Es oficial, a partir de 2026, todas las empresas de España tendrán que equiparse con un sistema de fichaje digital obligatorio. Este febrero, el Consejo de Ministros español ha anunciado la aprobación de una nueva normativa que fija la jornada laboral en 37,5 horas máximas legales y obliga a la implementación del registro horario digital en las organizaciones. Pero ¿en qué consiste esta nueva ley ? ¿Cuáles son tus obligaciones ? ¿Cómo contar con equipos de fichaje adecuados para el control del tiempo de trabajo ? Descubre ahora mismo las mejores herramientas para cumplir con el fichaje digital obligatorio.

¿En qué consiste la normativa de fichaje digital obligatorio de 2025 ?
La nueva normativa relacionada con el fichaje digital obligatorio en España cambia todas las reglas anteriores sobre el control horario de los trabajadores. Aunque que el fichaje ya era una obligación legal desde 2019, a partir de 2026 todas las empresas deberán implementar un sistema completamente digitalizado para registrar las entradas y salidas de sus empleados.
Esta nueva ley se alinea con la reducción de la jornada laboral de 40 a 37,5 horas semanales prevista para finales de 2025. Busca establecer una trazabilidad rigurosa de los datos laborales y así eliminar las irregularidades en los salarios. Ayudará a eliminar más o menos 3 millones de horas extra actualmente no remuneradas. Además, la nueva normativa surge como consecuencia complementaria de la prohibición del control biométrico en 2023, reforzando de esa manera la protección de la privacidad e integridad de los trabajadores.
La nueva legislación impone el desarrollo y la instauración de un sistema de fichaje y de control horario digital en cada empresa española (software, equipo conectado, aplicación…). Para que sea conforme, este dispositivo tendrá que ser interoperable con el sistema de verificación de la Inspección de Trabajo de España. Las instituciones de control necesitarán un acceso en tiempo real a los datos laborales.
La nueva normativa de fichaje digital obligatorio tiene varios objetivos :
- Aumentar la productividad de los trabajadores españoles
- Optimizar la repartición de las ganancias
- Reducir la precariedad laboral y el trabajo no remunerado
- Facilitar a los empleados el acceso a sus registros horarios
- Facilitar los inspecciones de trabajo
- Mejorar la fiabilidad de los datos con sistemas digitales que reducen los errores humanos
- Reducir el tiempo y los costes de tratamiento de los procesos administrativos
¿Cuando será obligatorio el fichaje digital ?
Según el gobierno de España y de acuerdo con las organizaciones sindicales, el fichaje digital obligatorio entrará en vigor al principio de 2026. Hojas de papel, Excel, control con huellas biométricas… Cuando la normativa entre en vigor, cualquier sistema manual de control horario quedará invalidado y todas las empresas tendrán que presentar un sistema de fichaje conforme. Por eso, tienes que anticipar el proyecto e implementar soluciones digitales de control de asistencia ahora mismo. Para el éxito de tu plan, no olvide programar formaciones para que tus equipos se acostumbren a los nuevos sistemas.

¿A quién se aplica el fichaje digital ?
El fichaje digital obligatorio se aplica a todas las empresas españolas, sin distinción del sector de actividades o del tamaño de su estructura. Cada empresa tendrá que realizar un registro horario de sus trabajadores mediante un sistema de fichaje digital y conservar esos datos durante 4 años. El fichaje digital también es obligatorio para los empleados en teletrabajo o en movimiento constante. Según el Ministerio de Trabajo de España, el fichaje digital obligatorio afectará a menudo 12,5 millones de empleados. Los sectores más impactados serán el comercio, la hostelería y la manufactura.
Con la nueva normativa de 2025, la jornada laboral de 37,5 horas, y por lo tanto el fichaje digital obligatorio, se aplican también a los trabajadores a tiempo parcial. En realidad, este cambio no tiene verdadero impacto en sus horas de trabajo : se mantendrán las horas actuales, a menos que los empleados soliciten lo contrario.
De esta manera, estos trabajadores podrán percibir un salario más alto o obtener un contrato a tiempo completo.
Sin embargo, existen unas excepciones al fichaje digital obligatorio. El registro horario no se impone a :
- Los trabajadores con un régimen de flexibilidad horaria en su jornada laboral
- Unos puestos de trabajo particulares : director de empresa, deportistas profesionales, artistas o trabajadores del sector del arte, abogados,
- Los profesionales de servicio del hogar familiar o limpieza a domicilio
- Los trabajadores del transporte por carretera, de marina o ferroviario
¿Cuales son las sanciones si no implementas el fichaje digital obligatorio ?
La nueva normativa relacionada al registro horario y a la jornada laboral incluye un esquema de penalización estableciendo diferentes niveles de multas. Las infracciones se contabilizarán por cada trabajador en caso de ausencia de fichaje digital obligatorio, de falta de visibilidad en las horas extras, descansos y vacaciones, o de falsificación de datos.
Los rangos de sanción son los siguientes :
- Errores con bajo impacto = multas hasta 2000 euros
- Errores con medio impacto = multas hasta 5000 euros
- Errores con alto impacto o falta completa de fichaje digital obligatorio = multas hasta 10000 euros
Además, el incumplimiento del fichaje digital obligatorio tiene impactos negativos indirectos en la imagen tu empresa. No llevar un control adecuado dañarán la percepción pública de tu organización, tanto al nivel de tus empleados que de tus proveedores y clientes. La falta de transparencia en los tiempos de trabajo puede reducir la confianza de tus colaboradores y puedes tener problema si denuncian irregularidades ante la Inspección de Trabajo. Esas situaciones de conflictos pueden implicar auditorías internas y la implementación de nuevos sistemas, lo que aumentaría tus costes operativos. Es fundamental entender que el fichaje digital obligatorio no es solo una obligación legal.
¿Como cumplir con la nueva normativa de fichaje digital ?
La única manera para que seas conforme con la nueva legislación es equiparte con un sistema que recolecta las llegadas y las salidas de tus empleados. Con este tipo de equipo, podrás demostrar sin problema tu conformidad y buscar cualquier datos relacionados con las jornadas laborales.
Pero, elegir la buena herramienta para implementar el fichaje digital obligatorio en tu empresa no es fácil. Por una parte, tienes que asegurarte que el software elegido se ajuste perfectamente con las regulaciones laborales. Y por otra, tienes que identificar las necesidades técnicas de tu explotación, de tus sitios operativos y de tus contratos con clientes. Aquí tienes unos criterios a tener en cuenta :

- Cumplimiento legal : Más que la simple recolección de las horas trabajadas, el sistema de fichaje digital que vas a elegir debe ser interoperable y accessible para la Inspección de Trabajo. El Gobierno de España redactará un informe completo sobre los puntos a integra para facilitar la auditoría en caso de inspección.
- Facilidad de uso: Ten en cuenta las competencias y el perfil de tus empleados para elegir el sistema de fichaje más adecuado. Algunos trabajadores no están acostumbrados a las nuevas tecnologías y el desarrollo de tu proyecto de fichaje puede coger más tiempo que previsto si tu sistema no es intuitivo.
- Compatibilidad e integración: Los equipos de fichaje digital que vas a elegir deben ofrecerte la posibilidad de conectarse con otros sistemas de gestión (nóminas, contabilidad, etc.). Sin una plataforma de gestión centralizada, el análisis de tus datos operativas se convertirá en una pesadilla.
- Accesibilidad y movilidad: Según la organización de tu empresa, tienes que adaptar los modos de fichaje digital obligatorios. Tienes que equipar tus equipos móviles que mueven de sitios en sitios con diferentes dispositivos y con un acceso remoto.
- Fiabilidad del proveedor : Presta atención a este aspecto. Con la nueva normativa, varias empresas van a desarrollar rápidamente productos de fichaje. Pero, no sabes si pueden garantizar un servicio estable y sin interrupciones. Es fundamental elegir una empresa con experiencia, buenas referencias y un soporte técnico eficiente para evitar problemas en el uso del sistema.
- Costo y modelo de pago: Por fin, estudia el precio del sistema y posibles costes adicionales (mantenimiento, personalización, etc.).
Los equipos para cumplir con la normativa de fichaje digital obligatorio
Una vez que has determinado tus necesidades, llega el momento de elegir la herramienta más adecuada para cumplir con la obligación del fichaje digital. Pero cuidado, unos equipos están prohibidos en la nueva ley 2025. Hojas de registro en papel, sistemas biométricos o equipos de reconocimiento facial… Todas esas opciones no cumplen con los requisitos legales. Aquí tienes las alternativas disponibles :
Los terminales de fichaje digital
Por un lado, puedes instaurar equipos fijos para el fichaje digital obligatorio. En general, esos dispositivos son terminales o máquinas resistentes diseñados para registrar el tiempo de trabajo de los empleados en un punto específico. Se colocan en la entrada de la empresa, en la puerta de un acceso específico o a fuera de una zona a controlar. Permiten a los trabajadores registrar sus horas de entrada y salida mediante una tarjeta, un código o un llavero utilizando varias tecnologías :
- Terminales RFID o NFC
- Terminales con código PIN
- Lectores magnéticos
- Terminales de códigos de barras
- Botones conectados
Sin embargo, los terminales de fichaje digital fijos pueden presentar unos inconvenientes. En efecto, faltan de flexibilidad para los empleados que trabajan a distancia o se desplazan con frecuencia. Además, su instalación y mantenimiento pueden suponer un coste significativo para la empresa y el riesgo de degradación es alto.
Las aplicaciones móviles de fichaje digital
Entre las otras opciones accesibles, tienes las aplicaciones móviles. Esos equipos son dispositivos de registro horario portátiles que permiten a los empleados fichar a distancia y fuera de los lugares de trabajo tradicionales. Los empleados pueden acceder a la herramienta en su propio teléfono, en tablets o mediante terminales móviles profesionales configurados con la aplicación de fichaje.
A diferencia de los terminales fijos, las aplicaciones de fichaje digital ofrecen una flexibilidad máxima y varias funcionalidades para gestionar el tiempo de trabajo. Permiten un seguimiento preciso de los desplazamientos y horarios, a la vez que evitan errores de registro o abusos. Además, los empleados pueden fichar de manera autónoma, pedir sus vacaciones, consultar su agenda de intervenciones y verificar sus nóminas. Las aplicaciones de fichaje digital responsabilizan a tus agentes y les permiten acceder a información actualizada en tiempo real. Etas herramientas optimizan la gestión de recursos humanos, agilizan la comunicación interna y aumentan la eficiencia operativa.
Aunque esta tecnología es muy interesante, también presenta inconvenientes. En efecto, algunos empleados pueden mostrarse reacios a utilizar este tipo de dispositivo, especialmente por la privacidad o la localización. Por otro lado, la implementación de este sistema puede requerir una inversión inicial para la compra de dispositivos y los programas de gestión asociados.
Las plataformas de gestión de las horas de trabajo
Las plataformas de gestión de tiempo laboral, como MoveWork Flow, ofrecen una solución integral y toda centraliza para optimizar el análisis de los datos recolectados con el fichaje digital obligatorio. Gracias a su conexión con los equipos de control horario y las aplicaciones móviles, estas herramientas permiten una recopilación precisa y en tiempo real de los registros de entrada y salida. Gracias a su sistema inteligente, son capaces de automatizar procesos complejos, desde la asignación de tareas hasta la gestión de horas extraordinarias, y así suprimir totalmente el uso del papel en tu empresa.
Además, su interoperabilidad con sistemas de nómina y otros programas empresariales garantiza una sincronización eficiente de la información. Estas plataformas, al integrar diversas funciones en un único entorno digital, no solo mejoran la productividad, sino que también promueven una agilidad en la gestión laboral.