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ANETRA es una empresa de limpieza con sede en Puy-de-Dôme. Opera en más de 500 sitios, principalmente con servicios de limpieza en los siguientes sectores: terciario, industrial, paramédico, médico, etc. Desde 2023, ANETRA se apoya en MoveWORK Flow para digitalizar la recopilación de los tiempos de trabajo de sus 150 agentes, realizar controles de calidad, controles contradictorios y desmaterializar los partes de intervención.
Carole Cassard, Directora de agencia, ha aceptado compartir su experiencia y responder a nuestras preguntas sobre el uso diario de las soluciones MoveWORK.
¿Qué les motivó a buscar una herramienta externa y por qué MoveWORK?
Antes de la digitalización, nuestros procesos estaban completamente basados en papel. Funcionábamos bajo el principio del «declarativo», es decir, nuestros agentes transmitían manualmente la información sobre su presencia, sus intervenciones o los incidentes ocurridos en el terreno. Este sistema dependía de su buena fe para reportar los datos, sin manera de verificarlos ni centralizarlos. Por lo tanto, me enfrentaba a retrasos en el tratamiento de la información, falta de transparencia y dificultad para garantizar una trazabilidad fiable de las intervenciones, especialmente en caso de disputas o reclamaciones. Necesitábamos una herramienta que permitiera digitalizar nuestras intervenciones, garantizar la trazabilidad con pruebas concretas de la presencia de nuestros agentes y asegurar una calidad de servicio impecable.
Ya conocía MoveWORK Flow, ya que estaba desplegado en uno de nuestros sitios. Sabía el enorme potencial de la plataforma para la gestión de las actividades. Durante la licitación, fueron las soluciones MoveWORK las que respondieron perfectamente a nuestras expectativas, combinando desmaterialización, eficiencia operativa y satisfacción del cliente.
¿Cómo utilizan la plataforma MoveWORK Flow en sus operaciones?
Utilizamos la plataforma MoveWORK Flow para centralizar y optimizar todas nuestras operaciones. Así, puedo tener una visión general de los flujos de intervenciones y de la presencia de los agentes en el sitio. Gracias a los códigos QR asociados a la aplicación móvil myMissions, instalada en los teléfonos de nuestros agentes, ellos pueden registrar sus entradas y salidas. La solución también digitaliza nuestros controles de calidad internos y contradictorios, directamente a través de MoveWORK Flow. Con unos pocos clics, los equipos pueden realizar un control mediante formularios que se suben automáticamente a la plataforma. Estos informes luego pueden ser compartidos rápidamente con los clientes, lo que refuerza la calidad de nuestros servicios y la satisfacción del cliente. La instalación de la aplicación myMissions también permite seguir rigurosamente las anomalías: si un agente encuentra un problema en el sitio, como una fuga de agua en los sanitarios o un ascensor averiado, puede transmitir inmediatamente la información a su gerente a través de myMissions. Estos datos luego se envían a los clientes para garantizar un tratamiento rápido y eficaz de los problemas. Finalmente, hemos desmaterializado los partes de intervención gracias a MoveWORK Flow, un punto clave para nosotros, ya que estos documentos constituyen la única prueba de la presencia de los agentes y el justificante principal en la facturación. Con MoveWORK Flow, su gestión se vuelve completamente digital, ya sean partes recurrentes o excepcionales. Esto ayuda a reducir los riesgos de pérdida, simplificar la facturación y archivar estos documentos de manera segura.
¿Cómo lograron convencer a sus agentes de descargar la aplicación myMissions y cuál fue su reacción ante esta digitalización?
La digitalización a veces puede generar aprensiones, y algunos agentes temían ser supervisados, lo que les llevaba a rechazar la instalación de la aplicación. Para superar estas reticencias, organicé entrevistas individuales cara a cara con cada agente para explicarles que el objetivo principal de la aplicación es garantizar su seguridad y probar su presencia en los clientes. De hecho, en caso de un accidente en el sitio, myMissions permite justificar ante los clientes y las aseguradoras que el incidente ocurrió durante la intervención del agente. En general, la descarga de la aplicación fue bien recibida, excepto por algunos resistentes. La ventaja de las soluciones MoveWORK es que existen varios métodos de registro, y para los más reacios, podemos ofrecer otros medios
como las tarjetas. Después de algunas semanas de uso, los comentarios de los agentes han sido muy positivos. Cuando se presenta como una herramienta de seguridad, la aplicación se percibe de manera diferente. De hecho, todos los agentes han tenido que enfrentarse en algún momento a clientes que cuestionaban su presencia en el sitio. Ahora, solo tienen que mostrar su prueba de presencia, y las dudas desaparecen. Nuestra prioridad es garantizar su protección, y la aplicación myMissions nos ayuda a alcanzar este objetivo.
¿Qué beneficios han observado para ustedes, sus equipos y sus clientes desde la implementación de MoveWORK Flow?
MoveWORK ya ha transformado nuestra rutina, aunque la plataforma aún no se ha desplegado por completo. Sin embargo, hemos observado ganancias de tiempo significativas: los controles de calidad y contradictorios se realizan con unos pocos clics, el reporte de las anomalías encontradas en el sitio a través de myMissions, y su transferencia a los clientes, se ha vuelto mucho más fluido, y hemos reducido considerablemente la pérdida de los partes de intervención. Y estas mejoras no pasan desapercibidas; algunos clientes me han expresado su entusiasmo por la desmaterialización de los procesos y los partes de intervención, que encuentran particularmente útiles. En cuanto a nuestros agentes, aprecian la eficiencia y la seguridad que estas herramientas les proporcionan.
¿Desean desplegar MoveWORK Flow en nuevos proyectos? ¿Recomendarían las soluciones MoveWORK?
A largo plazo, nos gustaría desplegar MoveWORK en todos nuestros proyectos con clientes, abarcando todos los sectores en los que operamos. Estamos aún al comienzo del proceso, pero ya estamos viendo los primeros efectos en nuestros equipos y procesos internos.
Sí, recomiendo al 100% la plataforma MoveWORK Flow y ya tengo prevista una reunión con los demás directores de agencia de ANETRA para presentarles la solución y todos sus beneficios.
