Los Facility Managers, también conocidos como responsables de servicios generales, son gestores esenciales para el buen funcionamiento de sus edificios. Ya sea para sitios industriales, sedes corporativas o lugares públicos, ellos coordinan minuciosamente las actividades de los servicios.
Como en el caso de cualquier gerente, el desempeño de un Facility Manager debe ser evaluado. Entonces, ¿qué indicadores de desempeño o KPI reflejan objetivamente sus acciones? Aquí está lo que necesita saber sobre los KPI de sus responsables de servicios generales.
Facility Managers: profesiones en la sombra con desempeños a veces poco claros
El Facility Manager es un trabajador en la sombra cuyos resultados no siempre son fácilmente visibles. La multiplicidad de sus tareas hace que medir su desempeño es complejo. Edificios, equipos, personal de servicios… Todos estos factores están gestionados por el Facility Manager.
Los Facility Managers tienen unas tareas difíciles de evaluar objetivamente
Las tareas de los Facility Managers son vastas, muy vastas. Desde la organización de los equipos de mantenimiento hasta los equipos de limpieza y la gestión del consumo eléctrico de los edificios, una cosa es segura: ¡es difícil seguirles el ritmo!
Cómo saber qué puede ser evaluado? ¿Qué escalas de calificación elegir? Y, ¿cómo demostrar KPI claros a las direcciones de los servicios generales? ¡La complejidad de los parámetros a tener en cuenta es tan importante que el informe se convierte en un verdadero rompecabezas!
Lamentablemente, la importancia de las misiones del Facility Manager solo se hace evidente cuando la gestión es deficiente y los problemas se acumulan. Las empresas solo se preocupan por los KPI del Facility Manager en situaciones críticas. En cambio, si la gestión de sus edificios se lleva a cabo sin problemas, sin averías, sin quejas y sin costos explosivos, los KPI del Facility Manager caen fácilmente en el olvido.
Los indicadores de rendimiento (KPI) de los responsables de servicios generales a veces se confunden con las medidas y métricas.
El Facility Management es una rama relativamente técnica e implica muchas métricas: costo de mantenimiento, costo de electricidad, horas de mantenimiento, etc.
Lamentablemente, si bien estas métricas son útiles para su Facility Manager, no siempre son indicadores de rendimiento relevantes para juzgar sus acciones. Y mucho menos para seguir y comparar sus resultados a corto, medio y largo plazo.
Tu empresa probablemente no cuenta con las herramientas adecuadas para rastrear los KPI de tus Facility Managers.
Uno de los problemas recurrentes que enfrentan las empresas es la falta de herramientas para medir objetivamente el desempeño de sus servicios generales. Convertir tus edificios en inteligentes y utilizar un sistema de Facility Management eficiente no solo es interesante para reducir tus gastos. Estos dispositivos conectados también son recursos muy valiosos para evaluar criterios de rendimiento pertinentes para tus Facility Managers.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) para Facility Managers y servicios generales
Indicadores financieros, datos operativos, tasas de satisfacción… Descubre los indicadores de rendimiento que recomendamos utilizar para evaluar a tus Facility Managers.
Indicadores de rendimiento financiero de tus responsables de servicios generales
Los siguientes KPI son principalmente indicadores financieros o incluso contables. No siempre reflejan una imagen completa de las acciones de tus Facility Managers. Sin embargo, son interesantes para observar la evolución de los costos y realizar comparaciones válidas.
- Coste de operación por metro cuadrado: el KPI del coste total de tu Facility Management
El coste de operación de un sitio industrial o de un parque inmobiliario es una métrica examinada por todos los administradores de edificios. Relacionado con el metro cuadrado, puede dar una cierta indicación sobre el rendimiento general del sitio y, por lo tanto, del Facility Manager. Este KPI puede carecer de precisión.
- Coste de mantenimiento por m²: un KPI de rendimiento para los Facility Managers
La gestión de las intervenciones de mantenimiento es una de las principales tareas de los gestores de servicios generales. Naturalmente, cuanto más grande sea el sitio que se gestiona, mayor será el costo de mantenimiento. Del mismo modo, el mantenimiento predictivo tiende a ser mucho menos costoso que el mantenimiento correctivo.
El coste de mantenimiento por metro cuadrado es un buen indicador para seguir el rendimiento de tus Facility Managers. Si aumenta, es probable que el mantenimiento preventivo haya sido deficiente y que se hayan realizado numerosas intervenciones correctivas.
- Coste de limpieza por m²: el KPI esencial de los Facility Managers para la satisfacción
En los espacios de trabajo, la limpieza es el primer criterio de atención para los ocupantes (Estudio FEP 2023). En algunos edificios como oficinas, lugares públicos o galerías comerciales, la limpieza es la principal misión del Facility Manager. Estos servicios implican costes elevados y la responsabilidad del Facility Manager es importante.
- Coste de los gastos por metro cuadrado: un KPI para evaluar el impacto en tus gastos
El coste de los gastos (electricidad, consumibles, etc.) es una métrica útil para seguir el costo de gestión de un sitio o edificio. Nuevamente, el coste total de los gastos sumados y relacionados con el metro cuadrado permite evaluar las capacidades de gestión de tu Facility Manager.
- Coste de las interrupciones de actividad debido a intervenciones imprevistas
Las fallas y las acciones de mantenimiento imprevistas pueden tener consecuencias catastróficas en la actividad de un sitio industrial o comercial. Cada minuto que pasa sin reanudación de la actividad es una pérdida de ingresos. Si bien el coste de las interrupciones de actividad no se puede atribuir directamente a tu Facility Manager, el seguimiento del costo de la interrupción de actividad puede ser uno de los KPI a vigilar.
- Cumplimiento de los objetivos presupuestarios: un indicador de rendimiento básico pero estratégico
Un Facility Manager es, ante todo, un administrador a cargo de un presupuesto. Como tal, varios KPI pueden utilizarse para evaluar sus acciones: diferencia entre los gastos y el presupuesto asignado, logro de los objetivos de reducción de gastos…
Los KPI no financieros para tus Facility Managers
Los indicadores de rendimiento financier no son los únicos KPI útiles para medir la eficacia de tus Facility Managers, al contrario. Aquí hay algunos indicadores que van más allá de tus informes contables:
- Ratio de mantenimiento preventivo vs correctivo:
El mantenimiento preventivo forma parte del día a día de un Facility Manager. El ratio de mantenimiento preventivo vs mantenimiento correctivo es una buena manera de seguir el desempeño de tu gestor de servicios generales. Cuanto más alto sea el ratio, más ha evitado tu Facility Manager interrupciones en la actividad. Este ratio es muy importante para los sitios industriales, pero se puede utilizar para todo tipo de edificios.
Tiempo promedio de espera antes de una intervención:
Este KPI es muy interesante para evaluar el tiempo de respuesta a la corrección de problemas. Un Facility Manager no puede planificar todo: en algunas situaciones, no tiene otra opción que realizar medidas correctivas para hacer frente a imprevistos. El tiempo promedio de espera antes de la intervención de un equipo es una excelente manera de medir la capacidad de reacción de tu Facility Management.Tasa de satisfacción del usuario:
Ya sea un empleado de oficina, un técnico o un particular, la satisfacción de los ocupantes es esencial. El uso de tu edificio debe ser optimizado para garantizar su bienestar y, potencialmente, su rendimiento o lealtad. Por lo tanto, la tasa de satisfacción del usuario puede ser utilizada como KPI para tu Facility Manager. Este indicador permite medir la eficacia de su gestión y su capacidad para agregar valor a tus instalaciones.Número de quejas por año:
Relacionado con la satisfacción del usuario, el número de quejas anuales permite medir el desempeño de tus sitios. Este KPI se puede utilizar para evaluar las acciones correctivas de tu Facility Manager e incluso calcular una tasa de resolución de problemas.Cumplimiento de regulaciones y normativas:
El Facility Management es una herramienta poderosa para poner tus edificios en cumplimiento con las normativas o para adaptarlos a nuevas regulaciones. Para gestionar estas certificaciones, tu Facility Manager debe cumplir con ciertos procesos. Si los procesos implementados son eficaces, entonces el número de certificaciones de conformidad aumentará.
¿Cómo rastrear eficazmente los indicadores de rendimiento de tus Facility Managers?
La multiplicidad de los KPI a medir para evaluar a tu Facility Manager hace que su seguimiento sea más que complejo. ¿Cómo correlacionar toda la información entre sí? ¿Cómo obtener una visión clara para analizarla? Los indicadores de rendimiento de tus responsables de servicios generales pueden ser rastreados de varias formas. Algunas herramientas existen, algunas son eficientes y otras menos.
Tu software de Facility Management: la herramienta que reúne la mayor cantidad de indicadores de rendimiento de tus edificios.
Tu software de Facility Management es una fuente de información para evaluar a tus equipos. Al centralizar tus datos operativos, es el lugar perfecto para buscar indicadores y evaluar a tu Facility Manager.
Con el software de Facility Management MoveWORK Flow, una empresa puede beneficiarse de una visión global de la operación de un vistazo. Gracias a su conexión con un ecosistema IoT, el software de Facility Management permite rastrear todas las acciones realizadas en el campo. Independientemente del nivel de análisis deseado, MoveWORK Flow proporciona informes personalizados en tiempo real.
El software de Facility Management MoveWORK Flow ofrece una amplia variedad de informes. Cada informe está representado por gráficos que se pueden adaptar según sus necesidades:
- Informe de indicadores de Recursos Humanos por agente: tiempo de trabajo, diferencia entre el trabajo planificado y realizado, ausencias, puntualidad…
- Informe de indicadores de Recursos Humanos por zona: tiempo de trabajo por agente, tiempo de trabajo general, desviaciones, sitios sin paso…
- Informe de operación: densidad de intervenciones, distribución de horarios, distribución de anomalías…
- Informe de tareas: proporción planificado/realizado, prestaciones incompletas, volumetría, análisis de acciones…
- Informe financiero: costos operativos, desviaciones presupuestarias, costos de mantenimiento…
Los informes de indicadores de rendimiento son personalizables hasta el infinito. MoveWORK Flow permite evaluar los KPI de un Facility Manager según las especificidades de su empresa y su sector de actividad.
Sus software de mantenimiento: una buena forma de rastrear los KPI relacionados con los equipos
Los software de GMAO no permiten rastrear todas las actividades relacionadas con la gestión de sus edificios. Sin embargo, estas herramientas son buenas para el seguimiento del mantenimiento y los costos asociados. Su ámbito de acción se limita a los equipos y no permite analizar las prestaciones de servicios de sus infraestructuras.
Sus informes financieros: un método tradicional para seguir las evoluciones de costes
Los informes financieros siguen siendo muy prácticos para rastrear los KPI de sus Facility Managers. Adaptados a pequeñas estructuras, representan una alternativa especialmente si no cuenta con las herramientas de Facility Management necesarias para un seguimiento de actividades.
Aunque son incompletos para evaluar verdaderamente a sus responsables de servicios generales, los ratios de costes bien seleccionados siguen siendo bastante eficaces. Estos indicadores pueden ser significativos para representar la gestión de los edificios y poner al descubierto algunas disfunciones.
