Como responsable superior de salud, ¡tu día a día está lejos de ser tranquilo! Ya trabajes en el sector hospitalario, médico o sociosanitario, la gestión de los equipos de atención y de los ASH requiere una versatilidad excepcional. Gestión de rondas, asignación de recursos, implementación de protocolos… Todas estas tareas pueden volverse rápidamente estresantes y aumentar tu carga mental. Para optimizar tu gestión como responsable superior de salud, descubre en este artículo todos nuestros consejos operativos.
La planificación: la primera misión que debe optimizar el responsable superior de salud
Para gestionar con eficacia un servicio hospitalario, el primer paso es organizar adecuadamente los recursos. Y en este caso, ¡el responsable superior de salud es quien lleva la batuta! ¿Qué ASH será asignado al equipo móvil? ¿Quién se encargará de las intervenciones de bioneteo para los pacientes dados de alta? ¿Dónde están los productos de desinfección del servicio? El responsable superior de salud ocupa una posición clave, tanto en la gestión de los equipos como en la coordinación de los cuidados.
Y para cumplir con sus misiones, es fundamental optimizar la planificación de las intervenciones, rondas y posibles sustituciones. Para ello, el recurso número uno es la digitalización. De hecho, la gestión de un servicio hospitalario requiere una visión global, una trazabilidad en tiempo real de los ASH disponibles y una fluidez en
el intercambio de información. ¿Y cómo lograrlo si el post-it que señala una necesidad sigue en el bolsillo de un agente y no ha llegado a tu escritorio? ¡Imposible! Donde la gestión manual de las intervenciones tiene sus límites, las herramientas digitales marcan la diferencia.
¿Por qué digitalizar tu planificación?
Para mejorar la gestión de los horarios como responsable superior de salud, el uso de herramientas digitales es la mejor opción. En un entorno hospitalario en constante cambio, la digitalización permite asignar y ajustar fácilmente las tareas entre los ASH. Los software de planificación permiten:
- Planificar los horarios respetando las necesidades del servicio y de los ASH.
- Establecer rotaciones equilibradas para evitar la sobrecarga de trabajo.
- Ajustar las rondas en caso de imprevistos.
- Detectar puntos críticos en el servicio y anticiparse a ellos.
Las herramientas ideales para un responsable superior de salud
Las soluciones de gestión de horarios son numerosas, pero la mayoría ofrece el mismo conjunto de funcionalidades. Sus objetivos están orientados a simplificar la distribución de tareas y facilitar la gestión de ausencias y vacaciones. Entre las funciones clave, encontramos:
- La creación y modificación de los horarios
- La gestión de rotaciones, turnos y ciclos de trabajo (día/noche, fines de semana)
- El seguimiento de solicitudes de vacaciones, bajas médicas y otras ausencias
- El envío de alertas o notificaciones en caso de cambios en los horarios
- La generación de informes de actividad sobre el uso de los recursos
Sin embargo, estos módulos operativos siguen siendo muy limitados y no ofrecen al responsable superior de salud una supervisión óptima de su servicio. Para ir más allá en la optimización, algunos sistemas inteligentes integran tecnologías como la IA o la automatización para mejorar la gestión de la presencia en un centro de salud. Este tipo de herramientas te permite anticipar las necesidades y mantener siempre un paso por delante.
¿Un ASH está ausente? ¡Los sustitutos competentes disponibles reciben una alerta automáticamente para hacerse cargo! ¿Se ha programado una intervención excepcional? ¡Todos los horarios de los ASH se actualizan en tiempo real y pueden consultarse a distancia desde dispositivos móviles! ¿Un ASH ha hecho horas extra? ¡Los datos de tiempo de trabajo se transmiten automáticamente a tu software de RRHH! Como responsable superior de salud, elegir una plataforma o software inteligente es ahora una decisión imprescindible para garantizar el buen funcionamiento de tu servicio hospitalario. Aquí tienes algunas opciones:
- Creación y modificación de los horarios
- Seguimiento de las vacaciones y ausencias
- Gestión de los turnos y rondas
- Gestión del tiempo de trabajo
- Alertas automáticas
- Informe global automatizado
- Remplacements automatiques
- Sustituciones automáticas
- Aplicaciones móviles
- Interoperabilidad con las herramientas de nómina
Sivan
Mediane
MoveWORK Flow
Calidad y conformidad: el principal desafío del responsable superior de salud
Como responsable superior de salud, eres garante de la calidad de la atención y de la seguridad de los pacientes. Sin embargo, es difícil asegurar el cumplimiento de los protocolos cuando un servicio está desorganizado. ¿Se ha realizado la intervención de bioneteo? ¿Quién la llevó a cabo? ¿Se siguieron todos los pasos? Sin un seguimiento preciso, garantizar que las buenas prácticas de higiene sean aplicadas por los ASH resulta muy complejo.
Digitalizar el seguimiento de las intervenciones de los ASH
Al igual que la planificación y la gestión de las presencias, el seguimiento de las intervenciones en un servicio hospitalario solo puede ser totalmente eficiente con la digitalización. Sin la implementación de herramientas de trazabilidad digital, es imposible supervisar simultáneamente decenas de acciones operativas o detectar disfunciones.
Por un lado, la digitalización permite al responsable superior de salud seguir con precisión los flujos de trabajo, los movimientos de pacientes y la utilización de recursos. Por otro lado, reduce los riesgos de errores en el terreno, al proporcionar indicaciones claras a los ASH sobre los protocolos a seguir. En cada caso, este seguimiento digitalizado libera tiempo y elimina todas las tareas que antes se realizaban manualmente y que consumían mucho tiempo o eran administrativas.
Para hacer el seguimiento de las intervenciones de tus ASH, lo primero es recopilar los datos de trabajo en el terreno. Para digitalizar tus procedimientos y rutas de intervención, tienes varias opciones:
- Las aplicaciones móviles: Como responsable superior de salud, debes detectar proactivamente cualquier anomalía posible. Para ello, las acciones de tus ASH deben ser registradas en tiempo real, sin importar dónde se encuentren. ¡Ahí es donde las aplicaciones móviles se convierten en una gran ventaja! Ya sea en dispositivos preconfigurados o en los smartphones de los agentes, estos sistemas permiten a los ASH gestionar su ronda, validar etapas de realización o reportar un incidente con un solo clic. A cambio, los responsables superiores de salud pueden seguir a sus equipos a distancia, supervisar varios sitios simultáneamente y reaccionar rápidamente ante imprevistos. Estas herramientas proporcionan una trazabilidad detallada, pieza por pieza, de las acciones pasadas, en curso o futuras en tu servicio hospitalario.
Los equipos conectados: Entre los dispositivos de captura, puedes ir aún más lejos desplegando un verdadero ecosistema conectado. Nivel de gel hidroalcohólico, calidad del aire en la sala de consultas, quiosco de servicios conectados… Hay muchas herramientas disponibles para mapear tu centro de salud y coordinar las intervenciones de tus ASH según los indicadores registrados.
Las plataformas de gestión: Captar datos está bien. ¡Pero actuar según las situaciones detectadas es aún mejor! Y eso solo es posible con una herramienta de gestión centralizada y eficiente. Las plataformas de gestión inteligentes, como MoveWORK Flow, centralizan los datos, los analizan en tiempo real y desencadenan automáticamente las acciones adecuadas. ¿El dispensador de gel hidroalcohólico está casi vacío? ¡Se lanza una reposición de consumibles! ¿Un paciente acaba de salir de su habitación? ¡Se activa automáticamente un protocolo de bioneteo! Además de ahorrar tiempo, estos sistemas de gestión ofrecen transversalidad de la información y facilitan la toma de decisiones estratégicas para los responsables superiores de salud.
Dominar la calidad del servicio y la conformidad de los protocolos hospitalarios
Una vez digitalizadas las rutas de intervención de los ASH, el responsable superior de salud debe asegurarse del cumplimiento de las normas y regulaciones sanitarias en esas mismas rutas. Implantar una trazabilidad de las acciones solo es útil si se asocian criterios de calidad y evaluación.
¿Se ha desinfectado el quirófano? Sí. Pero, ¿se ha desinfectado correctamente? Gracias a los sistemas de gestión digital, el responsable superior de salud puede establecer cuadros de referencia para cada protocolo, cada zona de intervención o cada tipología de paciente.
Con el objetivo de digitalizar la gestión de tu calidad, tienes varias opciones más o menos completas a tu disposición. Entre las funcionalidades genéricas, generalmente encontrarás:
Creación, personalización y gestión de cuadros de referencia
Creación e implementación de controles de calidad
Alertas y notificaciones en caso de incumplimiento de protocolos o superación de un umbral de tolerancia
Generación de informes y cuadros de mando con indicadores de calidad
Gestión y almacenamiento documental
La trazabilidad de las acciones, con registro horariado de las intervenciones, rara vez está integrada en los software de control de calidad. Además, sucede lo mismo con la automatización de los procesos de acciones correctivas. La mayoría de las soluciones requieren una gestión manual para iniciar las correcciones y asignar las tareas al interlocutor adecuado. La única forma de obtener una visión operativa global es implementar una plataforma de gestión transversal y completamente integrada.
De hecho, una plataforma inteligente de gestión permite automatizar escenarios de acción según las situaciones detectadas. El responsable superior de salud ya no tiene que preocuparse por encontrar un ASH disponible para reaccionar rápidamente. La plataforma localiza a los intervinientes, les transmite el protocolo de corrección adecuado y supervisa en tiempo real la gestión de la intervención.
- Creación de cuadros de referencia
- Creación de controles de calidad
- Gestión documental
- Alertas automáticas
- Digitalización de los protocolos
- Localización de los agentes disponibles
- Asignación automática de las correcciones
- Informes automatizados
- Aplicaciones móviles
- Equipos conectados
Qualigiène
Teleric
MoveWORK Flow
Crear un ambiente motivador con el seguimiento del desempeño
La última etapa para gestionar a tus ASH como responsable superior de salud es el seguimiento del desempeño. El seguimiento del desempeño individual y colectivo debe implementarse en un contexto de apoyo y no como una medida de reprimenda. Como responsable superior de salud, haces de enlace entre la dirección, el personal sanitario y los equipos operativos. Por ello, debes contar con las herramientas necesarias para reflejar la realidad del terreno, ya sea buena o mala.
Para ello, la implementación de una herramienta de análisis de KPI es la mejor opción. Este tipo de solución permite crear cuadros de mando analíticos personalizados para seguir indicadores específicos (calidad, absentismo, intervenciones…). Estos cuadros de mando ofrecen una visualización clara y sintética de los datos y facilitan la detección de puntos críticos. También permiten al responsable superior de salud identificar los equipos o ASH en dificultades y establecer planes de formación adecuados.
Sin embargo, el uso de este tipo de herramientas puede ser a veces limitado. De hecho, algunos sistemas se limitan únicamente a recopilar datos de forma vertical, sin correlacionarlos entre sí. En este caso, el responsable superior de salud no dispone de una visión operativa global, ya que cada proceso operativo está compartimentado.
La solución para superar esta fragmentación es elegir una plataforma de gestión transversal y centralizada, como MoveWORK Flow.
Este tipo de solución permite integrar y cruzar todos los datos relacionados con las intervenciones de los ASH, así como con los flujos de trabajo, la gestión de recursos humanos y los indicadores de calidad. Al ofrecer una visión global consolidada, estas herramientas garantizan una gestión óptima de las operaciones y mejoran continuamente el rendimiento.
