¿Y si comunicarse con sus agentes en el terreno se volviera un juego de niños? ¿Y si toda la información operativa llegara en tiempo real a sus oficinas sin necesidad de moverse? ¡Con la digitalización de las órdenes de trabajo, todos estos sueños se hacen realidad!
No importa dónde se encuentren, con o sin conexión a internet, sus agentes pueden ofrecerle una visibilidad en directo y real sobre sus contratos. Y para lograrlo, la implementación de herramientas digitales es imprescindible. ¡MoveWORK le cuenta todo! Descubra cómo implementar fácilmente la digitalización de una orden de trabajo en su empresa.
¿Qué es una orden de trabajo ?
Hoja de explotación, documento operativo, parte de trabajo… La orden de trabajo puede recibir varios nombres, ¡pero su misión sigue siendo la misma! Este documento profesional, ya sea físico o digitalizado, registra y detalla todas las características y el desarrollo de una intervención realizada. Se utiliza para hacer el seguimiento y formalizar una prestación de servicio en un sitio del cliente en el marco de un contrato, o en una zona específica dentro de sus actividades.
La orden de trabajo incluye:
- La naturaleza, el lugar y la fecha de la prestación
- La identidad del interventor y de las personas implicadas en los procesos
- Las tareas realizadas y su duración
- El material y los productos utilizados
- Comentarios y fotos para ilustrar la prestación o posibles imprevistos
La fiche d’intervention est généralement complétée par le prestataire de service, et plus précisément par le responsable de site ou l’agent mandaté sur la mission. Une signature du donneur d’ordres client peut aussi être imposée pour valider l’exactitude des informations de la fiche d’intervention. Ce dispositif fait office de preuve d’exécution et fait foi pour la facturation.
Enfin, la fiche d’intervention est un dispositif qui permet de conserver un historique fiable des actions réalisées. En cas d’incident, le prestataire peut facilement remonter à son origine, déterminer les causes de son apparition et déclencher rapidement une résolution adaptée.
¿Cuando tienes que utilizar una orden de trabajo ?
La orden de trabajo suele ser completada por el proveedor de servicios, y más específicamente por el responsable del sitio o el agente asignado a la misión. También puede requerirse la firma del cliente (ordenante) para validar la exactitud de la información contenida en la orden de trabajo. Este documento sirve como prueba de ejecución y tiene valor legal para la facturación.
Finalmente, la orden de trabajo es una herramienta que permite conservar un historial fiable de las acciones realizadas. En caso de incidente, el proveedor puede rastrear fácilmente su origen, determinar las causas de su aparición y activar rápidamente una solución adecuada.
¿Porqué digitalizar una orden de trabajo ?
¿Qué le parecería ahorrar al menos una hora de trabajo al día? ¿Y lo mismo para todos sus agentes en intervención? ¡Pues eso es exactamente lo que una orden de trabajo digitalizada puede hacer por usted! Ya sea para usted, sus responsables, sus agentes o sus clientes, los beneficios son múltiples.
Se acabaron las horas perdidas buscando formularios en papel, desplazándose al sitio o esperando durante horas el regreso de sus agentes a la oficina. ¡La digitalización rima con rapidez, fiabilidad, reactividad y conformidad!
Una herramienta de rendimiento para tus agentes
Primero, ¿cuáles son los beneficios para los principales implicados: sus agentes de intervención? Sus agentes de servicios son su único vínculo con el terreno y, por tanto, están en contacto directo con las órdenes de trabajo. Ellos las completan, las ilustran de forma objetiva y luego se las envían. Pero, ¿cuánto tiempo pierden al realizar estas tareas manualmente? Cuanto más extensa es su ruta, más órdenes de trabajo deben gestionar. ¡Y cuantas más hay, más pesadas y estresantes se vuelven estas tareas de rellenado!
La digitalización de las órdenes de trabajo es el principal motor para facilitar su trabajo diario. Estas herramientas digitales les ofrecen:
- Rapidez de ejecución y reducción de errores manuscritos, gracias a campos pre-rellenados según su ruta o el contrato del cliente.
- Una verdadera implicación en la gestión de la calidad, con la posibilidad de reportar incidentes en tiempo real a su responsable, y así liberarse de posibles repercusiones.
- Autonomía real en la gestión de sus tareas, especialmente para los agentes itinerantes o nocturnos, que pueden recibir y cerrar sus misiones sin tener que volver a la oficina.
- Un mayor reconocimiento de su profesión, a menudo invisible a los ojos de los clientes.
Una herramienta de rendimiento para los managers
La digitalización de las intervenciones también es una verdadera oportunidad para sus managers, gestores de sitio y responsables de zona. ¡Diga adiós a los desplazamientos constantes a los sitios de los clientes, a los kilómetros recorridos innecesariamente en coche y a las decenas de llamadas telefónicas agobiantes!
Con las órdenes de trabajo digitalizadas, su equipo de gestión dispone de toda la información en tiempo y forma, para actuar con rapidez y en el lugar adecuado. La desmaterialización de los documentos permite:
- Eliminar las impresiones en papel, acabar con la distribución física y reducir la carga mental ligada al riesgo de errores.
- Reducir los desplazamientos, llamadas o mensajes, lo que se traduce en una disminución de los costes operativos (combustible, tarifas móviles, etc.).
- Una reacción inmediata en caso de problema gracias al seguimiento y la geolocalización en tiempo real de las intervenciones, lo que permite reducir los conflictos con el cliente.
- Un ahorro de tiempo mínimo de 1 hora al día en la consolidación de informes, especialmente al final de la semana o del mes, gracias a la automatización de los resúmenes de intervención.
- Una visión clara y transversal del rendimiento en terreno, por sitio, por agente o por tipo de misión, muy útil para las revisiones de actividad o los comités de dirección.
AMG Services ha ganado una hora cada día digitalizando sus ordenes de trabajo
Una herramienta para la satisfacción de tus clientes
La implementación de un software de gestión de intervenciones y de una aplicación para digitalizar sus órdenes de trabajo es también una excelente manera de marcar la diferencia durante los procesos de licitación. Por un lado, destaca con una imagen innovadora y tecnológica. Por otro, está en capacidad de proporcionar datos concretos, modelados y transparentes sobre el cumplimiento de sus compromisos. ¡Y eso es justamente la combinación ideal para atraer a nuevos clientes!
A diferencia de los métodos en papel, la digitalización ofrece un acceso instantáneo y sin filtros a los informes de intervención. Ya no quedan zonas grises: el cliente puede ver qué se hizo, cuándo, dónde y por quién, todo ello en un espacio digital dedicado. Se acabaron las facturas confusas o excesivas: si se ha realizado una prestación complementaria, el cliente dispone de un resumen completo, con la orden de trabajo detallada, fotos, fecha, hora y nombre del agente.
Además, con las órdenes de trabajo digitales, sus clientes también ahorran tiempo y, por lo tanto, están más tranquilos: ¡no más visitas al sitio, ni recordatorios constantes, ni desconfianza! Pueden acceder de forma remota y en cualquier momento a la información que deseen. La relación se transforma en una verdadera asociación duradera.
Las etapas para digitalizar sus ordenes de trabajo
Según el tamaño de su empresa, su estructura organizativa o su ámbito de actividad, su proceso de transformación digital no será igual. Un gran grupo con decenas de subentidades regionales no tendrá un proyecto similar al de una PYME de unas cincuenta personas. Por eso, los proveedores, sin importar su tamaño, suelen recurrir a expertos en software para digitalizar sus órdenes de trabajo. De hecho, una decisión funcional incorrecta puede resultar muy costosa y poner en riesgo la viabilidad de la herramienta implementada.
1. Identificar los usos y analizar las misiones
Como en todo proyecto o cambio, el primer paso siempre es la reflexión. ¡No se lance de cabeza a una compra impulsiva, arriesgándose a perder tiempo y dinero! La digitalización de una orden de trabajo se realiza a través de una herramienta, sí, pero esa herramienta debe responder perfectamente a las necesidades específicas de su sector. Por ello, antes de empezar, es fundamental analizar su entorno profesional.
Para desmaterializar sus órdenes de trabajo, primero identifique y formalice las respuestas a estas preguntas:
- ¿Qué tipos de intervenciones están involucrados?
- ¿Qué técnica usamos hoy en día? ¿Papel, Excel, WhatsApp?
- ¿Quién completa la orden de trabajo? ¿Quién la recoge y la analiza?
- ¿Dónde y cuándo se utilizan las órdenes de trabajo?
- ¿Cuántas órdenes diferentes existen? ¿Qué datos o elementos visuales deben completarse?
- ¿Es necesario integrar referencias, valoraciones o listas de verificación?
- ¿Dónde se almacenan las informaciones operativas?
- ¿Cómo se relacionan entre sí o se representan gráficamente?
El objetivo de esta auditoría es mapear los usos reales de su empresa para evitar implementar una solución fuera de contexto. Una vez realizada la auditoría, podrá redactar un pliego de condiciones completo y orientado a sus necesidades para guiar su elección tecnológica.
Pero atención, a veces una visión interna no permite detectar todas las especificidades de sus procesos. Estar expuesto diariamente a los mismos recorridos los vuelve familiares y su perspectiva puede quedarse en la superficie. La participación de un consultor externo puede ser beneficiosa para facilitar la preparación, optimización y despliegue de su proyecto.
2. Crear una orden de trabajo
Ahora, deténgase en la orden de trabajo tal como es. Gracias al análisis macro de su entorno profesional, podrá determinar más fácilmente el contenido de sus documentos. Para redactar una orden de trabajo, concéntrese por un lado en el tipo de prestación a realizar y por otro en el perfil de sus agentes. De hecho, no olvide que la comprensión de cada persona es diferente y no siempre está al mismo nivel.
Aquí están los pasos para redactar correctamente sus órdenes de trabajo:
- Defina los datos pertinentes a recopilar según el tipo de prestación a supervisar (lugar, material, productos, evaluaciones, nivel de conformidad, etc.).
- Recoja toda la información disponible previamente y pré-configúrela en su orden de trabajo (nombre del cliente, número de contrato, dirección del sitio, protocolo…).
Enumere las acciones a realizar y cree campos de informe para una parte o la totalidad de las etapas si es necesario (diagnóstico, ejecución, prueba, resolución…). Para mayor simplicidad, limite las zonas de texto libre y prefiera menús desplegables.
- Según la información que desee recopilar o si quiere cuantificar ciertos parámetros, establezca una escala de puntuación y umbrales de aceptación para cada etapa.
- Integre campos de entrada libre para que su agente pueda añadir observaciones adicionales.
- Si es pertinente, incluya también una validación mediante la firma de los protagonistas.
- Defina quién será el destinatario de la orden de trabajo según el lugar de realización, el equipo de intervención implicado, el tipo de mantenimiento o los resultados obtenidos (por ejemplo: jefe de sitio, responsable de calidad, responsable regional…).
Para lograr una mejor compatibilidad de las órdenes de trabajo con la realidad del terreno, no olvide involucrar a sus equipos en la redacción de los documentos. ¡Nadie conoce mejor el oficio que sus agentes! Integrarlos en el proceso de transformación digital le permitirá desplegar una herramienta útil, adoptada y respaldada por quienes la viven a diario.
3. Elegir la herramienta que corresponde a sus equipos y a su sector de actividad
Una vez que su proyecto esté bien definido, puede enfocarse en su implementación. Según sus necesidades, la elección del sistema digital para digitalizar sus órdenes de trabajo variará de una opción a otra. Para tener claridad, deberá estudiar varios factores y parámetros tecnológicos:
- Soporte hardware: ¿Smartphone, tableta, terminal profesional configurado? ¿Resistencia y robustez? Mantenga siempre el enfoque en las necesidades del terreno.
- Aplicación o software: ¿Simplicidad de la interfaz? ¿Idiomas disponibles? ¿Multi-cuentas? ¿Modo sin conexión? Para este punto, no dude en hacer pruebas con sus agentes.
- Funcionalidades: ¿Creación sencilla de órdenes de trabajo? ¿Sistema de puntuación dinámica? ¿Paneles analíticos? Refiérase a su pliego de condiciones para seleccionar la solución que mejor se adapte a sus necesidades.
- Integración: ¿API abierta? ¿Costos adicionales de desarrollo? No olvide consultar con su departamento de sistemas de información (DSI) para asegurar la interoperabilidad con su sistema existente.
La herramienta adecuada es aquella que se ajusta a sus usos y procesos de trabajo, y no necesariamente la que parece “más completa” sobre el papel.
4. Probarla en un centro y formar sus agentes
Ahora que ha encontrado la herramienta perfecta, es momento de probarla en la práctica. Para asegurarse de que ha tomado la decisión correcta, organice talleres en terreno para evaluar el desempeño de las órdenes de trabajo digitalizadas. El formato final debe adaptarse a los diferentes niveles de la cadena de servicio y ser comprensible para todos.
Estas pruebas funcionales serán un excelente medio para validar, o por el contrario refutar, los nombres de los campos, las lógicas de entrada de datos o los elementos visuales esperados en la orden de trabajo. Prepare distintos modelos de órdenes según los tipos de intervención de su operación y limite el despliegue a uno o dos sitios como máximo.
Luego, para acompañar a sus agentes y managers en sus primeros pasos, prepare un plan de formación detallado. La capacitación no debe limitarse a una única demostración: incluya casos prácticos, ejercicios y simulaciones para lograr una adopción real de la herramienta.
Para profundizar aún más, también puede designar referentes digitales, verdaderos embajadores del proyecto de digitalización de las órdenes de trabajo. Estos se convertirán en expertos de la solución y serán los principales interlocutores con los equipos.
5. Implementar poco a poco y medir el uso
Después de haber tomado distancia respecto al despliegue de los sitios piloto y corregido los posibles errores, ¡es hora de pasar a la velocidad superior! Ahora puede implementar la digitalización de las órdenes de trabajo sitio por sitio o sector por sector. ¡Pero no se apresure! Recuerde que cada contrato con el cliente es diferente. Pueden surgir disfunciones incluso con un mismo proceso de intervención que anteriormente se implementó con éxito.
Por ello, siga con precisión los indicadores de adopción y uso: tiempo de registro, tasa de órdenes completadas, calidad de las fotos, errores, olvidos… Estos elementos le permitirán detectar necesidades de formación para los usuarios o la necesidad de aumentar recursos en ciertos sitios. Pero no termina ahí. La digitalización de las órdenes de trabajo es un proceso evolutivo a largo plazo. Cada trimestre, semestre o año, deberá reevaluar su proyecto.
