Cada día, pierdes largas horas realizando acciones manuales repetitivas. Transcribir datos en una hoja de Excel, responder a las solicitudes de los clientes, crear gráficos de análisis…
Todas estas tareas consumen tu energía y disminuyen tu rendimiento. ¿La respuesta a este problema? La automatización de tareas. ¡Gracias a plataformas inteligentes, desmaterializar y procesar tus datos automáticamente es posible! Descubre nuestros consejos para ahorrar tiempo automatizando tus tareas tediosas.
¿Por qué elegir la automatización de tareas?
Digitalizar, escanear, automatizar… Todo eso suena muy bien, pero ¿qué beneficios realmente obtenemos? La automatización de tareas no es un proceso tan simple de implementar, pero sin duda te ayudará a ser más eficiente.
En primer lugar, la automatización de tareas contribuye a mejorar la eficiencia de individuos, equipos y la organización en general. Este proceso digital proporciona un ahorro considerable de tiempo en el recorrido operativo. La automatización permite realizar tareas repetitivas de manera rápida, eficiente y sin errores. Además, la carga mental de las personas se reduce gracias a la eliminación de tareas rutinarias. Los sistemas automatizados funcionan sin interrupciones y evitan tiempos muertos relacionados con descansos, horas de trabajo y días festivos.
Luego, la automatización de tareas mejora la calidad de los servicios y prestaciones. Se mantienen altos estándares de calidad y se reducen las variaciones en la calidad del servicio. En caso de anomalía o disfunción, la automatización de tareas permite una resolución inmediata. Los sistemas automatizados pueden adaptarse y escalarse más fácilmente para satisfacer las cambiantes necesidades de una organización sin requerir un aumento proporcional de los recursos humanos.
Finalmente, la automatización facilita la recopilación, manipulación y análisis de grandes cantidades de datos. Los algoritmos inteligentes realizan análisis precisos en fracciones de segundo. Al liberar tiempo y recursos, la automatización de tareas fomenta un entorno propicio para la innovación.
Consejo 1: Automatizar los horarios
¿Cuánto tiempo pierdes creando y distribuyendo los horarios a tus equipos? ¡Al menos un día al mes! Entre encontrar a los agentes disponibles, obtener su validación o hacerles llegar los diferentes protocolos, la pérdida de tiempo es inmensa. En cada paso o nueva intervención, debes ingresar los datos uno por uno. Es ahí donde la automatización se convierte en una solución.
Gracias a la automatización de tareas, puedes crear horarios interactivos, asignando automáticamente las misiones según las disponibilidades, la ubicación y los plazos establecidos. Olvídate de los desplazamientos inútiles, los dispositivos de automatización identifican a los agentes cercanos, verifican sus habilidades y distribuyen las tareas en consecuencia. Los costes de viaje se reducen y se optimizan.
Además, la automatización de tareas te permite generar recordatorios automáticos para las fechas límite inminentes, minimizando así los retrasos. Las herramientas de automatización de horarios tienen en cuenta las fluctuaciones estacionales, los días festivos y las variaciones de la demanda. Ajustan automáticamente los horarios y las misiones del personal en consecuencia. Automatizando estos procesos, no solo puedes ahorrar tiempo, sino también mejorar la utilización de los recursos humanos. En última instancia, la automatización de estas tareas favorece la fluidez de las operaciones, mejora la satisfacción de los empleados y optimiza su carga de trabajo.
Consejo 2: Recopilar y analizar automáticamente los datos
Pero, ¿dónde quedó tu control de calidad en papel del protocolo de limpieza de la sala de reuniones?
¿Dónde se fue la parte rasgada de tu hoja de paso en los baños del sitio del cliente? ¡Con la automatización de tareas, olvida todos estos problemas cotidianos!
Para ahorrar tiempo en tus días, la automatización te permite desmaterializar todos tus datos operativos. Ya no necesitas correr de un lado a otro para recopilar la información, todo se carga automáticamente en una sola herramienta.
De hecho, los datos a rastrear se digitalizan mediante varios equipos: lectores de tarjetas, objetos conectados, punto de registro, código QR, quiosco de servicios, formularios personalizados, aplicaciones móviles… Ahora, en lugar de fichar en una hoja de papel, solo necesitas pasar una tarjeta frente a un equipo conectado para registrarte. La hora de llegada, el tiempo de trabajo, los retrasos y la hora de salida se centralizan inmediatamente en tu software de gestión. Y lo mismo ocurre para todos los demás recorridos de intervención.
Por un lado, la automatización de tareas te permite ahorrar tiempo en la recolección y análisis de datos. Todos tus indicadores operativos se retranscriben automáticamente en paneles de control personalizados. Las modelizaciones evolucionan según tus deseos y necesidades. Y, por otro lado, tus agentes ahorran tiempo en el terreno y disfrutan de mejores condiciones de trabajo. Cada día, ahorran valiosos minutos gracias a la digitalización.
Consejo 3: Automatizar el envío de informes de equipos y informes de clientes
Gracias a la automatización de tareas, tus datos se correlacionan en paneles de control personalizados. Según los eventos, una plataforma de gestión como MoveWORK Flow puede identificar cuáles son los indicadores relevantes y analizarlos conjuntamente. Esta función inteligente crea informes instantáneos en tiempo real según tus problemáticas. Con una configuración, la automatización te permite generar informes específicos para tus equipos, para tus empleados, para tus áreas de intervención ¡e incluso para tus clientes! No pases más horas creando hojas de Excel una por una, todos los datos que necesitas están modelados en gráficos simples e intuitivos.
Para ir un paso más allá, la automatización de tareas también te ofrece la posibilidad de enviar automáticamente estos informes. Gracias a un sistema de automatización, tus partes interesadas recibirán la información deseada en la frecuencia y en el momento que hayas elegido. Además de ganar días de trabajo al mes, desarrollarás una relación transparente y de confianza con tus colaboradores. ¡Tu satisfacción del cliente y el compromiso de tus equipos solo mejorarán!
Consejo 4: Automatizar las intervenciones en respuesta a las solicitudes de los clientes
Hoy en día, como usuario, solo buscas una cosa: ¡instantaneidad! Responder a una única solicitud de cliente es fácil, pero tan pronto como las solicitudes se multiplican, la situación se complica. Rápidamente, puedes sentirte abrumado y solicitado de todas partes.
¿La solución? ¡La automatización de los procesos de intervención! De hecho, algunas herramientas inteligentes, como la plataforma MoveWORK Flow, te permiten automatizar tus servicios mediante flujos de trabajo automatizados. Al recibir una nueva solicitud, la naturaleza y la La ubicación de tu solicitud se analiza, identifica y el escenario de acciones correspondiente a la situación se desencadena inmediatamente.
Para ir siempre más rápido, la plataforma localiza al agente capaz de realizar la intervención y disponible más cerca de la solicitud. Este último recibe automáticamente el protocolo de intervención adecuado y puede intervenir en el menor tiempo posible. Sea cual sea la situación, la plataforma de gestión detecta la solución adecuada. ¿Una ruptura de consumibles? Se activa una intervención de reabastecimiento. ¿Una reunión ha terminado? Se inicia una intervención de limpieza y ventilación. ¿Un cliente acaba de llegar? Se avisa a la recepcionista. Gracias a la automatización de tareas, la satisfacción de tus clientes y ocupantes estará siempre en lo más alto.
Además, tú, como manager, puedes seguir todo el proceso de forma remota. Ya no es necesario perder tiempo y verificar en el lugar, todo se informa en tiempo real en tu herramienta. En caso de problema, los datos se analizan instantáneamente y se lanzan las acciones correctivas. Además de ahorrar tiempo, también ahorrarás dinero y costes (viajes, mano de obra, disputas con clientes).
Consejo 5: Optar por la automatización de las tareas de reposición de suministros
Así como las solicitudes de clientes, ¿por qué no automatizar tus reposiciones y anticipar tus pedidos de consumibles? En la frenética carrera diaria, la automatización de tareas se presenta como un respiro fresco. Imagina una oficina donde el papel higiénico, los suministros de oficina e incluso las cápsulas de café se reponen automáticamente tan pronto como el stock alcanza un umbral crítico. ¡Adiós al estrés asociado con las rupturas de stock!
La automatización de tareas transforma tu vida cotidiana en la empresa. Te liberas de la tarea de vigilar los niveles de consumibles y se mantiene un entorno de trabajo funcional. Gracias a objetos conectados, los niveles de contenido se miden en tiempo real. Por un lado, cuando un contenedor se acerca al umbral crítico, se te alerta para asegurar su reposición. Por otro lado, una intervención de reposición se automatiza y el agente de servicio disponible cercano se encarga de ello.
Más allá del aspecto práctico, esta automatización redefine tu noción de bienestar en el trabajo. Al evitar las frustraciones relacionadas con las rupturas de stock, contribuye a cultivar un entorno profesional más sereno y eficiente. La energía que habrías dedicado a gestionar los suministros ahora puede canalizarse hacia iniciativas más estratégicas. Tus responsables de compras ganan tiempo y pueden enfocarse en proyectos más ambiciosos.
