En un sector donde los márgenes son cada vez más ajustados, encontrar maneras de reducir tus costes de explotación ya no es una opción. Y en esta línea, la digitalización ya ha demostrado todas sus virtudes. Pero como proveedor de servicios, ¿qué software para empresas de limpieza elegir?
Entre los cientos de ofertas disponibles en el mercado, ¡no todas las opciones valen lo mismo ni se parecen! ERP, plataformas SaaS, ticketing, códigos QR… ¿Qué opción elegir? Te ayudamos a verlo más claro con una lista de las funcionalidades indispensables para un software para empresas de limpieza realmente eficiente.
¿Porqué invertir en un software para empresas de limpieza ?
Trazabilidad, cumplimiento, gestión… Un software para empresas de limpieza te aportará numerosas funcionalidades. Pero, concretamente, ¿cuáles son las ventajas para tu empresa? Estas herramientas multifuncionales son una mina de oro para optimizar tus recorridos de intervención. De hecho, son beneficiosas a varios niveles:
Para los agentes: El software para empresas de limpieza es un verdadero motor de rendimiento operativo. Mejora tanto las condiciones de trabajo de tus equipos como su calidad de servicio:
Ahorro de tiempo con documentos digitalizados y precompletados, y con la asignación automática de tareas.
- Reducción de errores gracias al acceso en tiempo real a los protocolos.
- Transferencia rápida de información entre el personal de campo y la gestión, sin pérdidas.
- Seguridad en el entorno de trabajo mediante notificaciones instantáneas.
- Visibilidad sobre la carga de trabajo y mejora del equilibrio entre la vida profesional y personal.
Para los managers: El software para empresas de limpieza también es una ventaja indiscutible. Estrés, urgencias, intervenciones a ciegas… Todos estos aspectos negativos se convierten en recuerdos lejanos:
- Reducción de la carga mental gracias a la visibilidad en tiempo real de las operaciones pasadas, en curso y futuras.
- Ahorro de tiempo con la localización automática de los equipos competentes, la reasignación y la replanificación automática de las tareas.
- Seguridad de los datos y ahorro de tiempo en la generación de informes analíticos.
- Mejora de la fluidez y la eficiencia entre y dentro de los equipos.
- Optimización de la toma de decisiones gracias a indicadores fáciles de interpretar.
- Anticipación de incidentes mediante alertas inteligentes y seguimiento predictivo.
Las mejores funcionalidades de un software para empresas de limpieza
El número de competidores y editores de software para empresas de limpieza no ha dejado de crecer en los últimos años. ERP, plataformas, aplicaciones móviles… Las formas son diversas y variadas, y a veces resulta difícil tener claridad. Sin embargo, algunas opciones funcionales no son negociables para evitar multiplicar los softwares. ¡Aquí tienes una lista no exhaustiva de las funcionalidades que debes exigir en tu futuro software para empresas de limpieza!
Planificación y gestión de equipos
¡Empecemos por el principio! Para que tu operación funcione correctamente, debes, ante todo, planificar, organizar y asignar responsabilidades a tus equipos. Pero esta función no se limita a los simples horarios. En los sectores de Facility Management y de limpieza, la flexibilidad, la adaptabilidad y la capacidad de reacción son fundamentales. Por eso, tu software para empresas de limpieza debe ofrecerte una planificación dinámica que evolucione según tus restricciones y necesidades.
Planificaciones dinámicas y fichas de puesto
La funcionalidad de planificación es la base de tu software para empresas de limpieza. Pero esta no debe ser rígida ni inflexible.
Tu software para empresas de limpieza debe ser capaz de ofrecer un módulo de planificación totalmente personalizable. Rutas, recurrencias, vacaciones previstas, misiones, protocolos… Todos los parámetros deben poder ser configurados. En caso de una modificación o cambio imprevisto, tu sistema debe poder sincronizar todos los elementos automáticamente, de manera simultánea y según las condiciones que hayas definido. De lo contrario, perderás muchísimo tiempo actualizando la información en los diferentes soportes. ¡Y ese tiempo perdido no podrá dedicarse a tareas de mayor valor añadido!
Fichaje y gestión de los tiempos de trabajo
¡Segunda etapa: registrar la realización de los servicios! Está muy bien planificar, pero también debes ser capaz de seguir y verificar la ejecución de las intervenciones en tus sitios de clientes. Para ello, tu software para empresas de limpieza debe ofrecerte una función de seguimiento de los inicios y finales de turno. Ya sea mediante lector de tarjetas, códigos QR o aplicaciones móviles, esta recolección de datos te permitirá, por un lado, certificar la realización del servicio y, por otro, medir los tiempos de trabajo de tus equipos.
Y, sobre todo, ¡esta funcionalidad es esencial para gestionar imprevistos y reemplazos! ¿Un agente está ausente, retrasado o indisponible por cualquier motivo? Tu software para empresas de limpieza debe poder alertarte, encontrar un reemplazo competente y reajustar tus planificaciones en pocos minutos. De lo contrario, la satisfacción de tus clientes se verá afectada y te expondrás a penalizaciones económicas.
Nominas y informes de recursos humanos
Por último, tu módulo de planificación y gestión de equipos debe incluir una sección relacionada con la gestión de recursos humanos. La recolección de los tiempos de trabajo te permitirá actualizar las nóminas de manera real y así evitar errores en la remuneración. Horas complementarias, horas extras, ausencias… Todo se integra automáticamente para el período de nómina.
Además, algunos software para empresas de limpieza te dan acceso a informes de desempeño sobre tus equipos y tus agentes. Esta función analítica es una excelente manera de detectar las necesidades de formación o de actualización de conocimientos de tus empleados.
Gestión de las intervenciones frecuentes o excepcionales
A continuación, la gestión operativa diaria debe ser un punto funcional central de tu software para empresas de limpieza. El sector de los servicios está marcado por imprevistos y situaciones urgentes, por lo que la capacidad de reacción es primordial.
Digitalización de los documentos operativos
Para ser reactivo, antes que nada debes estar informado a tiempo. ¡Muchos proveedores todavía usan papel o Excel para transmitir la información, pero estas herramientas manuales están totalmente obsoletas! De hecho, ¿cómo saber qué sucede a kilómetros de distancia si la información se quedó en un post-it en tu oficina? Por eso, tu software para empresas de limpieza debe permitirte recopilar los datos del terreno en cualquier lugar y consultarlos dondequiera que estés.
Para ello, tu software para empresas de limpieza debe permitirte digitalizar tus diferentes documentos operativos: partes de intervención, hojas de paso, notificación de incidentes, solicitudes de consumibles, llamadas de refuerzo… ¡Las posibilidades de digitalización son infinitas! Gracias a estos soportes digitales, tus agentes pueden enviarte información al instante, sin pérdidas, y tú puedes reaccionar en pocos minutos.
Automatización del tratamiento de las demandas
Una vez recopilada la información, ¿cómo se debe procesar? ¡Imagina recibir cientos de alertas por correo electrónico o SMS de tus decenas de sitios de clientes dispersos por toda la región: un verdadero infierno! Para evitar estos inconvenientes, el software para empresas de limpieza ideal debe ofrecer una funcionalidad de gestión automática de solicitudes.
¿Un agente está ausente? Un flujo de trabajo automatizado encuentra al reemplazo competente más cercano, lo contacta y le asigna las tareas a realizar. ¿Se envía una reclamación de un cliente desde los baños? Un agente es asignado automáticamente al lugar para realizar una intervención de limpieza excepcional. ¿No queda gel hidroalcohólico en la recepción? ¡El reabastecimiento se lanza sin intervención tuya!
La automatización te ahorra tiempo y asegura todos tus procesos, garantizando un servicio de máxima calidad.
Calidad y conformidad
Una vez que tus intervenciones están bajo control, es hora de verificar su correcta ejecución. Un trabajo mal realizado o que no cumpla con los protocolos vigentes puede tener consecuencias devastadoras para tu empresa: penalizaciones, conflictos con clientes, riesgos sanitarios, poner en peligro a las personas… ¡La lista de riesgos es larga! Por eso, tu software para empresas de limpieza debe permitirte:
- Realizar controles de calidad personalizados según la zona de control, las normas protocolarias a respetar y las escalas de calificación específicas.
- Detectar automáticamente anomalías o no conformidades y lanzar los procedimientos de resolución de manera rápida, e incluso automática.
- Conservar un historial inviolable, ilustrado con fotos si es necesario, de todas las acciones realizadas en el terreno para poder identificar fácilmente el origen de un problema.
- Analizar los niveles de conformidad de cada elemento, comparar los resultados esperados con los obtenidos realmente e implementar planes de acción de calidad para una mejora continua de las prácticas de tus equipos.
Gestión y seguimiento del rendimiento
En la misma línea que la funcionalidad de análisis de calidad, tu software para empresas de limpieza debe ofrecerte funciones de análisis operativo y estratégico más avanzadas. Diferencias entre intervenciones planificadas y realizadas, tendencias de ausencias, medición del cumplimiento del pliego de condiciones… Ya se trate de información sobre los flujos, los equipos o los costos, deberás poder acceder a gráficos legibles para realizar tus balances semanales, mensuales o anuales.
¡Sin embargo, atención! Los software para empresas de limpieza ofrecen funcionalidades analíticas más o menos avanzadas. Es mejor optar por una herramienta con representaciones gráficas intuitivas, donde cada dato pueda correlacionarse con otros según tus necesidades. De lo contrario, te resultará difícil medir el impacto de los riesgos por sitio o por contrato.
Gestión de los contratos y de la relación cliente
Ahora que tus equipos están perfectamente gestionados, echa un vistazo al lado de los clientes. Estas partes interesadas no deben ser ignoradas si deseas asegurar la continuidad de tu actividad a largo plazo. Conservar un cliente cuesta mucho menos que conseguir uno nuevo. Por eso, tu software para empresas de limpieza también debe convertirse en un aliado para ganar y fidelizar contratos.
Encuestas y pedidos
El primer paso es dar voz a tus clientes. ¡Se acabó el cuaderno de comunicación en papel que se consulta una vez al mes! Para destacarte frente a una competencia cada vez más dura, tu software para empresas de limpieza debe transformar la experiencia del cliente de la A a la Z.
Para ello, algunos sistemas ofrecen aplicaciones móviles dedicadas. Estas herramientas innovadoras permiten a tus clientes o a los ocupantes de tus sitios de intervención enviar solicitudes con un solo clic.
Solicitud de servicio, recepción, reabastecimiento, notificación de incidentes… En pocos segundos, tus clientes pueden enviarte sus solicitudes. Algunos software para empresas de limpieza, como MoveWORK Flow, van más allá y ofrecen un seguimiento en tiempo real de la gestión. Desde su smartphone, tus clientes pueden ver el estado de su solicitud y los plazos de atención o resolución. Esta funcionalidad favorece el desarrollo de una relación de confianza, muy apreciable a largo plazo.
Informes compartidos y portal client digital
Para ir aún más lejos, algunos software para empresas de limpieza digitalizan por completo las interacciones con los clientes. A través de la creación de un espacio digital dedicado, cada cliente puede acceder a los informes de actividades relacionadas con su contrato, a los documentos de facturación o a cualquier otro indicador configurado previamente. Los clientes pueden consultar en tiempo real los planes de limpieza, seguir la evolución de las rutas según las frecuencias contractuales y acceder a las fichas técnicas de los procedimientos.
Las pruebas de intervención (fotos, videos, firmas digitales…) se centralizan y se integran automáticamente en los informes. Todo queda registrado y es accesible cuando sea necesario. Además de demostrar tu calidad de servicio, estos portales para clientes te protegen frente a posibles conflictos.
MoveWORK Flow : el software para empresas de limpieza todo incluido
¿Por qué multiplicar las herramientas cuando puedes integrar todas las funcionalidades anteriores en un solo software para empresas de limpieza? ¡Olvídate de exportar datos y tener que consolidarlos a mano en Excel! ¡Olvídate de las horas perdidas buscando información sobre las intervenciones de tus equipos! Diseñado para las realidades del terreno en Facility Management, MoveWORK Flow es el software para empresas de limpieza más completo para responder a tus necesidades.
Gracias a su interfaz multiusuario y a su capacidad de asignar accesos según los perfiles, la plataforma MoveWORK Flow reúne a todos los actores operativos de tu empresa en una sola herramienta. ¡Se acabaron las suscripciones dispersas que te cuestan cientos de euros al mes y reducen tus márgenes! Desde el terreno hasta la oficina, pasando por los sitios de los clientes, tus usuarios acceden a las funcionalidades que necesitan según el modelo que hayas establecido.
En la gestión, el jefe de equipo o el responsable de operaciones pueden planificar, asignar tareas y seguir cada acción en tiempo real. El papel se elimina por completo de tus operaciones para dar paso a formularios, partes de intervención o incluso hojas de asistencia totalmente digitalizadas. Gracias a la digitalización, cada dato se recopila automáticamente y se representa gráficamente o en forma de indicadores en informes personalizados. ¡Cualquiera que sea tu necesidad analítica, MoveWORK Flow te ofrece una respuesta en tiempo real! Informes de RR. HH., revisión de actividad por sitio de cliente o análisis de desempeño global están disponibles al instante.
Pero eso no es todo: a diferencia de los software para empresas de limpieza tradicionales, MoveWORK Flow incluye un módulo de automatización inteligente que gestiona los problemas antes incluso de que ocurran.
En el ámbito operativo, cada ausencia da lugar a un reemplazo automático. En cuanto a la calidad, la plataforma MoveWORK Flow digitaliza tus controles y automatiza el tratamiento de las no conformidades. En lo relativo a solicitudes o notificaciones, la asignación de tareas excepcionales se realiza de manera totalmente automatizada. ¡Se acabaron las pérdidas de tiempo, se acabaron los conflictos, y tus SLA se cumplen en todas las circunstancias!
Además, MoveWORK Flow no es un simple software para empresas de limpieza que actúa de manera individual. Nuestra herramienta innovadora cuenta con todo un ecosistema digital y tecnológico para mapear tus sitios y analizar cada movimiento en ellos. Aplicaciones móviles para agentes y managers, pasarelas con tus softwares profesionales, sensores IoT, equipos conectados… Cada elemento está conectado a tu interfaz para ofrecer una visibilidad transversal y en tiempo real de tus operaciones.
¿Se puede seguir varios clientes en uno solo software para empresas de limpieza ?
Algunos software para empresas de limpieza, como MoveWORK Flow, ofrecen gestión multi-sitio, multi-contrato y multi-entidad. Estos sistemas proporcionan funcionalidades de clasificación y filtros para modelar vistas específicas según tus necesidades.
¿Quieres analizar la rentabilidad de un sitio de cliente en particular? Seleccionas los datos financieros y comerciales relativos a esa zona geográfica.
¿Quieres estudiar el desempeño de una entidad regional? Obtienes indicadores consolidados con el promedio de las agencias del sector.
¿Quieres determinar las necesidades de una rama de actividad? Agrupas todos los incidentes registrados por los equipos especializados e identificas los factores operativos críticos.
De este modo, puedes alternar fácilmente entre los distintos paneles de control y adaptar tu estrategia según los problemas reales que se presentan.
¿El software para empresas de limpieza funciona en el móvil ?
Los software para empresas de limpieza pueden ofrecer aplicaciones móviles nativas o aplicaciones web. Existen tres casos respecto a las versiones móviles:
- O bien los softwares cuentan con una aplicación responsive que permite visualizar directamente las mismas funcionalidades que las del software en un móvil o tablet. Este tipo de aplicación se denomina nativa, está codificada y desarrollada internamente, y garantiza un uso máximo de la herramienta.
- O bien el software proporciona una aplicación web dependiente de un navegador. Para garantizar un rendimiento óptimo, este tipo de aplicación a veces es limitada y solo da acceso a un conjunto reducido de funcionalidades.
O bien el software para empresas de limpieza ofrece aplicaciones móviles “externas” que permiten recopilar los datos y transferirlos directamente a la interfaz de la herramienta. Estas aplicaciones pueden estar destinadas a los agentes de limpieza, a los supervisores de equipo o incluso directamente a los clientes y ocupantes de los lugares de prestación de servicios.
Estas tres opciones pueden estar disponibles de forma individual, a veces combinadas, o no estar necesariamente integradas de manera sistemática en los software para empresas de limpieza.
¿Se puede conectar con otras herramientas ?
Algunos software para empresas de limpieza, como MoveWORK Flow, no son un ecosistema cerrado y permiten la integración de otras herramientas, aplicaciones o softwares en su sistema. La integración se realiza generalmente a través de:
- API ya predesarrolladas que solo requieren la integración de una clave digital para configurar la interfaz entre ambas herramientas.
- Desarrollo específico, que a menudo implica un costo adicional.
- Exportaciones de datos según modelos de transferencia estandarizados (exportaciones en CSV, Excel…).
Sin embargo, la interoperabilidad de los software para empresas de limpieza no es universal. No olvides abordar todas estas cuestiones con el proveedor o editor antes de realizar cualquier compra.
MoveWORK Flow con una demo