Nos eligieron
Desde 2014, el groupo AMG Services utiliza las soluciones MoveWORK para gestionar su operación y sus contratos con clientes. Empresa familiar fundada en 1996, AMG Services está especializada en limpieza industrial y facility management. Con sede en la región parisina, el grupo factura 30 millones de euros y emplea a más de 3000 colaboradores.
Germain Elenga, Director de AMG Services Francia a cargo de QHSE, Digitalización e Innovación, respondió a nuestras preguntas y nos explicó cómo las soluciones MoveWORK contribuyen al compromiso del grupo con la calidad, la sostenibilidad y la innovación.
¿Por qué buscaste una herramienta y elegiste MoveWORK?
La mayoría de los oficios están en constante evolución, y el sector de la limpieza no es la excepción. Para estar a la altura de los tiempos, debíamos alinearnos con las necesidades del terreno y las de la clientela. Para mantenernos competitivos, la digitalización era inevitable.
Ya trabajábamos con la antigua solución de control de tiempos de MoveWORK. Cuando desarrollaron la plataforma todo en uno MoveWORK Flow, esta respondió perfectamente a nuestras expectativas, por lo que quisimos continuar la colaboración. De hecho, teníamos un problema con la recopilación de los tiempos de trabajo, la gestión del ausentismo, y también con el seguimiento de calidad. MoveWORK Flow ofrece una solución fiable para gestionar nuestros indicadores de calidad, optimizando al mismo tiempo la gestión de los datos relacionados con las nóminas.
¡Es un verdadero placer contar con una única herramienta para gestionar todo!
¿Cómo utilizan MoveWORK Flow en el día a día?
Primero, utilizamos MoveWORK Flow para la trazabilidad de las intervenciones y la recopilación de los tiempos de trabajo. Es sencillo configurar los horarios en la plataforma y, de forma inmediata, los agentes pueden fichar en cada sitio del cliente. En algunos proyectos, implementamos un sistema de fichaje mediante códigos QR geolocalizados. En caso de retraso o ausencia, el responsable de zona recibe una alerta para reaccionar rápidamente y activar un reemplazo. Con este sistema, ya no recibimos llamadas de clientes y gestionamos proactivamente las presencias en el sitio.
Luego, nuestros jefes de equipo usan la aplicación móvil myDecisions para realizar los controles de calidad y los autocontroles gracias a los mismos códigos QR instalados en los sitios del cliente. Con este método, podemos personalizar las tablas de puntuación según los pliegos de condiciones y según cada intervención realizada. En caso de no alcanzar el umbral de conformidad, el jefe de equipo puede activar un plan de acciones correctivas que se envía automáticamente a la persona adecuada, o corregir la no conformidad y así reajustar en directo los resultados del control.
Por otra parte, la plataforma MoveWORK Flow centraliza todos nuestros datos operativos en paneles de control y nos permite seguir en tiempo real las prestaciones. Estos reportes nos ofrecen la posibilidad de presentar indicadores de rendimiento claros a nuestros clientes, especialmente durante las reuniones mensuales de actividad.
Para algunos clientes más exigentes, hemos configurado un envío automático diario de los informes de calidad y de presencia. Gracias a los workspaces personalizados, obtienen una trazabilidad en tiempo real de todos los servicios prestados en su sitio. Estos clientes tienen grandes expectativas y son motores de la digitalización de nuestra operación.
Además, gracias a los kioscos de servicios personalizables por contrato, pueden enviar fácilmente sus solicitudes y seguir en tiempo real la gestión de las mismas. Las intervenciones se redistribuyen automáticamente al responsable de zona correspondiente, ganamos en eficiencia y todo se centraliza sin errores.
¿Cómo han mejorado las soluciones MoveWORK su día a día, el de sus equipos y el de sus clientes?
Antes de usar MoveWORK Flow, nuestro mayor problema eran los controles de calidad. Los clientes a menudo nos señalaban deficiencias en el seguimiento y la presentación de los resultados, que solían ser muy desordenados o incluso inexistentes. Tanto en el terreno como a nivel gerencial, la plataforma nos ha permitido ahorrar tiempo en la recopilación, el procesamiento y la modelización de nuestros indicadores. Con la digitalización, hemos pasado de dedicar 1 hora y 30 minutos al día para los controles en papel a ahora solo 30 minutos. Acumulado por mes y a lo largo del año, el ahorro de tiempo es considerable.
Además, al eliminar el papel, hemos logrado ahorrar y reducir nuestros costos operativos. Antes, teníamos que conservar y almacenar los controles en papel durante 6 meses o incluso un año. Con MoveWORK Flow, todo está digitalizado, centralizado y se puede consultar fácilmente en línea. De hecho, este aspecto nos ayudó a obtener la medalla de bronce en la temática de reducción de residuos durante nuestra certificación con el sello Ecovadis.
Finalmente, el hecho de compartir datos transparentes y fiables con nuestros clientes ha permitido aumentar su satisfacción. Se ha establecido una relación de confianza que no ha dejado de crecer con el tiempo. Antes, no contábamos con ningún soporte para respaldar nuestras afirmaciones. Hoy, con MoveWORK Flow, tenemos la capacidad de proporcionar pruebas y valorar el desempeño de nuestros equipos.
¿Cuáles son sus perspectivas de evolución?
Con el acompañamiento de MoveWORK, nos gustaría desarrollar el uso de la aplicación myMissions dentro de nuestros equipos. Nuestros managers aún tienen la mala costumbre de recurrir a llamadas telefónicas o correos electrónicos para dar instrucciones. Con myMissions, los intercambios entre los agentes, los jefes de equipo y el responsable de sector se facilitan. Por un lado, el agente visualiza fácilmente su carga de trabajo y, por otro, el manager puede seguir la realización de las acciones en tiempo real.
Además, también nos gustaría promover la aplicación myNeeds entre nuestros clientes. Hasta la fecha, esta aplicación está desplegada en un solo contrato, aunque su potencial es enorme. Queremos ampliarla a todos nuestros clientes para que puedan comunicar fácilmente sus necesidades, solicitudes de servicios o inquietudes.
Internamente, también queremos mejorar las competencias de nuestros equipos en las soluciones MoveWORK y formar referentes digitales. Con más recursos formados, podríamos ir aún más lejos y automatizar ciertos flujos de trabajo. Las conversaciones con nuestra coach dedicada son constructivas y los informes excelentes, lo que contribuye activamente a avanzar en nuestro proyecto de digitalización. Gracias a su gran capacidad de escucha y su fuerte proactividad, identifica áreas de mejora, es una fuente de propuestas y nos aporta ideas de optimización que quizás no habíamos considerado.
¿Recomendaría MoveWORK Flow?
Por supuesto, ya lo hacemos sistemáticamente cuando redactamos respuestas a licitaciones. El rendimiento y la fiabilidad de MoveWORK Flow se han demostrado en nuestra operación, y integrarlo en nuestros proyectos marca la diferencia. MoveWORK resulta perfectamente adaptado no solo a los proveedores de limpieza, sino también a otras empresas de Facility Management, como por ejemplo la restauración colectiva.
