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Hojas de registro : las normas vigentes

Recolectar los tiempos de trabajo de tus empleados es un imperativo de seguridad. Más que un control, la gestión de la presencia permite identificar a los agentes presentes en el sitio en caso de un incidente. Sin embargo, muchos empleados son reacios al registro en hojas de registro.

¿Puedes obligar a los empleados a registrar su entrada y salida? ¿Pueden usar una aplicación móvil? ¿Puedes localizarlos o seguir sus desplazamientos? ¡No es fácil orientarse! Descubre nuestra guía sobre las reglas y las normativas relativas a las hojas de registro.

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¿Cuáles son los tipos de hojas de registro?

Para la hoja de registro, existen dos grandes escuelas: el papel o lo digital. La elección del dispositivo dependerá a menudo de las necesidades de la empresa según su sector, su tamaño y el nivel de trazabilidad requerido.

  • La hoja de registro en papel: Esta versión física y material permite recopilar los datos de los empleados de forma manuscrita. Su implementación es poco costosa, pero no garantiza la veracidad de los datos recolectados. La hoja de registro en papel se utiliza a menudo en entornos donde el acceso a la tecnología es limitado o cuando se necesita un registro en papel por razones legales.
  • La hoja de registro digital: Estos documentos digitales son desmaterializados mediante herramientas informáticas (plataformas, aplicaciones, software…). Las llegadas y salidas de los agentes son registradas a través de tecnologías de captura como lectores de códigos de barras, NFC o RFID. La hoja de registro digital ofrece funcionalidades más avanzadas que el papel, como el seguimiento en tiempo real, la generación automática de informes y la transferencia de datos a otras herramientas de gestión.

Las reglas y la legislación vigente

La recopilación de datos relacionados con los tiempos de trabajo está regulada por el Código del Trabajo. Para estar en regla, el empleador debe establecer un sistema de registro de las horas trabajadas anualmente por cada empleado. Estos documentos deben estar disponibles en cualquier momento para la Inspección del Trabajo. El uso de hojas de presencia, ya sea en papel o digital, debe seguir un conjunto de reglas para proteger tanto la integridad del empleador como la de los colaboradores.

Reglamentación y principios generales

La normativa especifica que cada empleador debe llevar un registro preciso de la duración del trabajo realizado por sus empleados. Se deben recopilar varios datos específicos:

  • Identidad del empleado
  • Horas trabajadas (incluidas fecha y horario)
  • Ausencias
  • Horas extras
  • Tiempo de descanso y pausas

Esta información debe conservarse durante al menos un año a partir de su creación. En general, se recopilan a través de una hoja de registro cuando los horarios de trabajo no son fijos o uniformes. Gracias a este seguimiento, el departamento de recursos humanos puede demostrar la conformidad de la empresa en términos de duración legal del trabajo, pago de horas extras y cumplimiento de los tiempos de descanso obligatorios. Pueden aplicarse ciertas especificidades según el convenio colectivo vigente y el sistema de horarios establecido en la organización.

La geolocalización de los empleados a través de la hoja de registro

La implementación de la hoja de registro puede plantear muchas preguntas sobre la geolocalización de los empleados. Sin embargo, la geolocalización de los agentes es perfectamente posible si está regulada.

Para garantizar el respeto a la privacidad de los trabajadores, la hoja de presencia está sujeta a regulaciones estrictas:

Información y consentimiento: Los empleados deben ser claramente informados sobre las herramientas de geolocalización implementadas, los datos recopilados a través de ellas y los términos de su uso. A menos que exista una regulación específica, deben dar su consentimiento antes de ser geolocalizados.

  • Finalidad legítima: La geolocalización debe estar justificada y solo puede utilizarse en el marco del control de asistencia o para la seguridad de los trabajadores. Se prohíbe cualquier recopilación excesiva o no pertinente

  • Derecho de oposición: Los empleados tienen derecho a oponerse a la geolocalización de su persona. Para ejercer este derecho, deben informar a su empleador por escrito de su negativa

  • Protección de datos personales: La geolocalización a través de la hoja de registro está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por lo tanto, la recopilación y centralización de datos deben ser seguras y su conservación limitada en el tiempo. Para cumplir con este compromiso, la hoja de presencia digital es la mejor alternativa. De hecho, una hoja de presencia en papel, a menudo expuesta en un lugar con acceso público, no garantiza el cumplimiento de estas condiciones

Gestión de los datos recopilados por la hoja de registro

La gestión de los datos recopilados por una hoja de registro está estrictamente regulada. Tu objetivo al seguir este reglamento es preservar tu privacidad y asegurar la seguridad de tus datos sensibles. Pero, contrario a lo que puedas pensar, el respeto a esta conformidad no es absolutamente complejo.

Aquí tienes los principios básicos que debes seguir:

1- El proceso de gestión de tus datos personales debe estar documentado internamente. Asegúrate de que las medidas de seguridad y los registros de los tratamientos estén formalizados, actualizados regularmente y sean accesibles en caso de que los necesites.

2- Debes saber cómo se utilizarán tus datos recopilados y aceptar su uso. Tu empleador debe informarte de manera transparente sobre cómo se utilizarán tus datos personales a través de la hoja de presencia.

3- Asegúrate de que los datos recopilados a través de la hoja de presencia sean precisos y estén actualizados. Si encuentras información incorrecta sobre ti, tienes derecho a corregirla. También tienes derecho a acceder, corregir, eliminar, oponerte y limitar el tratamiento de tus datos.

4- Tus datos deben protegerse contra cualquier acceso no autorizado, pérdida, destrucción o divulgación. Una vez que se haya cumplido el plazo de retención, tus datos deben eliminarse de manera segura.

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RGPD y hoja de registro digital

Si una empresa decide digitalizar sus hojas de registro, hay varios puntos reglamentarios a tener en cuenta. De hecho, incluso si la organización misma respeta los principios del RGPD, eso no significa necesariamente que la herramienta de digitalización utilizada para desmaterializar la recopilación de las presencias lo haga también. Es un punto de vigilancia importante que no se debe pasar por alto.

En cualquier caso, la distribución de compromisos entre el editor del software y el cliente usuario es bastante simple:

  • El editor debe alojar los datos dentro de la Unión Europea.
  • El editor debe proporcionar una política de privacidad detallada sobre las prácticas de tratamiento de datos.

  • El editor debe asegurarse de que los usuarios finales hayan dado su consentimiento informado para la recopilación y el tratamiento de sus datos personales. Debe respetar los mismos derechos RGPD (acceso, rectificación, eliminación…) que la empresa cliente.

  • El editor debe implementar medidas de seguridad adecuadas, como la encriptación de datos y la vigilancia continua de los sistemas.

Las herramientas legales para recopilar los tiempos de trabajo

Para recopilar los tiempos de trabajo y digitalizar las hojas de registro, existen una multitud de herramientas. Las funcionalidades de estos dispositivos dependen en gran medida de las necesidades operativas buscadas y del nivel de precisión de la recopilación deseada. Las empresas generalmente tienen la opción entre sistemas de captación fijos o dispositivos móviles.

  • Equipos de fichaje electrónicos: Estas herramientas permiten registrar las llegadas y salidas en un sitio específico. Están equipados con un sistema de captación (RFID, NFC, infrarrojo, biometría…) que permite una identificación anónima o personalizada.

  • Aplicaciones móviles: Verdaderas cajas de herramientas para el empleado, este tipo de aplicación permite a los empleados fichar en su lugar de intervención, pero también acceder a funciones complementarias. Los empleados suelen poder especificar sus ausencias, consultar su horario de intervención o acceder a su seguimiento de recursos humanos.
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