Con la situación económica actual, controlar tus márgenes es cada vez más difícil. Tanto si eres una empresa de servicios como si eres un cliente, estás equilibrando constantemente los recursos para hacer frente a las limitaciones humanas, normativas y comerciales. El objetivo: ofrecer siempre un servicio de mayor calidad sin disparar los costes. ¿Y si automatizar tu gestión de operaciones fuera la solución para ganar en eficiencia? Descubre nuestra guía para elegir la mejor solución de gestión de operaciones automatizada.
¿Porqué automatizar la gestión de operaciones de tu empresa ?
Cuanto más crece tu empresa, más exigente se vuelve la gestión de los equipos y de las intervenciones. Los centros de tus clientes se multiplican en distintas ubicaciones, con condiciones contractuales variables, y ya no puedes desplazarte cada día para comprobar que todo funciona correctamente. Si no anticipas ese crecimiento, la gestión de operaciones puede volverse rápidamente inmanejable.
Rutas, sustituciones, guardias, reclamaciones de clientes… Cada proceso está en tus manos. Sin embargo, en muchos casos la gestión de operaciones sigue basándose en registros en papel o en decenas de herramientas independientes. Ahí es donde la automatización se convierte en una auténtica ventaja. Te permite:
- Recopilar los datos operativos sobre el terreno y visualizar el estado de las operaciones de forma global sin necesidad de desplazarte (hojas de presencia, controles de calidad, partes de intervención…).
- Ahorrar tiempo en las tareas administrativas gracias al rellenado automático (gestión del tiempo de trabajo, creación de nóminas, informes de actividad…).
- Reaccionar de inmediato ante una situación inusual, una no conformidad o una reclamación, y reasignar sin esfuerzo todos los recursos necesarios para resolverla.
- Reducir la carga mental de tus equipos y reforzar la cadena de responsabilidades distribuyéndola entre varias personas gracias a procedimientos automáticos.
- Estandarizar la calidad del servicio en todos tus centros y armonizar las prácticas, incluso con protocolos heterogéneos (listas de verificación, procedimientos y flujos de trabajo).
- Gestionar mejor los picos de actividad sin desorganizar a los equipos mediante reglas de asignación automáticas.
Podemos conocer en tiempo real la presencia de nuestros colaboradores, recuperar la información relacionada con las intervenciones y, por tanto, gestionar mejor el tiempo de trabajo.
Esto ha facilitado la elaboración de las nóminas, la obtención de los registros de fichaje y de las horas trabajadas, así como la identificación de las horas extraordinarias, los retrasos...
Las tareas de gestión de operaciones a automatizar
Generación de nóminas y control del tiempo de trabajo: al automatizar el registro de entradas y salidas en los centros de tus clientes, puedes contabilizar fácilmente el tiempo de trabajo de tus equipos. Gracias a reglas automáticas relacionadas con las ausencias o las horas extraordinarias, también puedes generar las nóminas sin esfuerzo.
Seguimiento y trazabilidad de las intervenciones: independientemente del parámetro de tu gestión de operaciones, puedes realizar un seguimiento preciso gracias a los formularios digitalizados. Reclamaciones, partes de intervención, solicitudes de intervenciones excepcionales, cumplimiento de protocolos… Todos estos indicadores pueden recopilarse automáticamente y en tiempo real.
Gestión de solicitudes y anomalías: las posibilidades de automatización de los procesos de intervención son prácticamente infinitas. Procedimientos de sustitución, activación de planes de acción, controles de calidad contradictorios… En función de los datos reportados sobre el terreno, plataformas como MoveWORK Flow pueden activar automáticamente intervenciones. En cualquier circunstancia, tu gestión de operaciones se vuelve más fluida y eficiente.
Control de calidad y resolución de no conformidades: siguiendo la misma lógica que los procesos operativos, tus procesos de calidad también pueden automatizarse. ¿El nivel de satisfacción del cliente es demasiado bajo? Se lanza automáticamente un control de calidad. ¿Se detecta un retraso en un centro de un cliente? Se despliega otro colaborador en el lugar para cumplir con los plazos. Todo está diseñado para garantizar un control total de la calidad de tu servicio.
Análisis estratégico y generación de informes: ¡Olvídate de las horas, e incluso días, perdidos creando hojas de cálculo en Excel! Con la automatización, toda la información de tu gestión de operaciones puede representarse automáticamente en gráficos. La configuración de correlaciones o umbrales puede incluso permitirte mostrar determinados datos según la situación.
¿Como elegir una solución de gestión de operaciones adaptada a tu sector ?
Una vez superada la fase de análisis de las tareas, debes seleccionar la solución de gestión de operaciones adecuada para tu proyecto. Sin embargo, en cada transformación digital, no todas las soluciones tecnológicas son necesariamente relevantes. Del mismo modo, según tu sector de actividad y tus necesidades, no todos los softwares serán adecuados.
- Analiza los procesos de intervención de tu sector e identifica las acciones que se pueden automatizar.
- Enumera las tareas que deben automatizarse para cada perfil de los colaboradores.
- Define tus expectativas funcionales y el presupuesto asociado.
- Identifica los requisitos técnicos necesarios para integrar la solución en tu ecosistema informático existente.
- Estudia las limitaciones normativas de tu sector (normas, convenio colectivo, acuerdos de empresa…).
6. Busca las soluciones genéricas o especializadas (según tu elección) disponibles en el mercado a través de internet, consultores especializados o centrales de compras.
7. Comprueba las referencias, las opiniones y los comentarios de los clientes del proveedor.
8. Solicita demostraciones y prueba cada herramienta con un panel representativo de los perfiles profesionales implicados.
Las mejores herramientas para automatizar tu gestión de operaciones
Para automatizar tu gestión de operaciones, necesitarás al menos dos soluciones digitales: una herramienta para recopilar los movimientos en los centros de tus clientes y otra para automatizar las acciones que se derivan de ellos. Algunas soluciones ofrecen ecosistemas totalmente integrados en los que el recopilador y el activador se comunican y actúan simultáneamente. Estas son nuestras mejores recomendaciones.
Las plataformas SaaS de gestión de operaciones
La verdadera automatización solo es posible con un auténtico sistema inteligente. Muchos softwares ofrecen tareas automatizadas, pero estas suelen limitarse al envío de informes por correo electrónico, alertas o notificaciones. Para optimizar tu gestión de operaciones, este tipo de herramientas no es suficiente.
Para lograrlo, debes apoyarte en plataformas de gestión transversal. Desde el fichaje hasta el análisis de calidad, tu proceso de intervención debe poder automatizarse de principio a fin, como una única cadena unificada. Por eso, multiplicar las herramientas de un proceso a otro es totalmente contraproducente.
Las plataformas SaaS, gracias a su estructura interconectada que se actualiza en tiempo real, responden a esta necesidad. Ofrecen una visión completa del proceso de intervención y permiten automatizar cada coordinación de tarea operativa cuando sea necesario. ¿Una ausencia? Una sustitución. ¿Una tarea no realizada? Una reasignación automática. Estas plataformas de gestión de operaciones suelen estar conectadas directamente con el terreno mediante aplicaciones móviles, equipos o incluso códigos QR. Además de recopilar y centralizar los datos, son capaces de reconocer una situación y automatizar el proceso adecuado en función de ella.
Nuestra recomendación para todos los sectores : MoveWORK Flow
Nuestra recomendación para el sector de la salud : MoveWORK Healthcare
Los softwares ERP para la gestión administrativa
Algunas plataformas de gestión de operaciones no integran la parte de gestión documental o de recursos humanos. En este caso, los softwares ERP completan el camino hacia la automatización total de los procesos. Estas herramientas suelen ofrecer funcionalidades de RR. HH., comerciales o relacionadas con el marco legal de la empresa. La automatización suele estar integrada en la creación o actualización de documentos y contratos:
- Nóminas, contratos de trabajo y anexos.
- Presupuestos, órdenes de compra y facturación.
- Notas de gastos.
- Solicitudes de vacaciones y ausencias.
- Boletines y declaraciones sociales.
- Declaraciones fiscales.
- Inventarios, gestión de stocks y pedidos a proveedores.
- Contratos comerciales.
Para lograr una verdadera eficiencia, algunas plataformas como MoveWORK Flow integran de forma nativa varios ERP en su interfaz. Gracias a sus conexiones tecnológicas, los datos se transfieren automáticamente de un software a otro y automatizan los procesos sin ningún tratamiento manual.
Nuestra recomendación : Progiclean
Las aplicaciones moviles
Como hemos señalado anteriormente, la automatización de la gestión de operaciones solo puede ser efectiva si se cuenta con visibilidad sobre el terreno. Y como no puedes estar en todas partes al mismo tiempo, necesitas herramientas para recopilar la información de tus centros operativos. ¡Y las aplicaciones móviles son una excelente manera de conseguirlo!
Existe una gran variedad de aplicaciones y su ventaja es que suelen adaptarse a los distintos puestos de trabajo.
- Para tus agentes: tus equipos son tus ojos y tus oídos. Las aplicaciones móviles, como myMissions, permiten recopilar todas las necesidades operativas y te alertan al instante de los acontecimientos. ¿Un dispensador está vacío? Tu agente inicia una intervención de reposición con un simple clic. ¿Ha surgido un imprevisto y tu colaborador necesita refuerzos? Automáticamente, se localiza al compañero más cercano y se le avisa con la ficha del puesto. Gracias a esta transferencia automática de información, tus planes de acción se activan sin perder ni un segundo.
Para tus managers: algunas situaciones de riesgo ponen a prueba la gestión de operaciones. Por eso, a veces es necesario contar con una visión experta para saber qué plan de acción activar o no. En estos casos, las aplicaciones móviles de gestión de operaciones son auténticas aliadas. Tus managers reciben las alertas, los avisos o las reclamaciones. Con un solo clic, deciden qué tipo de intervención activar para resolver la situación sin tener que desplazarse.
Para tus clientes: la experiencia del cliente o la experiencia del ocupante es un factor clave para fidelizar y mantener un contrato. Si tus clientes se sienten satisfechos, te recomendarán. Las aplicaciones móviles permiten automatizar este componente de la gestión de operaciones. ¿Tus clientes necesitan un servicio? Envían su solicitud automáticamente a través de su aplicación. La petición se dirige al interlocutor adecuado y a la persona competente para atenderla.
Nuestra recomendación para los colaboradores : myMissions
Nuestra recomendación para el sector sanitario : myMissions Indoor
Nuestra recomendación para la gestión: myDecisions
Nuestra recomendación para tus clientes : myNeeds
Los equipos conectados
Al igual que las aplicaciones, los equipos o sensores conectados pueden contribuir enormemente a la automatización de tu gestión de operaciones. Por un lado, algunos dispositivos registran automáticamente parámetros del entorno: afluencia, ocupación, nivel de ruido, calidad del aire… Al establecer reglas de aceptación, puedes activar automáticamente intervenciones en función de los umbrales detectados. ¿Hay un mal olor en la sala de reuniones? Se programa una intervención de ventilación. ¿Han pasado más de 100 personas por los sanitarios? Se inicia la limpieza del espacio.
Por otro lado, existen terminales conectadas que permiten a tus ocupantes solicitar directamente tus servicios, como las terminales Taqt. ¿Hay una fuga en un pasillo? Solicitan automáticamente una intervención de mantenimiento pulsando un botón. ¿Varios visitantes están insatisfechos con la limpieza del lugar? Se activa automáticamente una visita de control.
¿Qué softwares de gestión de operaciones se recomiendan para las pymes?
Para las pymes, la plataforma MoveWORK Flow combinada con el ERP Progiclean es la solución ideal. De hecho, además de cartografiar de principio a fin los procesos de intervención, la combinación de estos dos softwares de gestión de operaciones permite automatizar toda tu actividad sin necesidad de volver a introducir datos.
¿Se modifica la planificación y el horario de un agente en MoveWORK Flow? La nómina se actualiza automáticamente en Progiclean. ¿Se realiza una intervención excepcional en un centro de un cliente? Su ejecución se registra en MoveWORK Flow y la facturación se ajusta en Progiclean.
Además, gracias a su modelo de ofertas escalables, puedes cambiar fácilmente de fórmula según el crecimiento de tu empresa.
¿Cómo medir el rendimiento de una plataforma de gestión de operaciones?
Para cuantificar los beneficios económicos de tu plataforma de gestión de operaciones, debes comparar varios factores. Los ahorros más importantes suelen proceder de efectos indirectos y no de ganancias inmediatas:
- Mejora de los tiempos de intervención: tu plataforma te permite ahorrar tiempo cada día. La reducción de la latencia operativa te permite ahorrar horas de trabajo en tus costes de personal. Una plataforma eficiente reduce estos tiempos gracias a la automatización de los procesos y las validaciones.
- Tasa de reasignación de las intervenciones: cuanto más baja sea esta tasa, más tiempo y dinero habrás ahorrado. En muchas organizaciones, una parte de las solicitudes se reasigna varias veces antes de llegar al técnico adecuado. Cada transferencia supone una pérdida de recursos.
- Ahorro en desplazamientos: combustible, tiempo, desgaste de los vehículos… Todos estos elementos materiales e inmateriales deben tenerse en cuenta.
- No conformidades y penalizaciones evitadas: la automatización de la gestión de operaciones reduce los errores y, por tanto, los conflictos derivados de ellos. Todos estos inconvenientes evitados representan un coste jurídico y comercial considerable.
- Reducción de las interrupciones de servicio: las interrupciones del servicio se descuentan de tu facturación. Con la automatización, tus compromisos contractuales se cumplen y tus clientes pagan el valor real del servicio prestado.