Tanto si eres proveedor de servicios como si solicitas prestaciones, hacer un seguimiento adecuado de las operaciones de limpieza es casi una obligación.
¿Se ha ejecutado el protocolo en su totalidad? ¿Mi agente ha seguido correctamente las normas de higiene? ¿Se han detectado anomalías fuera de mi control? Toda esta información debe registrarse en una hoja de seguimiento de la limpieza de locales para demostrar la calidad del servicio prestado y garantizar la satisfacción del cliente. Sin embargo, la tradicional hoja de seguimiento en papel ha demostrado sus límites.
En esta era de digitalización, donde la rapidez, la trazabilidad y la eficiencia son imprescindibles, digitalizar tus hojas de seguimiento se convierte en una ventaja competitiva.
Las limitaciones de las hojas de seguimiento de la limpieza de locales en formato papel
En 2025, ¡hacer el seguimiento de los servicios en Excel o en una libreta ya no es una opción!
Los pliegos de licitación hacen referencia sistemáticamente a lo digital, y la digitalización de los procesos ya no se discute.
Pruebas de rendimiento, número de intervenciones, tiempo de resolución de incidencias… Los clientes quieren ahora información clara sobre lo que están pagando.
Por lo tanto, la hoja de seguimiento de la limpieza de locales en formato papel debe quedar fuera de tus prácticas habituales.
¿Por qué? Es sencillo: ¡la balanza entre pros y contras se inclina claramente hacia lo negativo!
- Pérdidas y deterioro: la hoja de seguimiento en papel está en primera línea frente a accidentes o malas intenciones.
¿Un golpe de viento? ¡Desaparece! ¿Una fuga de agua? ¡Se vuelve ilegible! ¿Un gesto malintencionado? ¡Se daña!
Falta de trazabilidad y fiabilidad: con una hoja de seguimiento de la limpieza en papel, no tienes ninguna certeza sobre quién la ha rellenado, a qué hora y en qué lugar. ¿Quién te garantiza que la firma del operario es auténtica? ¿Quién asegura que los datos registrados son los que realmente se han recogido en el terreno? Todos estos elementos hacen que la hoja de seguimiento de la limpieza de locales sea poco fiable y puedan surgir problemas en caso de inspección.
Dificultad para actualizar: en caso de modificaciones en las tareas o en los horarios, puede resultar laborioso reimprimir y redistribuir las hojas de seguimiento de limpieza. Lo mismo ocurre en caso de incidente: el tiempo que tardas en ser informado y resolver el problema puede provocar rápidamente el descontento de tus clientes.
Pérdida de tiempo y falta de análisis automatizado: a diferencia de las herramientas digitales, las hojas de seguimiento en papel no permiten generar informes ni estadísticas. Estos documentos solo están disponibles en formato físico y deben transcribirse manualmente, uno por uno.
Impacto medioambiental: el uso regular de papel genera residuos y costes, tanto materiales como humanos. Entre el almacenamiento, la impresión y los desplazamientos para recoger las hojas de seguimiento de la limpieza de los locales, ¡puedes estar perdiendo cientos o incluso miles de euros al año!
Identificar tus necesidades relacionadas con la digitalización de tus hojas de limpieza
Emprender una transformación digital no es tarea fácil. Este cambio organizativo y operativo puede llevar semanas, meses o incluso años, dependiendo de la magnitud del proyecto. Por ello, para digitalizar tus hojas de seguimiento de la limpieza de locales, debes seguir una serie de etapas y superar varios niveles de preparación.
- Identificar a las partes interesadas y sus roles en el proyecto: ¿Cuál es el perfil de los usuarios? ¿Están familiarizados con las herramientas digitales? ¿Quién debe supervisar la gestión de las hojas de seguimiento de limpieza digitales? ¿Quién se encarga del despliegue de la solución? ¿Tus clientes estarán involucrados en el proceso?
Debes listar con precisión todos los elementos relacionados con el proyecto y verificar que cada actor esté dispuesto a comprometerse a largo plazo con esta dinámica. - Mapear los procesos actuales y listar las variaciones si las hay: ¿Quién rellena las hojas de seguimiento de limpieza en papel y en qué momento? ¿Dónde y cómo se almacenan? ¿Cómo se explotan los datos? ¿Cuáles son las zonas a limpiar y la frecuencia de la limpieza? ¿Cuáles son los problemas recurrentes? ¿Existen zonas sin conexión?
Identificar los datos y los KPI a seguir: ¿Qué deseas recopilar en el terreno (tareas realizadas, tiempo de ejecución, anomalías detectadas…)? Según tus necesidades, podrás determinar el tipo de herramienta que te conviene y el nivel de complejidad del sistema que necesitas. Este análisis te permitirá establecer si requieres funcionalidades específicas en tus hojas de seguimiento de limpieza, como, por ejemplo, la toma de fotos o la geolocalización.
Evaluar las limitaciones: Está bien, quieres digitalizar tus hojas de seguimiento de limpieza en tus locales, sueñas en grande, pero ¿qué es realmente factible? Para que tu proyecto de transformación tenga éxito, debes analizar los obstáculos técnicos, humanos y financieros.
¿Cuál es tu infraestructura informática? ¿Tus clientes aceptan compartir datos? ¿Tus agentes resistirán el cambio? ¿Cuál es tu presupuesto? Debes configurar una verdadera hoja de identidad para tu proyecto para poder alcanzar tus objetivos sin contratiempos.Redactar un pliego de condiciones funcional:
Una vez aclaradas las partes teórica y práctica, es hora de modelar toda esta información. En un documento profesional y claro, sintetiza todas las necesidades identificadas. Si te falta recurso para realizar este trabajo, puedes recurrir a consultores expertos o a despachos de estudio.
Elegir la herramienta para digitalizar tus hojas de seguimiento de limpieza en tus locales
Una vez redactado tu pliego de condiciones, ¡puedes pasar a lo concreto! Es hora de encontrar el dispositivo ideal para digitalizar las hojas de seguimiento de limpieza en tus sitios de operación. Para ello, comienza explorando las soluciones disponibles en el mercado, dando preferencia a aquellas que mejor se adapten a tu sector de actividad. De hecho, un proveedor de limpieza industrial no tendrá las mismas necesidades funcionales que una empresa de limpieza de oficinas. Tómate el tiempo para comparar las funcionalidades y características de cada herramienta:
Funcionalidades del dispositivo
- Ergonomía de la interfaz y accesibilidad según los públicos objetivo
- Creación, nivel de personalización y modificación de las hojas de seguimiento de limpieza
- Personalización de los protocolos de intervención y modo de visualización
- Opciones de planificación, recurrencia o prestaciones excepcionales
- Gestión de prioridades en las tareas y asignación según las competencias de los agentes
- Portal cliente o panel de control en línea
- Notificaciones y alertas automáticas
- Seguimiento de calidad y resolución de no conformidades
- Archivo seguro de las hojas de seguimiento de limpieza para auditorías
- Personalización de informes de actividad y análisis de datos operativos
Interoperabilidad, accesibilidad y movilidad de la herramienta
- Sistema de integración con otros sistemas o API
- Modo de gestión de permisos y accesos
- Funcionamiento sin conexión
- Disponible en móvil, tableta y ordenador
- Modo offline y sincronización automática
- Alojamiento y gestión de datos conforme a las normas RGPD
Credibilidad y acompañamiento del proveedor
- Coste de adquisición o suscripción (mensual/anual)
- Costes por servicios adicionales
- Modalidades de cancelación y garantía
- Tiempo medio de despliegue
- Disponibilidad del soporte técnico y servicio al cliente
- Actualizaciones regulares para corregir errores
- Formaciones personalizables
Los sistemas digitales que desmaterializan las hojas de seguimiento de limpieza
La transformación digital ha abierto el camino a todos los especialistas en software, y en los últimos años han surgido multitud de soluciones. Software de gestión de intervenciones, aplicaciones móviles, códigos QR localizados… Muchas técnicas permiten digitalizar las hojas de seguimiento de la limpieza de tus locales. Lo más difícil de todo esto es tomar una decisión. Para ayudarte en tu búsqueda, aquí tienes un panorama general de las soluciones disponibles en el mercado.
Los relojes fichadores y equipos de control de presencia
En el sector de la limpieza, los relojes fichadores y los equipos de control de presencia son de los dispositivos más comunes. De hecho, la gestión de presencias y la recogida de los tiempos de trabajo han sido a menudo el principal desafío para los proveedores de servicios. Con el tiempo, las soluciones se han multiplicado y permiten, en parte, el seguimiento de las intervenciones de limpieza. Sin embargo, el nivel de trazabilidad de los relojes fichadores sigue siendo limitado. Estos dispositivos permiten registrar los horarios de intervención, pero muy rara vez el cumplimiento de tareas específicas.
Además, su coste inicial puede ser un obstáculo. Al estar expuestos a posibles daños, los equipos de fichaje representan una inversión importante. A pesar de ello, en Francia, más de la mitad de las empresas de limpieza han adoptado soluciones de fichaje digital para automatizar el seguimiento de los horarios.
Los terminales y quioscos conectados
Los terminales y quioscos conectados son herramientas digitales cada vez más utilizadas en el sector de la limpieza. Taqt, Skiply, WoodWORK… Los terminales y quioscos conectados son herramientas digitales cada vez más utilizadas en el sector de la limpieza. Taqt, Skiply, WoodWORK… Estos dispositivos permiten recoger datos de intervención en tiempo real y hacer visibles estos datos a los usuarios. Fáciles de usar gracias a botones conectados, estos terminales suelen funcionar como hojas de seguimiento de limpieza en sanitarios, oficinas o en pequeñas agencias que reciben público.
Gracias a su capacidad de personalización según el sitio de intervención y el protocolo a seguir, los terminales conectados permiten monitorear en tiempo real el avance de las operaciones. La recogida instantánea de datos permite a los responsables reaccionar rápidamente a las solicitudes o problemas señalados por los clientes o los equipos operativos.
Sin embargo, la adquisición e instalación de terminales interactivos representa una inversión considerable para las pequeñas empresas de limpieza. Estos dispositivos requieren una supervisión regular para asegurar su correcto funcionamiento, lo que puede generar costes adicionales.
Las aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles son herramientas indispensables en el sector de la limpieza y, más ampliamente, en el Facility Management. Con estos dispositivos innovadores, los agentes disponen de hojas de seguimiento de limpieza personalizadas para su ruta, según el lugar donde se encuentren y las acciones a realizar. Las aplicaciones móviles permiten asignar y seguir las tareas en tiempo real. En caso de imprevistos, los planes dinámicos se ajustan y los protocolos de las hojas de seguimiento también.
Algunas aplicaciones incluyen módulos de retroalimentación del cliente, control de calidad o evaluación visual mediante fotos o videos. Estos comentarios se integran inmediatamente en la hoja de seguimiento de limpieza y se centralizan para tener acceso a un historial de las prestaciones. No obstante, una de las desventajas relacionadas con la adopción de hojas de seguimiento de limpieza en aplicaciones móviles radica en la resistencia al cambio por parte de los equipos. Los agentes de limpieza, acostumbrados a métodos tradicionales como el papel, pueden mostrarse reticentes frente a nuevas tecnologías. Este fenómeno puede ralentizar la implementación de soluciones digitales y afectar la eficacia de los dispositivos si los agentes no los utilizan correctamente. Para superar este obstáculo, es esencial acompañar a los equipos durante toda la transición con formaciones adecuadas.
Les plateformes de pilotage et de gestion opérationnelle
Finalmente, el seguimiento de la limpieza mediante hojas digitales solo puede ser efectivo con un software de gestión operativa. De hecho, ¿cómo gestionar los flujos de trabajo y las operaciones en campo si no puedes visualizarlos de forma centralizada? Ahí es donde entran en juego las plataformas de control y gestión operativa. Estas soluciones permiten una coordinación fluida de los equipos y un análisis profundo del rendimiento.
Las plataformas de control son multifuncionales. Por un lado, ofrecen una trazabilidad precisa de las tareas y, por otro, centralizan todas las solicitudes y movimientos de tus sitios de clientes. Algunos softwares también ofrecen herramientas de análisis para evaluar la calidad de los servicios y obtener una visión macroeconómica de tus proyectos.
Algunas plataformas de gestión operativa se distinguen por su capacidad para ofrecer un ecosistema completo de equipos conectados, que va mucho más allá de la simple recopilación de datos. Estas plataformas, como MoveWORK Flow, integran tecnologías avanzadas que permiten analizar la información proveniente de diversos equipos: nivel de consumibles, calidad del aire, olores… Según los indicadores registrados, las intervenciones de limpieza se activan automáticamente en los sitios de operación. MoveWORK Flow ofrece una gestión ágil de los servicios de limpieza y coordina a todos los actores de la cadena de servicio a distancia con una herramienta única.
Para ir aún más lejos, MoveWORK Flow cartografía con precisión los sitios, identifica en tiempo real el estado de las instalaciones, las zonas a limpiar y los equipos necesarios. Este enfoque proporciona una visión completa de cada contrato con el cliente.
Sin embargo, la integración de una nueva plataforma puede resultar a veces compleja. El acompañamiento y el despliegue progresivo de las diferentes funcionalidades es la clave del éxito. Para asegurar el éxito de tus proyectos, los consultores de MoveWORK crean entornos digitales adaptados a tus necesidades y te forman progresivamente en el uso óptimo de la plataforma.
