En un contexto donde el cambio constante es la norma y la eficiencia organizativa es crucial, la digitalización será tu mejor aliada. El ámbito hospitalario se sitúa particularmente a la vanguardia de la innovación y modernización de sus procesos. En el centro de estas evoluciones, la gestión de la planificación de los horarios de los agentes constituye una preocupación importante. Esta transición representa un desafío estratégico para mejorar las condiciones de trabajo, optimizar los recursos humanos y garantizar un funcionamiento fluido de los servicios hospitalarios. Entonces, ¿cuáles son las buenas prácticas para la digitalización de los horarios de tus agentes ? ¡Descubre la respuesta a continuación!
¿Qué son los horarios de los agentes?
En primer lugar, ¿qué representan los horario de los agentes para ti? Es simplemente un horario que reúne todas las actividades relacionadas con el mantenimiento, la limpieza ambiental y la higiene de las instalaciones médicas de tus agentes. Equipo de hospitalización, equipo de alta, equipo de consultas… Cada servicio de atención tiene horarios de intervención específicos.
Los horarios tienen varios objetivos:
- Planificar y seguir la correcta realización de las tareas de mantenimiento y limpieza
- Asegurar un paso regular de los equipos para garantizar la limpieza de los lugares
- Distribuir los recursos en los lugares de intervención de manera racional para optimizar la eficiencia operativa de los agentes
- Seguir y ajustar la carga de trabajo de cada agente
- Garantizar la conformidad en la realización de los protocolos sanitarios para asegurar la seguridad de los pacientes y del personal sanitario en todas las circunstancias.
- Facilitar la gestión y seguimiento de los desechos biomédicos
Elaborar bien tus horarios es, por lo tanto, un proceso indispensable, y el uso de un documento en papel o una simple hoja de Excel rápidamente resulta insuficiente.
Olvida el papel: digitaliza tu planificación
La gestión de los horarios de tus agentes puede resultar un verdadero desafío para los responsables de establecimientos de salud. De hecho, la organización y gestión de los horarios se vuelven particularmente complicadas cuando se deben gestionar los horarios de una multitud de agentes. Además, entre los cambios e imprevistos, estos documentos requieren modificaciones constantes.
Por lo tanto, la gestión manual es prácticamente imposible y puede generar confusiones dentro de los equipos. La proporción de errores es aún mayor si la información no se comunica de manera clara. Esto representa una pérdida de tiempo considerable para todo el personal y genera costos adicionales asociados con el uso de papel que podrían evitarse.
¡Dile adiós al papel, ahora es el momento de la digitalización! Olvida tus idas y venidas entre los servicios, tus horas buscando las hojas de salida de los pacientes o tus innumerables llamadas a los agentes para saber quién está presente. ¿Un retraso? ¿Una ausencia? ¡No te preocupes! Gracias a la digitalización de los horarios de los agentes, todas las modificaciones se realizarán automáticamente y tus agentes serán notificados directamente. Así, tú y tus agentes no perderán más tiempo con los imprevistos diarios, ahorrarás dinero y tendrás la garantía de que las habitaciones de los pacientes estarán atendidas.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de los horarios de los agentes?
La digitalización de los horarios de tus agentes es una revolución que aporta beneficios tanto para los gestores como para los agentes. En efecto, el cambio a horarios digitalizados no solo aporta un ahorro considerable de tiempo en ambos lados, sino también una reducción de errores manuales. Además, la digitalización permite una adaptabilidad a todas las pruebas y una recopilación automática de los tiempos de trabajo.
1- Horarios de los agentes digitalizados, un ahorro de tiempo
Una primera ventaja de la planificación digitalizada es el ahorro de tiempo para todo el personal. En primer lugar, los responsables tendrán la posibilidad de gestionar la organización y las modificaciones necesarias directamente en una misma plataforma digital. Obtienen una visión global y transversal de su estructura o de su servicio de cuidados. También se pueden generar informes de rendimiento por agente o por equipo.
Además, la automatización de los horarios permitirá a los agentes de realizar las intervenciones adecuadas en el momento correcto. Ya no tienen que preocuparse por posibles errores de planificación o duplicaciones de servicio. Esto les permite ahorrar tiempo en sus tareas diarias y concentrarse en lo principal, que es garantizar la seguridad de los pacientes.
2- Reducción de errores de planificación
La frecuencia de errores en la gestión manual de los horarios de los servicios hospitalarios es un problema común. La automatización de la planificación de las intervenciones resuelve este problema al generar horarios automáticos confiables.
Los datos operativos se recopilan con dispositivos digitales para obtener información en tiempo real. De esta manera, los horarios se ajustan según el estado real de la operación y las necesidades en ese momento. Esto también simplifica la gestión de licencias y cambios de último minuto. Así, las condiciones de los agentes de servicio hospitalario se mejoran.
3- Mayor flexibilidad en los horarios de los agentes
En un establecimiento de salud, los imprevistos y los cambios de última hora son muy comunes. Los responsables de la planificación de los agentes siempre deben estar disponibles para cualquier cambio y así poder informar a sus equipos. Sin embargo, no es fácil estar simultáneamente en la recepción de pacientes, en el servicio de cardiología y en el quirófano. Como los responsables no pueden duplicarse, esta falta de visibilidad puede causar errores o confusiones si la información no se transmite de la manera adecuada. La digitalización simplifica la gestión de la planificación al permitir una rápida respuesta a solicitudes y alertas. Ausencias, vacaciones, incidentes o reemplazos se identifican y revisan en tiempo real, y los horarios se modifican en consecuencia.
4- Recopilación automática de tiempos de trabajo
Finalmente, la digitalización de los horarios también permite a los gestores tener una visión general de los tiempos de trabajo de los agentes. Esta perspectiva incluye no solo las horas de trabajo, sino también las horas extras, las indisponibilidades, las ausencias, etc. La recopilación automática de todos estos datos simplifica considerablemente la tarea de los gestores de nómina. Esta digitalización no solo facilita la gestión administrativa, sino que también contribuye a garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales. ¡Todos salen ganando! Por un lado, los agentes son remunerados según su tiempo de trabajo real y, por otro lado, el departamento de recursos humanos está en conformidad. Esto refuerza la confianza dentro de sus equipos.
Ve más allá con la automatización de la planificación hospitalaria
La automatización de los horarios de los agentes implica informatizar, digitalizar, gestionar y optimizar la planificación de las intervenciones. Los horarios de trabajo y las tareas asignadas a los agentes se desmaterializan y son accesibles en dispositivos digitales para una productividad óptima. Gracias a la recopilación instantánea de datos en el terreno, la automatización permite ajustar en tiempo real los horarios de los agentes. ¿Un agente de servicio está ausente? ¡Se le reemplaza inmediatamente! ¿Las tareas no se han realizado? El agente más cercano es contactado automáticamente para finalizar el protocolo de limpieza!
La automatización de los horarios de los agentes no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce los costos asociados con la gestión de recursos humanos. También contribuye a garantizar una mejor calidad de servicio en los establecimientos de salud al asegurar una cobertura adecuada en todo momento. Con la automatización de los horarios, los establecimientos de salud ya no tienen que preocuparse por los horarios de los agentes.
MoveWORK, la herramienta para automatizar la planificación hospitalaria
MoveWORK Flow cuenta con un módulo de planificación conectado y fácil de usar. Con su sistema de flujos de trabajo y automatizaciones, esta herramienta se convierte en la plataforma ideal para integrar y automatizar los horarios de tus agentes. MoveWORK Flow actúa contra los imprevistos al desencadenar escenarios de acciones correctivas automáticas según las situaciones detectadas en tu establecimiento.
Gracias a la plataforma, puedes gestionar fácilmente las intervenciones de tus agentes. Combinada con un ecosistema de sensores IoT o equipos de captación, obtienes una visión integral de tu establecimiento en tiempo real.
¿Qué procesos automatizar en los horarios de los agentes?
Gracias a la plataforma MoveWORK Flow y a la automatización de los horarios de los agentes, estos procesos manuales serán solo un recuerdo lejano:
- La sustitución de un agente en caso de ausencia o retraso
- La activación de acciones correctivas en caso de no conformidad
- La reasignación de tareas en caso de protocolo incompleto o no realizado
- El envío de solicitudes de intervención en caso de incidente o anomalía detectada
- El envío de solicitudes de intervención en caso de salida de un paciente de una habitación
- El reabastecimiento de un consumible en caso de nivel de contenido bajo
- La orden de un consumible en caso de escasez de existencias
Los beneficios de la plataforma MoveWORK Flow
Los beneficios de la plataforma MoveWORK Flow son:
- Los horarios son fácilmente accesibles en tiempo real en la plataforma o en nuestras aplicaciones móviles dedicadas
- Es muy sencillo integrar la programación de un equipo con sensores IoT o relojes móviles para demostrar la realización de una intervención
- Nuestra plataforma permite integrar sus software de salud en su interfaz: DX Care, Hopital Manager, Chronos… Los datos de MoveWORK Flow se integran en sus sistemas de gestión y viceversa
- MoveWORK Flow facilita el análisis de las prestaciones de sus equipos, identificar los puntos a mejorar y optimizar los costos sin reducir la calidad de las intervenciones
