La Normande es una empresa familiar de limpieza fundada en 1964 y, desde 2022, es una filial a parte entera del grupo AWEN-SERVICES. Desde la limpieza regular hasta la restauración completa, la empresa está especializada en una amplia gama de servicios: mantenimiento de locales, desinfección, gestión de residuos, intervenciones excepcionales (lavado, limpieza a alta presión)…
En octubre de 2023, siguiendo el consejo de AWEN Propreté, la empresa eligió las soluciones de MoveWORK para digitalizar la gestión de sus órdenes de intervención.
El proyecto de digitalización de las órdenes de intervención de La Normande
El contexto del proyecto
La Normande gestionaba principalmente sus actividades de servicios en formatos de papel. Las órdenes de intervención se imprimían sin fecha y sin duración límite, y luego se entregaban a los agentes para su ejecución en los sitios de los clientes. Los agentes gestionaban sus tareas de manera autónoma y realizaban un informe a su supervisor al final de cada semana.
Este proceso resultaba contraproducente y la empresa enfrentaba varios desafíos:
- 1 hora perdida por semana y por agente para completar las órdenes en papel
- Alrededor de 10 horas de trabajo por semana dedicadas a la recopilación, ingreso y procesamiento de las órdenes
- Falta de fluidez en los procesos organizacionales
- Incremento de errores humanos debido a la gestión manual
- Falta de trazabilidad y transparencia de las intervenciones realizadas (dónde, cuándo, quién, cómo)
- Incremento de costos: gastos de impresión, costos de almacenamiento, costos de desplazamientos…
- Facturación compleja a fin de mes debido a la falta de información, pérdida de documentos y ausencia de pruebas de la realización de las tareas.
El alcance y los objetivos del proyecto
Dispersos en numerosos sitios de clientes, los equipos móviles de La Normande no contaban con herramientas para transmitir el avance de las tareas en tiempo real a su supervisor.
Para remediar esto, se lanzó el proyecto de digitalización de las órdenes de intervención, que abarca todos los proyectos de clientes en los que opera la empresa:
Los objetivos de esta digitalización de las órdenes de intervención eran asegurar la trazabilidad de las intervenciones realizadas, justificar la presencia de los agentes, reducir el desperdicio de papel y crear un historial digital que agrupara todas las órdenes de intervención para tener pruebas en caso de disputas.
La solución MoveWORK, ideal para una gestión optimizada de las intervenciones.
Con el fin de seguir el estado de las intervenciones en curso y futuras, se ha implementado la plataforma MoveWORK Flow en La Normande. La interfaz es accesible para el responsable del proyecto y, gracias a todas sus funcionalidades, permite recopilar, centralizar, correlacionar y analizar los datos operativos relacionados con las actividades de la empresa. Para ello, se han creado un espacio de gestión dedicado y automatismos inteligentes en colaboración con los consultores de MoveWORK:
1. Espacios de trabajo adaptados a las necesidades de La Normande
MoveWORK Flow permite crear espacios de trabajo personalizados que facilitan la gestión en tiempo real de un ecosistema y permiten la interacción entre todas las partes interesadas de la empresa. La Normande cuenta con un espacio de trabajo diseñado a medida, que centraliza todos los datos recopilados en el terreno a través de las órdenes de intervención.
La responsable del proyecto encuentra allí toda la información sobre las intervenciones en curso, finalizadas y futuras. Este seguimiento en tiempo real permite una gestión precisa y es una fuente de datos esencial para ajustar los procesos.
2. Automatismos para optimizar las operaciones diarias
Esta funcionalidad permite configurar acciones predeterminadas que se activan según criterios establecidos por el usuario: frecuencia de la acción, fecha, hora, tipología de la tarea…
Permiten a La Normande llevar un seguimiento riguroso de sus servicios mientras maximizan su reactividad ante imprevistos.
La Normande ha explotado rápidamente su potencial al integrar nada menos que 27 procesos automatizados en sus operaciones diarias. Estos automatismos, configurados según las necesidades específicas de cada intervención, han optimizado considerablemente la eficacia y la reactividad de los equipos en el terreno: mantenimiento de espacios verdes, limpieza de cristales, limpieza mecánica de suelos…
3. myDecisions, la aplicación móvil para acceder en cualquier momento a tus órdenes de intervención
Para poder completar, firmar y validar las órdenes de intervención, los intervinientes de La Normande han sido equipados con la aplicación móvil MyDecisions, que funciona con MoveWORK Flow. MyDecisions ofrece varias funcionalidades, tales como:
- Datación, completar con indicaciones y fotos, y validar las órdenes de intervención.
- Realizar solicitudes o reclamaciones en el terreno mediante un quiosco digital y formularios personalizados, incluso sin conexión.
- Organizar y despachar automáticamente tareas según las prioridades.
- Recopilar datos del terreno que serán luego enviados y centralizados en tableros de control en la plataforma MoveWORK Flow.
