La planificación de los equipos de limpieza es un paso clave en la gestión de tus equipos de mantenimiento. Aquí tienes nuestros consejos para crear planes de limpieza eficientes que mejoren el control de tus actividades.
¿Qué es una planificación de limpieza?
La planificación de limpieza es un documento físico o digital que permite saber qué equipo o qué miembros del equipo están programados para ciertas fechas y lugares específicos.
La planificación tiene varios objetivos:
- Garantizar la presencia del equipo para mantener la limpieza constante del lugar correspondiente.
- Distribuir los equipos en los lugares de intervención de manera racional.
- Seguir la carga de trabajo de cada miembro del equipo y adaptarse a las restricciones.
La planificación puede ser más o menos compleja dependiendo de las empresas y los procesos. Puede incluir listas de verificación destinadas a los supervisores.
Planificación de limpieza y lista de verificación: dos aspectos de la gestión de equipos
La planificación es un paso clave en la gestión de tus equipos. Esta planificación rara vez es suficiente por sí sola. Para controlar de manera óptima las actividades de mantenimiento de tus equipos, necesitas herramientas.
Muy a menudo, la planificación se asocia con una forma de lista de verificación, que puede ser utilizada tanto por los propios equipos con fines de autoevaluación, como por los gerentes para el control de calidad. Asociar la planificación de tus equipos de mantenimiento con hojas de control de calidad o listas de verificación es un buen primer paso para organizar tus equipos.
¿Qué herramientas utilizar para la planificación de los equipos de limpieza?
Se pueden utilizar varias herramientas para diseñar e integrar la planificación de los equipos de limpieza en los procesos de tu empresa.
Excel / PDF: opciones básicas para los horarios de los equipos de mantenimiento en papel
Hace unos años, la mayoría de los horarios de los equipos de mantenimiento se realizaban en Excel u otro software de hojas de cálculo.
Los documentos a menudo se imprimían para ser distribuidos directamente a los miembros del equipo. Esta solución tiene algunas ventajas pero también muchas desventajas que la hacen bastante obsoleta en la actualidad.
Ventajas :
- Son muy fáciles de implementar: solo tienes que encontrar una plantilla en Excel o PDF e imprimirlo.
- Hacer una planificación casi no tiene costos
Desvantajas :
- Es necesario distribuir la planificación manualmente a tus equipos
- Modificar la planificación implica volver a imprimirlo o hacer cambios a mano
- La planificación no está conectada a nada: no hay fichaje, ningún software de contabilidad o facturación, etc.
- Es necesario ingresar los datos manualmente
- El horario no se adapta a situaciones que no se hayan previsto previamente (alta afluencia, basureros llenos, etc.)
- El bajo costo de elaborar la planificación se compensa ampliamente con el tiempo perdido para los jefes de equipo y los gerentes
Google Sheet: una herramienta conectada para horarios y listas de verificación dinámicas
Google Sheet es una herramienta similar a Excel, pero tiene la ventaja de ser más fácil de conectar ya que está directamente en la nube.
Aunque tiene algunas ventajas en comparación con un Excel o PDF impreso en papel, Google Sheet no es realmente una herramienta adecuada para la gestión de equipos de mantenimiento.
Ventajas :
- Fácil de implementar
- Coste insignificante, incluso nulo
- Posibilidad de trabajar en el mismo documento desde la nube con varias personas.`
- Posibilidad de centralizar los datos
Desventajas :
- Google Sheet no es un software de gestión. Es complicado integrarlo con otros software de gestión sin conocimientos sólidos en desarrollo web
- La interfaz de Google Sheet puede resultar desalentadora para tus equipos de limpieza
- Es muy probable que necesites ingresar datos al final de cada mes para conectarlo con tus otras herramientas (contabilidad, facturación, nómina, etc.)
Los software de Facility Management: la opción ideal para digitalizar e integrar los horarios de tus equipos en tus procesos
Los software de Facility Management son la opción a tener en cuenta si deseas integrar los horarios de tus equipos de mantenimiento con el resto de tu empresa. Esta opción es perfecta para gestionar de la manera más eficiente todas las intervenciones.
Estos software están diseñados para proveedores y gestores de servicios generales, por lo que son perfectamente adecuados para empresas de limpieza, mantenimiento y otros servicios relacionados.
Ventajas :
- Los horarios son fácilmente accesibles en línea, tanto para los gerentes como para los equipos, a través de la nube.
- Es muy sencillo integrar el horario de un equipo con sensores de IoT o dispositivos de registro móviles para demostrar la realización de una intervención de mantenimiento.
- Puede integrar intervenciones con listas de verificación de autoevaluación o fichas de control de calidad para los supervisores
- La interfaz es agradable para el usuario y su complejidad se adapta a la función del perfil
- La integración de la planificació es completa: facturación, nómina, contabilidad o compras, todo puede ser automatizado sin tener que ingresar los datos manualmente
- Un software de Facility Management permite analizar fácilmente las actuaciones de tus equipos, identificar áreas de mejora y optimizar costos sin reducir la calidad de las intervenciones.
Desventajas :
- La solución es más costosa de implementar que un simple horario impreso (pero ahorras tiempo en una gestión ineficiente).
- Debes dedicar un poco de tiempo para planificar el flujo de trabajo de la herramienta de Facility Management, implementarla y capacitar a tus equipos para obtener todos los beneficios.
MoveWork Flow: la solución ideal para automatizar la planificación y el control de tus actividades de limpieza y mantenimiento
MoveWork Flow es la herramienta perfecta para integrar y automatizar el control de tus actividades. Con su ecosistema de sensores IoT, la plataforma centraliza los datos del terreno y te ayuda a planificar tus intervenciones. Medición de contenedores, flujos de paso, tasas de ocupación… Todos estos indicadores precisos te permiten programar fácilmente intervenciones adaptadas.
Planificación remota y gestión de intervenciones en tiempo real
MoveWork Flow cuenta con un módulo de planificación conectado, ergonómico y fácil de usar. La plataforma te permite planificar fácilmente las intervenciones de tus agentes por sitio, equipo o tipo de intervención.
Esta herramienta te ofrece una visión operativa en tiempo real. Desde cualquier lugar, podrás tener una visión general de los agentes en el terreno.
No hay riesgo de pérdida de datos, MoveWork Flow cuenta con almacenamiento en la Cloud ilimitado.
A distancia, tendrás la posibilidad de seguir las tareas realizadas. ¡No te preocupes en caso de imprevistos! MoveWork Flow te permite modificar, reemplazar o cancelar una intervención programada. Con la aplicación móvil My Mission, tus agentes pueden seguir su planificación en tiempo real, sin importar dónde se encuentren. En caso de cambios, recibirán una alerta personalizada y podrán ver instantáneamente su nueva hoja de trabajo.
Integra la planificación de tus equipos con otros servicios
Cuando utilizas MoveWork Flow, integrar la planificación de tus equipos con todos los demás servicios de tu empresa es muy sencillo. Los horarios de tus equipos pueden estar asociados a sensores IoT o sistemas de registro de entrada y salida. Los tiempos de trabajo, las horas de salida y llegada se centralizan directamente en MoveWork Flow. En caso de ausencia o retraso, se notifica en la plataforma.
MoveWork Flow puede estar conectado a tus herramientas de facturación, contabilidad o gestión de recursos humanos:
- Las nóminas se adaptan al tiempo de trabajo.
- Es fácil planificar reemplazos según las vacaciones de cada equipo.
- El seguimiento de la ejecución de las intervenciones se facilita.
- La facturación se ajusta según las tareas realizadas o no
- Es posible facturar por tarea o por hora sin necesidad de entradas manuales.
Facilita la tarea de los controladores de calidad y los jefes de equipo
MoveWork integra sistemas de listas de verificación de seguimiento de intervenciones que pueden ser utilizados tanto por los equipos en el campo como por aquellos encargados del control de calidad.
Estas listas de verificación permiten seguir paso a paso las tareas realizadas por un agente. De esta manera, es fácil y rápido saber quién fue la persona responsable en el lugar y asignar una intervención o problema a un determinado intervalo de tiempo.
Con estas listas de verificación, MoveWork Flow permite medir la calidad del servicio y la calidad de las prestaciones facturadas. En caso de disputas, la plataforma proporciona una prueba o un medio de negociación irrefutable.
La instalación de MoveWork en tus sitios es rápida
MoveWork se basa en un sistema de sensores IoT, relojes de registro y aplicaciones móviles que se integran perfectamente entre sí. ¡Para implementar nuestras soluciones, nos encargamos de todo! Nuestros expertos realizan el mapeo de los lugares, estudian tus procesos e instalan los sensores necesarios según tus necesidades.
También capacitamos a tus equipos para una adhesión óptima. Sus servicios de limpieza o mantenimiento se integran perfectamente en nuestro software.
