¿Por qué implementar fichaje móvil? El control de la asistencia es fundamental para gestionar eficientemente los recursos. Reducir los desplazamientos, evitar costes innecesarios y garantizar la calidad del servicio son algunos de los beneficios que ofrece el registro de horarios.
Sin embargo, existen múltiples opciones de equipos y terminales de fichaje. Entonces, ¿cómo orientarse? ¿Cuáles son las mejores opciones? ¡MoveWORK responde a sus preguntas!
¿Qué es un terminal de fichaje móvil ?
Un terminal de fichaje móvil es un dispositivo utilizado para registrar la presencia de personas en una entidad de forma desmaterializada. El terminal de fichaje móvil puede ser un equipo físico o una aplicación.
Como su nombre indica, el terminal de fichaje es móvil y no está necesariamente instalado en un lugar específico. Estos equipos permiten a los empleados fichar desde su smartphone u otro dispositivo móvil conectado a Internet. Los terminales de fichaje móvil ofrecen numerosas funcionalidades:
- Registro de la presencia: horas de llegada, hora de salida, retrasos, tiempo de descansos o ausencias.
- Ubicación: El fichaje permite saber si tus operarios están en el lugar o no. Esta función es esencial para la seguridad, especialmente en obras peligrosas.
- Integración e interfaz con software de recursos humanos: Los terminal de fichaje móvil pueden conectarse con herramientas de gestión de recursos humanos. Los datos del campo se transmiten automáticamente a los sistemas y se centralizan correctamente. Esto facilita la elaboración de nóminas, horarios y vacaciones.
- Informes y análisis: Integrados en un software de Facility Management, terminal de fichaje móvil ofrecen informes operativos precisos. Estos datos se pueden utilizar para análisis de productividad, cálculos de salarios o auditorías internas.
¿Cuáles son los principales objetivos de un terminal de fichaje móvil?
Los relojes de fichar móviles ofrecen una alternativa práctica y flexible a los métodos tradicionales de control de presencia. Los principales objetivos de instalar este tipo de equipo son:
- Garantizar el cumplimiento de los horarios de trabajo: El control de presencia ayuda a evitar ausencias injustificadas, retrasos frecuentes y ayuda a garantizar la equidad entre los colaboradores. Frente a ciertas obligaciones legales, el control de presencia ayuda a evitar infracciones a las regulaciones laborales y previene posibles disputas.
- Asegurar el cumplimiento de los contratos con los clientes: Al proporcionar una prueba de presencia, el fichaje móvil te permite demostrar de manera transparente los servicios realizados. La facturación a tus clientes se facilita. El fichaje móvil brinda una trazabilidad clara y una forma de verificar las obligaciones contractuales, lo que contribuye a la satisfacción de las partes interesadas.
- Garantizar la seguridad de los agentes: En lugares peligrosos como obras de construcción o industrias, o en caso de incidentes, los relojes de fichar móviles permiten identificar a las personas presentes en el lugar. Estas identificaciones promueven la capacidad de reacción y la implementación de medidas preventivas o correctivas.
- Optimizar la rentabilidad de la operación: Al asociar los datos de presencia a los proyectos, se simplifica el cálculo de los costos de mano de obra. Los agentes son compensados según lo real y la facturación al cliente es más precisa.
Sin embargo, el control de presencia debe ser implementado de manera legal y respetando la privacidad de los empleados. Los empleadores deben cumplir con las regulaciones vigentes en materia de protección de datos y vigilancia de los empleados.
¿Cuál es la diferencia entre un terminal de fichar móvil y un terminal de fichar fijo?
Un terminal de fichar fijo es un dispositivo físico instalado en un lugar fijo en el lugar de trabajo. Estos equipos se encuentran comúnmente en la entrada de un edificio o en un lugar con mucho tránsito.
Los terminales de fichar fijos tienen varias formas: terminales conectadas, lectoras de tarjetas, relojes de tarjetas… Para fichar, los empleados deben acudir físicamente al punto de control. Como expertos en dispositivos de fichaje, MoveWORK ofrece una amplia gama de relojes de fichar fijos.
Por otro lado, un terminal de fichar móvil funciona mediante una aplicación o software instalado en un dispositivo móvil. Ya sea un teléfono inteligente, un escáner o una tableta, los colaboradores pueden fichar a distancia con este dispositivo. Existen diferentes métodos de identificación: código QR, reconocimiento facial, código personal, entre otros.
¿Qué empresas necesitan más un fichaje móvil?
El fichaje es un sistema útil para todo tipo de empresas, ya sea una pequeña empresa o un gran grupo. Sin embargo, para garantizar la seguridad de los colaboradores, algunas organizaciones se benefician más del uso de relojes de fichar móviles que otras:
- Proveedores de servicios: Con agentes en sitios dispersos, los proveedores de servicios no tienen visibilidad sobre la presencia de los empleados. Los terminales de fichar móviles permiten realizar un seguimiento de los movimientos en los sitios de los clientes. Técnicos, repartidores, agentes de seguridad o equipos de limpieza pueden registrar su presencia directamente desde su dispositivo móvil mediante un código QR o un sistema NFC. El seguimiento de los servicios prestados es así preciso y óptimo.
- Empresas con horarios flexibles o teletrabajo: Las empresas sin horarios de trabajo fijos o con empleados que trabajan a distancia se benefician al utilizar fichaje móvil. Esto facilita la gestión de horarios variables y permite mantener un seguimiento preciso de las horas trabajadas, independientemente de los lugares de trabajo.
- Empresas sujetas a regulaciones laborales y de seguridad: Los sectores regulados, como la salud, la seguridad o la industria, deben cumplir con regulaciones legales precisas. Algunas zonas pueden estar autorizadas para una categoría de empleados y otras no. El fichaje móvil permite cumplir con los horarios de trabajo y la conformidad regulatoria.
- Grandes sedes corporativas: Cuanto más se multipliquen los colaboradores, más difícil es hacer un seguimiento de las presencias en el sitio. Las empresas grandes pueden utilizar relojes de fichar móviles para rastrear y registrar las horas facturables de sus empleados. Esto permite generar informes precisos y optimizar la asignación de recursos.
¿Cuáles son los diferentes tipos de terminales de fichar móviles?
Existen diferentes opciones de relojes de fichar móviles que se adaptan a diversas situaciones:
- Terminales de fichar móviles con tarjetas/badges:
Ideales para empresas con intervenciones regulares en el lugar de trabajo (mantenimiento, limpieza…). Los empleados utilizan tarjetas o chips RFID para registrar su presencia escaneándolos en el reloj de fichar móvil del supervisor.
Ventajas: facilidad de uso, rapidez en el fichaje y seguimiento preciso de las presencias.
Desventajas: distribución física de tarjetas a cada empleado y riesgo de pérdida. - Terminales de fichar móviles con GPS:
Estos terminales de fichar son adecuados para tareas en lugares de trabajo peligrosos que requieren la ubicación de los empleados. Los empleados registran su presencia desde su dispositivo móvil y el sistema también registra las coordenadas GPS del lugar.
Ventajas: seguimiento de la ubicación y planificación de intervenciones por proximidad.
Desventajas: alto consumo de batería y estricto cumplimiento del RGPD. - Terminales de fichar móviles con smartphones:
Estos relojes de fichar permiten a los empleados fichar sin necesidad de tarjetas físicas. Con una aplicación dedicada instalada en su teléfono inteligente o en un terminal empresarial, los empleados pueden registrar su presencia.
Ventajas: facilidad de uso y versatilidad.
Desventajas: resistencia de los empleados a utilizar su teléfono personal, incompatibilidad y costos. - Terminales de fichar móviles virtuales:
Ideales para el teletrabajo o los desplazamientos, el fichaje se realiza a través de una interfaz.
Ventajas: flexibilidad de uso, acceso remoto y facilidad de seguimiento.
Desventajas: necesidad de una conexión a internet confiable y riesgo de fraude.
¿Cómo elegir un terminal de fichar móvil adecuado para sus necesidades?
Para elegir el terminal de fichaje móvil perfecto, debes tener en cuenta varios criterios logísticos, humanos y reglamentarios. Cada punto de fichaje responde a necesidades específicas.
En primer lugar, la elección de tu punto de fichaje dependerá de si deseas instalar o no una terminal en el lugar de trabajo. La instalación de un punto de fichaje fijo conlleva costos de instalación y mantenimiento. ¿Tienes un espacio libre para instalar el equipo? ¿Este espacio es frecuentado lo suficiente por los empleados? ¿Es fácilmente accesible? ¿Está protegido contra actos de vandalismo? Debes responder a todas estas preguntas antes de tomar tu decisión final.
Además, es importante tener en cuenta los movimientos de tus equipos para elegir un punto de fichaje que facilite el fichaje. Si tus empleados están más a menudo en los sitios de trabajo de los clientes que en tus propios sitios internos, es posible que el punto de fichaje móvil sea más adecuado. Por el contrario, si un equipo no realiza desplazamientos, ¿no sería más conveniente instalar un dispositivo de fichaje fijo? El punto de fichaje también debe adaptarse a los flujos del personal. Si todos tus empleados llegan al mismo tiempo al mismo lugar, entonces será preferible un sistema de fichaje rápido (tarjetas, etiquetas NFC…). Un acceso escalonado permitirá favorecer un fichaje más seguro, por ejemplo, mediante códigos
La elección del punto de fichaje debe adaptarse al entorno en el que trabajan tus equipos. La disponibilidad de red es muy importante. En una zona sin cobertura, será imposible utilizar un punto de fichaje móvil que requiera conexión a internet. Excepto en algunos casos de puntos de fichaje móviles especializados como MY TEAM, será mejor elegir un dispositivo de fichaje fijo. También se debe tener en cuenta la hostilidad del entorno. En la industria, por ejemplo, el punto de fichaje móvil debe ser resistente, mientras que este criterio no importa tanto en una oficina.
Por último, la integración con tus software de seguimiento es un criterio esencial para elegir tu punto de fichaje móvil. Si el dispositivo de fichaje no te permite enviar los datos a una plataforma de control, será imposible realizar un seguimiento de las presencias.
Las mejores opciones de fichaje móvil para nuestros software de Facility Management
La plataforma de gestión MoveWORK Flow permite seguir y centralizar todos tus flujos de presencia. Esta recopilación de datos te brinda acceso a una variedad de funcionalidades de gestión: programación de tareas, gestión de vacaciones, nóminas…
Para recopilar tus datos operativos, MoveWORK te ofrece una amplia gama de dispositivos de fichaje móvil:
Scannette My Missions: el fichaje móvil ideal para los agentes
El dispositivo de fichaje móvil My Missions es resistente y resistente al agua, lo que lo convierte en la herramienta esencial para trabajadores al aire libre o en entornos exigentes.
El dispositivo de fichaje móvil My Missions soporta todos los elementos: golpes, temperaturas extremas, arena, humedad… Su diseño reforzado le permite resistir caídas de hasta 1,5 metros. En caso de accidente, el dispositivo de fichaje móvil puede permanecer sumergido durante 30 minutos.
My Team : el fichaje móvil perfecto para obras peligrosas o temporales
El dispositivo de fichaje móvil My Team convierte a tus gerentes o jefes de equipo en un dispositivo de fichaje humano. Es el punto de fichaje ideal para hacer seguimiento de la presencia de tus agentes en obras temporales o peligrosas.
En una ubicación específica, My Team permite gestionar tus equipos mediante la identificación de llegadas y salidas a través de badges, NFC, reconocimiento visual o códigos QR.
Los agentes fichan directamente en el dispositivo de fichaje móvil de su gerente. Revolucionario, el dispositivo de fichaje no necesita ni siquiera de conexión a red para funcionar. En cualquier momento, el gerente obtiene una visión general de la presencia en el sitio.
