Frente a clientes cada vez más exigentes, demostrar la calidad de tu servicio es una prioridad. Probar que el agente ha realizado su tarea, mostrar indicadores de rendimiento, evitar penalizaciones… Todo esto solo es posible con una trazabilidad precisa de tus acciones y servicios de limpieza. ¿Cómo lograrlo? Elaborando un documento específico para este seguimiento: la ficha de trazabilidad de limpieza.
¿Por qué implementar una trazabilidad de la limpieza?
Contrariamente a lo que se suele pensar, la trazabilidad de la limpieza no concierne únicamente a los sectores agroalimentario, sanitario o de salas blancas. No importa en qué entorno profesional trabajes, el seguimiento del cumplimiento de las normas de higiene garantiza tu seguridad y la de los ocupantes.
De hecho, la trazabilidad de la limpieza es un método fundamental para proteger la salud de las personas. Ya se trate de los agentes de servicio, los visitantes o los empleados de una organización, todos están expuestos a riesgos sanitarios o infecciosos en su lugar de trabajo. La trazabilidad permite tanto asegurar el cumplimiento de los protocolos de limpieza como reducir la propagación de agentes patógenos (bacterias, virus, calidad del aire, etc.).
Además, trazar las intervenciones de limpieza de tus agentes es una excelente manera de cubrirte las espaldas. ¡Se acabaron los litigios injustificados, las penalizaciones abusivas o las facturas impugnadas! Gracias a la trazabilidad de la limpieza, puedes demostrar tu eficacia ante tus clientes. El seguimiento de las acciones te permite acreditar el cumplimiento, las tareas realizadas en las instalaciones y la duración del trabajo efectuado. Más allá del marco legal, la trazabilidad te permite demostrar tu contribución al bienestar general de los ocupantes, lo que te convierte en un socio indispensable.
Por último, la trazabilidad de la limpieza es tu mejor aliada para reaccionar rápidamente ante imprevistos. Gracias a la detección inmediata de incidentes o anomalías, puedes responder con rapidez en situaciones de emergencia y ajustar tus intervenciones con agilidad. El análisis de los indicadores operativos recopilados sobre el terreno te ayuda a optimizar la frecuencia y los métodos de limpieza, maximizando así tu rendimiento global.
¿Qué elementos incluir en una ficha de trazabilidad de limpieza?
Rastrear las intervenciones no es tarea fácil. Por eso es fundamental contar con herramientas que permitan un seguimiento milimétrico de las acciones de tus equipos. ¡Y aquí es donde entra en juego la ficha de trazabilidad de limpieza! Este documento permite registrar y seguir con precisión las actividades de limpieza en una zona específica. Gracias a este historial escrito del flujo de trabajo, dispones de un registro fiable de los servicios realizados y puedes demostrar fácilmente el cumplimiento de tus compromisos contractuales.
Entonces, ¿cómo crear una ficha de trazabilidad de limpieza eficaz? Su contenido dependerá en parte del lugar en el que se realicen las intervenciones y del tipo de mantenimiento efectuado. Entre los elementos principales que debe contener una ficha de trazabilidad de limpieza se encuentran:
Identificación de la zona limpiada: ¿Se trata de un edificio, una planta, una sala o un equipo? Cuanto más precisa sea la identificación del área intervenida, mayor será el nivel de trazabilidad de tus operaciones.
Fecha y hora de las intervenciones: Ya sea mediante un sistema declarativo o un registro automatizado, la ficha debe permitir identificar la hora de inicio y fin de cada servicio. También debe reflejar la frecuencia con la que se realizan las mismas tareas.
Tipo de limpieza realizada y protocolo seguido: La ficha detalla la categoría del servicio efectuado. El nivel de detalle dependerá de lo que desees registrar: ¿solo el tipo de intervención? ¿O cada etapa operativa por separado? Tú decides el grado de trazabilidad. También puede incluir el protocolo aplicado y los documentos reglamentarios relacionados.
Listado de equipos o superficies tratadas: Según tus necesidades, puedes incluir todos los elementos limpiados durante el servicio: suelos, paredes, mobiliario…
Tipo de productos o equipos profesionales utilizados: El seguimiento puede llegar hasta registrar la categoría de productos usados (detergentes, desinfectantes, limpieza en seco…), las cantidades aplicadas y las máquinas empleadas (aspiradora, fregadora automática…).
Identidad del agente, del supervisor y de la empresa empleadora.
Según la complejidad de tu ficha de trazabilidad de limpieza, se pueden añadir muchos más elementos: fotos, vídeos, calibración de instrumentos de medición, métodos de eliminación de residuos, condiciones ambientales… Todo dependerá del sector de actividad y del nivel de exigencia de tus clientes.
¿Qué indicadores medir en una ficha de trazabilidad de limpieza?
Además del seguimiento de las intervenciones, la ficha de trazabilidad de limpieza puede ofrecerte una verdadera visibilidad sobre la calidad de las operaciones. Este recurso permite registrar indicadores clave de rendimiento y evaluar la conformidad de los procesos de limpieza según criterios de evaluación definidos.
Aquí tienes una lista de indicadores relevantes que puedes incluir en tus fichas de trazabilidad de limpieza:
Porcentaje o número de tareas realizadas conforme a los procedimientos establecidos
Resultados de las inspecciones visuales mediante una escala de puntuación definida
Resultados de los análisis microbiológicos
- Número de zonas que requieren una intervención de limpieza específica adicional
- Duración media de las operaciones de limpieza por zona o por tipo de mantenimiento
- Cantidad de residuos generados por intervención o por zona intervenida
- Indisponibilidad del material o de un equipo durante una intervención
Estos indicadores de calidad pueden ser medidos fácilmente y directamente por el agente de servicio durante su intervención. No obstante, esta tabla de referencia debe completarse con controles de calidad más exhaustivos, realizados esta vez por supervisores o responsables. La recopilación de elementos más específicos solo puede llevarse a cabo mediante procedimientos especializados y más complejos.
Ficha de trazabilidad de limpieza: ¿en papel o digital?
El formato de la ficha de trazabilidad de limpieza puede variar según las necesidades de la empresa u organización. El papel sigue siendo muy utilizado hasta hoy, pero presenta varias limitaciones. De hecho, cuantos más sitios clientes tengas, más tiempo se pierde gestionando manualmente los documentos en papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes:
La ficha de trazabilidad en papel: ventajas y limitaciones
La ficha de trazabilidad de limpieza en papel es el tipo de documento de seguimiento más utilizado entre los proveedores de servicios. Su simplicidad de uso y creación, que no requiere tecnología especial, suele atraer a las pequeñas empresas con presupuestos ajustados.
Entonces, ¿cómo evaluar los pros y contras para saber si este formato es adecuado para ti?
Aquí tienes algunos elementos para ayudarte a decidir.
Ventajas:
- La ficha en papel no depende de conexión a internet ni de dispositivos electrónicos.
- El costo de inversión y uso es bajo.
- La ficha física es tangible y puede consultarse fácilmente in situ.
- La firma física en papel se percibe a veces como más oficial.
Inconvenientes:
- La ficha en papel está expuesta a riesgos de pérdida, olvidos, falsificación de datos y bajo nivel de confidencialidad.
- La deterioración o desaparición de documentos en papel es común.
- El papel genera costes de almacenamiento, impresión y archivo.
- El papel dificulta el intercambio de información en tiempo real y la correlación de datos.
- La gestión manual favorece errores y hace perder tiempo.
- El papel tiene un impacto ambiental negativo.
La ficha de trazabilidad de limpieza digital: el nuevo aliado de los proveedores de servicios
La ficha de trazabilidad de limpieza digital aporta un soplo de aire fresco en un mundo de servicios durante mucho tiempo dominado por el papel. ¡Imagina no tener que descifrar garabatos ilegibles ni rebuscar en archivadores polvorientos para obtener los indicadores que necesitas! Desde pymes hasta grandes grupos, esta solución tecnológica conquista cada vez a más empresas por su eficacia.
¿Entonces, hay que dar el paso? Como en todo cambio, hay aspectos técnicos que verificar. Cierto, el coste inicial puede hacer que alguien se lo piense dos veces, pero no te equivoques: a largo plazo, es una inversión que vale la pena.
Ventajas:
- La ficha de trazabilidad digital es fácilmente accesible para todas las partes interesadas, incluso a distancia, y la información se actualiza al instante.
- Los errores de ingreso se minimizan gracias a interfaces intuitivas.
- La ficha digital asegura tus datos mediante la recolección y centralización en tiempo real.
- Con alertas automáticas y en tiempo real, el sistema es una ventaja para reaccionar rápidamente ante imprevistos o incidentes.
- Gracias a la automatización, la ficha digital permite una rápida correlación de datos, un análisis más pertinente y te ahorra tiempo.
- La trazabilidad garantiza un mayor cumplimiento de las normas y regulaciones.
- El historial detallado ayuda a identificar tendencias y optimizar procesos.
Inconvenientes:
- La ficha de trazabilidad digital requiere una inversión inicial importante.
- El uso de tecnología implica riesgos de fallos o problemas de conexión.
- La implementación de una ficha digital implica la formación del personal.
- Algunos empleados pueden mostrar reticencias ante la supervisión en tiempo real.
Descubre cómo digitalizar tu ficha de trazabilidad de limpieza.
En conclusión, ya sea en papel o digital, la ficha de trazabilidad de limpieza sigue siendo clave en los retos del sector de la limpieza. Aunque el formato en papel mantiene su relevancia para algunos actores, especialmente pequeñas estructuras o intervenciones puntuales, la tendencia es claramente hacia la digitalización. Cuanto más crece la empresa, más aumentan sus necesidades de gestión de datos, reactividad y cumplimiento normativo. El paso a lo digital se vuelve entonces casi inevitable.
Los grandes contratistas exigen cada vez más trazabilidad y transparencia, difíciles de gestionar sin herramientas digitales. Por eso, lo digital se impone como un motor de crecimiento y competitividad en el mundo de los servicios.
