La limpieza de las instalaciones es el criterio número 1 de atención de los ocupantes. Garantizar una limpieza profesional de calidad es, por lo tanto, una necesidad. Para elegir al proveedor ideal, la licitación de limpieza es un medio eficaz.
Que sea para un mercado público o privado, la licitación de limpieza permite obtener propuestas comerciales adaptadas a sus necesidades. Sin embargo, ¿cómo seleccionar al proveedor perfecto? ¡Descubre nuestros consejos y trucos!
¿Por qué hacer una licitación de limpieza?
La licitación de limpieza es un proceso complejo que puede resultar intimidante. Redactar un pliego de condiciones, definir las necesidades de servicios, evaluar las candidaturas… Todas estas etapas pueden parecer tediosas pero son fundamentales. De hecho, existen varias razones que hacen que la licitación sea un procedimiento beneficioso.
La limpieza: garante del bienestar en el trabajo
La limpieza de un entorno laboral no se limita a una cuestión de estética o higiene. Juega un papel importante en el bienestar y la productividad de las personas. Las instalaciones limpias y bien mantenidas fomentan un ambiente de trabajo motivador. Por ejemplo, los empleados se sentirán más cómodos en una sala limpia que en una con malos olores.
Proporcionar oficinas saludables mantiene la buena salud de los ocupantes, mejora su concentración y productividad. Por lo tanto, la elección de un proveedor de limpieza confiable se vuelve crucial. La licitación de limpieza permite evaluar a los proveedores disponibles en el mercado y identificar a los más eficientes. El proveedor se convierte entonces en un actor en la creación de un espacio de trabajo de alto rendimiento.
Una industria de limpieza en constante evolución
Desde la pandemia de COVID-19, la higiene y el cumplimiento de las normas sanitarias nunca han sido tan importantes. La limpieza ya no es solo un problema para entornos sensibles. Todos los sectores se ven afectados y los servicios de limpieza han pasado a estar en primer plano. La elección de un proveedor de limpieza competente ya no es una opción.
Al mismo tiempo, las tendencias del mercado han evolucionado hacia expectativas más precisas. Productos respetuosos con el medio ambiente, métodos menos perjudiciales, tecnologías… Todas estas necesidades ahora se integran en las expectativas de los compradores. La licitación de limpieza permite enumerar todos estos criterios en un procedimiento formalizado mediante un único aviso.
Las ventajas de una licitación de limpieza
Frente a estas tendencias emergentes, la licitación se revela como una herramienta ideal para:
- Identificar claramente las necesidades de los clientes a través de un pliego de condiciones.
- Aclarar las cláusulas de despliegue, acompañamiento y compromisos contractuales.
- Estimular la innovación al alentar a los proveedores a ofrecer soluciones innovadoras.
- Garantizar la calidad al proporcionar unas referencia con estándares precisos.
- Optimizar los costos al buscar la mejor relación calidad-precio a través de una competencia transparente entre proveedores.
Gracias a un proceso de licitación bien estructurado, las empresas pueden evaluar regularmente sus necesidades y ajustar sus requisitos. En resumen, la licitación de limpieza se convierte en una herramienta estratégica para hacer frente a los desafíos del mercado.
Los criterios a formalizar en su licitación de limpieza para atraer a los proveedores adecuados
Antes de proceder a la selección del proveedor de limpieza, el comprador debe asegurarse de incluir ciertos elementos en su licitación. La redacción de un pliego de condiciones completo es un imperativo.
Aquí están los puntos que no debe olvidar:
- Superficie y especificaciones de los espacios a limpiar.
- Frecuencia de limpieza requerida.
- Tipo de limpieza requerida.
- Necesidades especiales: limpieza en altura, espacios sensibles, materiales específicos…
- Seguimiento y trazabilidad de las intervenciones deseadas.
- Indicadores de rendimiento medibles.
- Requisitos de productos y equipos.
- Franjas horarias de limpieza deseadas.
- Criterios de selección.
- Proceso de toma de decisiones.
- Plazos y fecha límite para la implementación.
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Los criterios esenciales para elegir al proveedor adecuado en una licitación de limpieza
Para elegir al proveedor ideal, los clientes deben verificar que el proveedor pueda ofrecer un servicio de calidad que cumpla con las expectativas de la empresa. Una elección informada evita costos adicionales a largo plazo.
Además, elegir al proveedor adecuado minimiza los riesgos asociados con una ejecución deficiente, retrasos, desacuerdos contractuales o incluso complicaciones legales. La elección del proveedor impactará directamente en la imagen de la empresa.
Calidad de las intervenciones: el elemento número 1 a medir en una licitación de limpieza
En el contexto de una licitación, un seguimiento riguroso de la calidad del servicio es esencial. ¿Cómo estar seguro de que su proveedor realiza adecuadamente las prestaciones? Sin visibilidad y sin herramientas de control, esto es imposible.
Por lo tanto, los clientes deben dar preferencia a los proveedores que ofrecen cierta trazabilidad. Esto puede incluir auditorías, controles, informes de operación o incluso la evaluación de retroalimentación de los clientes. La digitalización de los seguimientos ofrece una capacidad de corrección rápida en caso de incidentes o imprevistos.
Además, este proceso permite asegurar que las intervenciones y los suministros utilizados cumplan con ciertos estándares de calidad. Este enfoque ayuda a controlar los riesgos y cumplir con los umbrales financieros.
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el software de seguimiento de las intervenciones y de la calidad
Experiencia y referencias: el currículum de los proveedores
Cuando se elige a un proveedor, la experiencia en el sector es un factor que debe ser examinado minuciosamente. La complejidad de cada área de actividad, ya sea en oficinas, industria u otros, requiere un conocimiento profundo. De hecho, un proveedor con un sólido historial en un sector estará mejor preparado para anticipar sus desafíos y ofrecer soluciones óptimas. También es importante verificar la formación de los agentes de limpieza. ¿Se actualizan sus habilidades? ¿Qué técnicas utilizan?
Por otro lado, consultar las referencias brinda una visión de la calidad del trabajo del proveedor. Por lo tanto, infórmese sobre la satisfacción de sus clientes o solicite testimonios para tener una idea. La experiencia combinada con referencias sólidas es un criterio importante para garantizar una asociación exitosa.
Aspecto social y enfoques ecológicos
En el contexto actual, la preservación del medio ambiente es una preocupación central. El uso de productos ecológicos no solo garantiza la seguridad de los ocupantes, sino que también reduce la huella de carbono de su organización. Según los valores de su organización, elegir un proveedor de limpieza eco-responsable puede ser una ventaja. Asegúrese de que su futuro proveedor ofrezca métodos de trabajo respetuosos con el medio ambiente, en la gestión de residuos, el consumo de agua o energía, por ejemplo.
Licitación de limpieza y digitalización
El sector de la limpieza se beneficia enormemente de los avances tecnológicos. El uso de software modernos, máquinas robotizadas o aplicaciones de seguimiento permite mejorar la eficiencia y precisión de las intervenciones. Estas herramientas, además de optimizar el trabajo, ofrecen un seguimiento en tiempo real y garantizan una mayor capacidad de respuesta.
Por lo tanto, es importante que un proveedor sepa adaptarse a las innovaciones futuras. Oriente su elección hacia una empresa capaz de garantizar una actualización constante de los servicios.
Elección del proveedor: aspectos financieros
En la selección de un proveedor, las consideraciones financieras desempeñan un papel central. Las tarifas ofrecidas deben ser transparentes y sin costos ocultos. También tenga cuidado con las ofertas excesivamente bajas que podrían sugerir una calidad de servicio inferior. Los clientes deben comprender claramente lo que están pagando y por qué. Esta transparencia elimina las sorpresas desagradables y construye una relación de confianza.
Además, verifique la flexibilidad de los contratos para brindar a las empresas margen de maniobra. El proveedor de limpieza debe poder adaptar sus servicios según sus necesidades: expansiones, reducciones, solicitudes específicas, etc. También considere la proximidad geográfica del proveedor elegido. Un proveedor local le evitará costos adicionales de desplazamiento.
