centraliza la información y conecta a todos los actores en una misma plataforma
Beneficios concretos a todos los niveles
Ahorro de tiempo y fiabilidad de los datos
Reducción de errores humanos
Mejor capacidad de reacción ante imprevistos
Mejora de la calidad de las prestaciones
Centralización y visualización de los datos
Objectivos estratégicos y organizacionales
Optimizar los tiempos de procesamiento
Reducir los costes operativos
Ganar contratos y licitaciones
Reforzar la conformidad y la calidad
Mejorar la comunicación entre los actores
+10 %
De satisfacción cliente por año
con MoveWORK Flow
15 %
de presupuesto alojado a la tecnología en los eventos
32
Milliares d’€ de impactos económicos en 2024
¿Como digitalizar la trazabilidad de las intervenciones en los eventos ?
En un sector donde la coordinación es un imperativo, la digitalización de la trazabilidad ofrece una visión clara y en tiempo real de las intervenciones. Se basa en tres pilares: recoger los datos de campo, centralizarlos y permitir que todos los actores gestionen y prueben cada prestación.
Para elegir tu solución de digitalización en el sector del eventos, tienes que :
- Auditar lo existente: ¿qué procesos digitalizar? ¿a quién formar? ¿cómo
- Definir los objetivos operativos, estratégicos y financieros
- Elaborar un pliego de requisitos funcional
- Buscar proveedores fiables
- Elegir la solución adecuada para tu organización
- Experimentar las herramientas en un sitio piloto
- Formar a los equipos y participar en talleres de adopción
- Ajuste y despliegue progresivo
La digitalización de la trazabilidad de las intervenciones en eventos no es una tarea fácil. Contar con un experto digital, como MoveWORK, puede ahorrarte tiempo y acelerar el despliegue de las herramientas.
Ovalnet digitalise ses interventions à Paris La Défense Arena avec MoveWORK
Reconocido actor en el ámbito de la limpieza de eventos en Francia, Ovalnet opera en grandes recintos como Paris La Défense Aréna. Hasta 2025, aún gestionaba sus operaciones de forma manual, y este modo de funcionamiento pronto mostró sus limitaciones:
- Pérdida de información
- Errores
- Lentitud en los procesos
- Falta de coordinación entre equipos y gerentes
Ante esta falta de trazabilidad fiable, a Ovalnet le resultaba difícil demostrar la calidad de sus servicios a sus clientes.
Con la perspectiva de 100 eventos al año, Ovalnet convirtió la digitalización de sus procesos en una prioridad y eligió las soluciones de MoveWORK para gestionar sus intervenciones en Paris La Défense Arena.
« La elección de MoveWORK se impuso de manera natural. Cuando MoveWORK lanzó una plataforma avanzada y una aplicación dedicada al sector de eventos, inmediatamente percibimos su potencial para estructurar y centralizar nuestros procesos. Esta evolución confirmó nuestra voluntad de integrarla en Ovalnet para unificar nuestras herramientas y ganar en eficiencia. »
Les bénéfices du projet de digitalisation dans l'événementiel
Para dar respuesta a todas las necesidades de este proyecto, Ovalnet implementó la aplicación móvil myMissions Indoor et la plataforma MoveWORK Flow.
Juntas, estas dos herramientas conforman un sistema complementario para la recolección de datos y su análisis en tiempo real. Las soluciones de MoveWORK permiten:
- Seguir el estado de las prestaciones en tiempo real
- Automatizar intervenciones y acciones correctivas
- Consultar paneles de control personalizados por sitio
- Generar informes fiables y estructurados
- Asignar tareas sin horarios fijos y priorizar acciones según urgencia y ubicación
- Compartir con los agentes las fichas de puesto actualizadas sin necesidad de desplazarse sistemáticamente al sitio
Con estas soluciones digitales, OVALNET logró:
- Ahorrar tiempo en la gestión operativa y reducir los costes de explotación
- Mejorar la satisfacción del cliente y renovar sus contratos de eventos
- Optimizar las condiciones de trabajo de los agentes y valorar el compromiso de los empleados
- Garantizar la máxima seguridad para ocupantes y público
- Eliminar los procesos en papel y los costes de materiales y mano de obra asociados